10 consigli per mantenere l'accuratezza dei dati

Proteggete la vostra organizzazione da spese inutili e riducete il tempo dedicato alla gestione dei dati con questi consigli per mantenere l'accuratezza dei dati...

Suggerimento 1: creare un database centralizzato

Memorizzare e organizzare i dati in un unico luogo in modo che siano facilmente accessibili a chiunque ne abbia bisogno. In un ambiente di laboratorio, fornire l'accesso ai risultati delle ricerche e degli esperimenti eviterà la duplicazione inutile e costosa del lavoro.

Suggerimento 2: Acquisire e memorizzare tutti i risultati dei dati

Acquisire tutti i risultati misurabili della ricerca come riferimento. Se rilevanti o meno per l'ipotesi iniziale, i colleghi potrebbero utilizzare i dati dei prodotti secondari per altri scopi. Un quaderno di laboratorio elettronico facilita l'acquisizione completa dei dati. 

Suggerimento 3: non mettete la penna sulla carta

Digitare le note per ridurre gli errori. Al giorno d'oggi, la maggior parte delle persone scrive a macchina più velocemente che a mano, ed è più facile da leggere rispetto alla scrittura. Secondo uno studio, negli Stati Uniti 1,5 milioni di pazienti sono vittime di errori di medicazione dovuti a una scrittura illeggibile. 

Suggerimento 4: Assegnare le autorizzazioni per la modifica dei dati

Stabilite delle procedure per stabilire chi ha il permesso di modificare i dati all'interno dell'organizzazione. In questo modo si limita la possibilità che le informazioni vengano modificate in modo errato e si protegge la proprietà intellettuale dell'azienda.

Suggerimento 5: Mantenere la sincronizzazione delle fonti di dati

Assicuratevi che la versione più recente di un file sia facilmente reperibile ogni volta che i dati vengono aggiornati da più fonti in tempi diversi, soprattutto quando è necessario accedere alle informazioni mentre è in corso un aggiornamento. Con un database digitale basato su cloud, gli aggiornamenti sono in tempo reale. 

Suggerimento 6: standardizzare il processo di inserimento dei dati

Definire un processo strutturato che i dipendenti devono seguire per l'inserimento dei dati. Una guida a livello aziendale per l'inserimento dei dati e procedure operative standard garantiranno la coerenza. 

Suggerimento 7: semplificare il processo di inserimento dei dati

Limitare il numero di opzioni all'interno di un campo per limitare i potenziali errori e contribuire a standardizzare le informazioni. Con l'inserimento digitale dei dati, è semplice fornire un elenco a discesa di campi, dove solo uno è disponibile per la selezione. 

Suggerimento 8: Unire i dati duplicati

Semplificate il vostro database unendo i file duplicati. La semplice eliminazione dei duplicati può portare alla perdita accidentale di informazioni. Un database digitale consente di aggiornare istantaneamente i dati alla versione più recente e di tenere traccia delle modifiche, eliminando i record duplicati non necessari.

Suggerimento 9: coinvolgere il personale nelle procedure relative ai dati

Stabilite le migliori pratiche per la tenuta dei registri e l'inserimento dei dati come parte integrante del ruolo dei vostri dipendenti. Se state introducendo un nuovo sistema, come ad esempio un ELN, fornite un'ampia formazione e un'assistenza continua per incoraggiare l'adozione da parte degli utenti. 

Suggerimento 10: Verificare regolarmente i dati

Eseguite regolarmente verifiche proattive dei dati per verificare quali informazioni devono essere corrette e quali aree del processo di inserimento dei dati devono essere migliorate.  L'integrazione degli audit nella gestione dei dati aiuterà a ridurre i problemi di sicurezza e conformità.