Proteggete la vostra organizzazione da spese inutili e riducete il tempo dedicato alla gestione dei dati con questi consigli per mantenere l'accuratezza dei dati...
Suggerimento 1: creare un database centralizzato
Memorizzare e organizzare i dati in un unico luogo in modo che siano facilmente accessibili a chiunque ne abbia bisogno. In un ambiente di laboratorio, fornire l'accesso ai risultati delle ricerche e degli esperimenti eviterà la duplicazione inutile e costosa del lavoro.
Acquisire tutti i risultati misurabili della ricerca come riferimento. Se rilevanti o meno per l'ipotesi iniziale, i colleghi potrebbero utilizzare i dati dei prodotti secondari per altri scopi. Un quaderno di laboratorio elettronico facilita l'acquisizione completa dei dati.
Digitare le note per ridurre gli errori. Al giorno d'oggi, la maggior parte delle persone scrive a macchina più velocemente che a mano, ed è più facile da leggere rispetto alla scrittura. Secondo uno studio, negli Stati Uniti 1,5 milioni di pazienti sono vittime di errori di medicazione dovuti a una scrittura illeggibile.
Stabilite delle procedure per stabilire chi ha il permesso di modificare i dati all'interno dell'organizzazione. In questo modo si limita la possibilità che le informazioni vengano modificate in modo errato e si protegge la proprietà intellettuale dell'azienda.
Assicuratevi che la versione più recente di un file sia facilmente reperibile ogni volta che i dati vengono aggiornati da più fonti in tempi diversi, soprattutto quando è necessario accedere alle informazioni mentre è in corso un aggiornamento. Con un database digitale basato su cloud, gli aggiornamenti sono in tempo reale.
Definire un processo strutturato che i dipendenti devono seguire per l'inserimento dei dati. Una guida a livello aziendale per l'inserimento dei dati e procedure operative standard garantiranno la coerenza.
Limitare il numero di opzioni all'interno di un campo per limitare i potenziali errori e contribuire a standardizzare le informazioni. Con l'inserimento digitale dei dati, è semplice fornire un elenco a discesa di campi, dove solo uno è disponibile per la selezione.
Semplificate il vostro database unendo i file duplicati. La semplice eliminazione dei duplicati può portare alla perdita accidentale di informazioni. Un database digitale consente di aggiornare istantaneamente i dati alla versione più recente e di tenere traccia delle modifiche, eliminando i record duplicati non necessari.
Stabilite le migliori pratiche per la tenuta dei registri e l'inserimento dei dati come parte integrante del ruolo dei vostri dipendenti. Se state introducendo un nuovo sistema, come ad esempio un ELN, fornite un'ampia formazione e un'assistenza continua per incoraggiare l'adozione da parte degli utenti.
Eseguite regolarmente verifiche proattive dei dati per verificare quali informazioni devono essere corrette e quali aree del processo di inserimento dei dati devono essere migliorate. L'integrazione degli audit nella gestione dei dati aiuterà a ridurre i problemi di sicurezza e conformità.