10 consejos para mantener la exactitud de los datos

Proteja a su organización de gastos innecesarios y reduzca el tiempo dedicado a la gestión de datos con estos consejos para mantener la precisión de los datos...

Consejo 1: Crear una base de datos centralizada

Almacene y organice los datos en un único lugar para que quien los necesite pueda acceder a ellos fácilmente. Dentro de un entorno de laboratorio, facilitar el acceso a los resultados de investigaciones y experimentos evitará la innecesaria y costosa duplicación del trabajo.

Consejo 2: Captura y almacena todos los resultados de los datos

Anote todos los resultados mensurables de la investigación como referencia. Tanto si son relevantes para la hipótesis original como si no, los colegas podrían utilizar los datos de los subproductos para otros fines. Un cuaderno de laboratorio electrónico facilita la captura completa de datos. 

Consejo 3: No escriba sobre el papel

Escriba las notas a máquina para reducir los errores. Hoy en día, la mayoría de la gente teclea más rápido que escribe, y es más fácil de leer que la escritura a mano. Según un estudio, 1,5 millones de pacientes en Estados Unidos se ven afectados por errores de medicación derivados de una escritura ilegible. 

Consejo 4: Asigna permisos para modificar datos

Establezca procedimientos sobre quién tiene permiso en su organización para modificar datos. Esto limitará las posibilidades de que la información se edite incorrectamente y protegerá la propiedad intelectual de su empresa.

Consejo 5: Sincronice las fuentes de datos

Asegúrese de que la versión más reciente de un archivo sea fácil de encontrar siempre que los datos se actualicen desde varias fuentes en distintos momentos, especialmente cuando sea necesario acceder a la información mientras se está realizando una actualización. Con una base de datos digital en la nube, las actualizaciones son en tiempo real. 

Consejo 6: Estandarizar el proceso de introducción de datos

Defina un proceso estructurado para que los empleados lo sigan al introducir datos. Una guía de introducción de datos y procedimientos operativos estándar para toda la empresa garantizará la coherencia. 

Consejo 7: Simplifique el proceso de introducción de datos

Restrinja el número de opciones dentro de un campo para limitar los errores potenciales y ayudar a estandarizar la información. Con la introducción digital de datos, es tan sencillo como ofrecer una lista desplegable de campos, en la que solo se puede seleccionar uno. 

Consejo 8: Combinar datos duplicados

Racionalice su base de datos fusionando archivos duplicados. La simple eliminación de duplicados puede provocar la pérdida accidental de información. Una base de datos digital permite actualizar los datos a la versión más reciente al instante, al tiempo que mantiene un registro de los cambios, erradicando los registros duplicados innecesarios.

Consejo 9: Consiga que el personal se comprometa con sus procedimientos de datos

Establezca las mejores prácticas para el mantenimiento de registros y la introducción de datos como parte integrante de las funciones de sus empleados. Si va a introducir un nuevo sistema, como una ELN, ofrezca formación y apoyo continuos para fomentar la adopción por parte de los usuarios. 

Consejo 10: Audite los datos con regularidad

Realice auditorías de datos de forma proactiva y periódica para ver qué información debe corregirse y qué áreas de su proceso de introducción de datos necesitan mejoras.  Integrar las auditorías en su gestión de datos le ayudará a mitigar los problemas de seguridad y cumplimiento.