10 consigli per mantenere l'accuratezza dei dati

Foglio di suggerimenti

Proteggete la vostra organizzazione da spese inutili e riducete il tempo dedicato alla gestione dei dati con questi dieci consigli per mantenere l'accuratezza dei dati.

Una corretta gestione dei dati è essenziale per la ricerca e lo sviluppo di nuovi prodotti farmaceutici; tuttavia, come si fa a garantire l'accuratezza dell'inserimento dei dati e a evitare errori di immissione quando molti team di R&S si affidano ancora a carta e penna per acquisire le note di laboratorio?

Con la disponibilità di strumenti digitali per l'inserimento dei dati, come i quaderni di laboratorio elettronici, è possibile evitare i numerosi rischi associati all'inserimento dei dati su carta, come i problemi di accuratezza dei dati creati durante la trascrizione manuale, la duplicazione del lavoro, la perdita di IP e l'accesso di persone non autorizzate a informazioni riservate. Poiché i data scientist impiegano molto del loro prezioso tempo per arrivare al punto di partenza dell'analisi, le note di laboratorio cartacee costano molto alle aziende solo per il processo di inserimento dei dati. Ecco come garantire l'accuratezza dei dati, proteggere l'organizzazione da spese inutili e ridurre il tempo dedicato alla gestione dei dati con questi dieci consigli.

Suggerimento 1: creare un database centralizzato

Memorizzare e organizzare i dati in un unico luogo in modo che siano facilmente accessibili a chiunque ne abbia bisogno. In un ambiente di laboratorio, fornire l'accesso ai risultati delle ricerche e degli esperimenti eviterà la duplicazione inutile e costosa del lavoro.

Suggerimento 2: Acquisire e memorizzare tutti i risultati dei dati

Acquisire tutti i risultati misurabili della ricerca come riferimento. Che siano rilevanti o meno per l'ipotesi iniziale, i colleghi potrebbero utilizzare i dati dei prodotti secondari per altri scopi. Un quaderno di laboratorio elettronico (ELN) facilita l'acquisizione completa dei dati, un processo che non è altrettanto pratico se completato con i metodi tradizionali di annotazione.

Suggerimento 3: non mettete la penna sulla carta

Digitare le note per ridurre gli errori. Al giorno d'oggi, la maggior parte delle persone scrive più velocemente di quanto non faccia a mano, ed è anche più facile da leggere! Secondo uno studio, negli Stati Uniti 1,5 milioni di pazienti sono vittime di errori di medicazione dovuti a una scrittura illeggibile. È quindi facile capire come questo comporti problemi nella tenuta dei registri. Inoltre, è più facile aggiungere note dattiloscritte e si può tenere traccia delle aggiunte nel tempo.

Suggerimento 4: Assegnare le autorizzazioni per la modifica dei dati

Stabilite delle procedure per stabilire chi ha il permesso di modificare i dati all'interno dell'organizzazione. In questo modo si limita la possibilità che le informazioni vengano modificate in modo errato e si protegge la proprietà intellettuale dell'azienda.

Suggerimento 5: Mantenere la sincronizzazione delle fonti di dati

Assicuratevi che la versione più recente di un file sia facilmente reperibile quando i dati vengono aggiornati da più fonti in momenti diversi, soprattutto quando è necessario accedere alle informazioni mentre è in corso un aggiornamento. Questo è molto più facile con un database digitale basato su cloud, poiché gli aggiornamenti sono in tempo reale.

Suggerimento 6: standardizzare il processo di inserimento dei dati

Definire un processo strutturato che i dipendenti devono seguire quando inseriscono i dati. Una guida a livello aziendale per l'inserimento dei dati e procedure operative standard garantiranno la coerenza e la qualità dei dati dal momento in cui le informazioni vengono inserite in ogni tipo di record all'interno dell'organizzazione.

Suggerimento 7: semplificare il processo di inserimento dei dati

Limitare il numero di opzioni all'interno di un campo per limitare i potenziali errori e contribuire a standardizzare le informazioni. Con l'inserimento digitale dei dati, è semplice fornire un elenco a discesa di campi, dove solo uno è disponibile per la selezione. Questo ha anche il vantaggio di standardizzare la formattazione nell'organizzazione.

Suggerimento 8: Unire i dati duplicati

Semplificate il vostro database unendo i file duplicati. La semplice eliminazione dei duplicati può portare alla perdita accidentale di informazioni. Un database digitale consente di aggiornare istantaneamente i dati alla versione più recente e di tenere traccia delle modifiche, eliminando i record duplicati non necessari.

Suggerimento 9: coinvolgere il personale nelle procedure relative ai dati

Stabilite le migliori pratiche per la tenuta dei registri e l'inserimento dei dati come parte integrante del ruolo dei vostri dipendenti. Se state introducendo un nuovo sistema, come ad esempio un ELN, fornite un'ampia formazione e un'assistenza continua per incoraggiare l'adozione da parte degli utenti.

Suggerimento 10: Verificare regolarmente i dati

Eseguite regolarmente controlli proattivi dei dati per verificare quali informazioni devono essere corrette e quali aree del processo di inserimento dei dati devono essere migliorate. L'integrazione degli audit nella gestione dei dati contribuirà a ridurre i problemi di sicurezza e di conformità.

 

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