10 conseils pour maintenir l'exactitude des données

Protégez votre organisation des dépenses inutiles et réduisez le temps consacré à la gestion des données grâce à ces conseils pour maintenir l'exactitude des données...

Conseil 1 : Créer une base de données centralisée

Stocker et organiser les données en un seul endroit afin qu'elles soient facilement accessibles à quiconque en a besoin. Dans un laboratoire, l'accès aux résultats de la recherche et des expériences permet d'éviter la duplication inutile et coûteuse du travail.

Conseil n° 2 : capturer et stocker tous les résultats des données

Conservez tous les résultats mesurables de la recherche pour référence. Qu'elles soient pertinentes ou non par rapport à l'hypothèse initiale, les données relatives aux sous-produits peuvent être utilisées par les collègues à d'autres fins. Un cahier de laboratoire électronique facilite la saisie complète des données. 

Conseil n° 3 : ne pas mettre le stylo sur le papier

Tapez vos notes pour réduire les erreurs. De nos jours, la plupart des gens tapent plus vite qu'ils n'écrivent, et c'est plus facile à lire qu'une écriture manuscrite. Selon une étude, 1,5 million de patients aux États-Unis sont victimes d'erreurs de médication dues à une écriture illisible. 

Conseil 4 : Attribuer des autorisations pour modifier les données

Établissez des procédures pour déterminer qui est autorisé à modifier les données au sein de votre organisation. Vous limiterez ainsi les risques de modification incorrecte des informations et protégerez la propriété intellectuelle de votre entreprise.

Conseil n° 5 : synchroniser les sources de données

Assurez-vous que la version la plus récente d'un fichier est facile à trouver lorsque les données sont mises à jour à partir de sources multiples et à des moments différents - en particulier lorsque les informations doivent être consultées alors qu'une mise à jour est en cours. Avec une base de données numérique basée sur le cloud, les mises à jour se font en temps réel. 

Conseil n° 6 : normaliser le processus de saisie des données

Définir un processus structuré que les employés doivent suivre lorsqu'ils saisissent des données. Un guide de saisie des données et des procédures opérationnelles normalisées à l'échelle de l'entreprise garantiront la cohérence. 

Conseil n° 7 : simplifier le processus de saisie des données

Restreindre le nombre d'options dans un champ afin de limiter les erreurs potentielles et de contribuer à la normalisation des informations. Avec la saisie numérique des données, il suffit de fournir une liste déroulante de champs, dont un seul est disponible pour la sélection. 

Conseil 8 : fusionner les données en double

Rationalisez votre base de données en fusionnant les fichiers en double. La simple suppression des doublons peut entraîner la perte accidentelle d'informations. Une base de données numérique permet d'actualiser instantanément les données dans leur version la plus récente tout en conservant une trace des modifications, ce qui permet d'éliminer les doublons inutiles.

Conseil 9 : Faites adhérer le personnel à vos procédures en matière de données

Établissez les meilleures pratiques en matière de tenue des dossiers et de saisie des données, qui font partie intégrante des tâches de vos employés. Si vous introduisez un nouveau système, tel qu'un ELN, offrez une formation complète et un soutien continu pour encourager l'adoption par les utilisateurs. 

Conseil 10 : Vérifier régulièrement les données

Effectuez régulièrement des audits de données de manière proactive afin de déterminer quelles informations doivent être corrigées et quels domaines de votre processus de saisie des données doivent être améliorés.  L'intégration d'audits dans votre gestion des données contribuera à atténuer les problèmes de sécurité et de conformité.