10 conseils pour maintenir l'exactitude des données

Fiche conseil

Protégez votre organisation des dépenses inutiles et réduisez le temps consacré à la gestion des données grâce à ces dix conseils pour maintenir l'exactitude des données.

Une bonne gestion des données est essentielle à la recherche et au développement de nouveaux produits pharmaceutiques. Cependant, comment garantir la précision de la saisie des données et éviter les erreurs de saisie alors que de nombreuses équipes de R&D utilisent encore le papier et le stylo pour saisir les notes de laboratoire ?

Grâce aux outils de saisie numérique des données, tels que les cahiers de laboratoire électroniques, vous pouvez éviter les nombreux risques associés à la saisie de données sur papier, tels que les problèmes de précision des données créés lors de la transcription manuelle, le travail en double, la perte de propriété intellectuelle et l'accès à des informations confidentielles par des personnes non autorisées. Les scientifiques consacrant une grande partie de leur temps précieux à l'analyse, les notes de laboratoire sur papier coûtent cher aux entreprises rien que pour la saisie des données. Voici comment garantir l'exactitude des données, protéger votre organisation contre les dépenses inutiles et réduire le temps consacré à la gestion des données grâce à ces dix conseils.

Conseil 1 : Créer une base de données centralisée

Stocker et organiser les données en un seul endroit afin qu'elles soient facilement accessibles à quiconque en a besoin. Dans un laboratoire, l'accès aux résultats de la recherche et des expériences permet d'éviter la duplication inutile et coûteuse du travail.

Conseil n° 2 : capturer et stocker tous les résultats des données

Conservez tous les résultats mesurables de la recherche pour référence. Qu'elles soient pertinentes ou non par rapport à l'hypothèse initiale, les données des sous-produits peuvent être utilisées par les collègues à d'autres fins. Un cahier de laboratoire électronique (ELN) facilite la saisie complète des données, un processus qui n'est pas aussi pratique lorsqu'il est réalisé à l'aide de méthodes traditionnelles de prise de notes.

Conseil n° 3 : ne pas mettre le stylo sur le papier

Tapez vos notes pour réduire les erreurs. De nos jours, la plupart des gens tapent plus vite qu'ils n'écrivent, et c'est aussi plus facile à lire qu'une écriture manuscrite ! Selon une étude, 1,5 million de patients aux États-Unis sont victimes d'erreurs de médication dues à une écriture illisible. Il est donc facile de comprendre comment cela peut conduire à des problèmes de tenue de dossiers propres. Il est également plus facile de compléter des notes dactylographiées et vous pouvez suivre les ajouts au fil du temps.

Conseil 4 : Attribuer des autorisations pour modifier les données

Établissez des procédures pour déterminer qui est autorisé à modifier les données au sein de votre organisation. Vous limiterez ainsi les risques de modification incorrecte des informations et protégerez la propriété intellectuelle de votre entreprise.

Conseil n° 5 : synchroniser les sources de données

Assurez-vous que la version la plus récente d'un fichier est facile à trouver lorsque les données sont mises à jour à partir de sources multiples et à des moments différents - en particulier lorsque les informations doivent être consultées alors qu'une mise à jour est en cours. Cela est beaucoup plus facile avec une base de données numérique basée sur l'informatique en nuage, car les mises à jour se font en temps réel.

Conseil n° 6 : normaliser le processus de saisie des données

Définir un processus structuré que les employés doivent suivre lorsqu'ils saisissent des données. Un guide de saisie des données et des procédures opérationnelles normalisées à l'échelle de l'entreprise garantiront la cohérence et la qualité des données à partir du moment où les informations sont saisies dans chaque type d'enregistrement au sein de l'organisation.

Conseil n° 7 : simplifier le processus de saisie des données

Restreindre le nombre d'options dans un champ afin de limiter les erreurs potentielles et de contribuer à la normalisation des informations. Avec la saisie numérique des données, il suffit de fournir une liste déroulante de champs, dont un seul est disponible pour la sélection. Cela présente également l'avantage de normaliser le formatage au sein de votre organisation.

Conseil 8 : fusionner les données en double

Rationalisez votre base de données en fusionnant les fichiers en double. La simple suppression des doublons peut entraîner la perte accidentelle d'informations. Une base de données numérique permet d'actualiser instantanément les données dans leur version la plus récente tout en conservant une trace des modifications, ce qui permet d'éliminer les doublons inutiles.

Conseil 9 : Faites adhérer le personnel à vos procédures en matière de données

Établissez les meilleures pratiques en matière de tenue des dossiers et de saisie des données, qui font partie intégrante des tâches de vos employés. Si vous introduisez un nouveau système, tel qu'un ELN, offrez une formation complète et un soutien continu pour encourager l'adoption par les utilisateurs.

Conseil 10 : Vérifier régulièrement les données

Effectuez régulièrement des audits de données de manière proactive afin de déterminer quelles informations doivent être corrigées et quels domaines de votre processus de saisie des données doivent être améliorés. L'intégration d'audits dans votre gestion des données contribuera à atténuer les problèmes de sécurité et de conformité.

 

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