10 consejos para mantener la exactitud de los datos

Hoja de consejos

Proteja a su organización de gastos innecesarios y reduzca el tiempo dedicado a la gestión de datos con estos diez consejos para mantener la precisión de los datos.

Una gestión adecuada de los datos es esencial para la investigación y el desarrollo de nuevos productos farmacéuticos. Sin embargo, ¿cómo garantizar la precisión en la introducción de datos y evitar errores cuando muchos equipos de I+D siguen utilizando papel y bolígrafo para tomar notas de laboratorio?

Con la disponibilidad de herramientas digitales de introducción de datos, como los cuadernos de laboratorio electrónicos, se pueden evitar los numerosos riesgos asociados a la introducción de datos en papel, como los problemas de precisión de los datos creados durante la transcripción manual, la duplicación del trabajo, la pérdida de propiedad intelectual y el acceso de personas no autorizadas a información confidencial. Dado que los científicos de datos dedican gran parte de su valioso tiempo a llegar al punto de partida del análisis, las notas de laboratorio en papel cuestan mucho a las organizaciones sólo en el proceso de introducción de datos. He aquí cómo garantizar la precisión de los datos, proteger a su organización de gastos innecesarios y reducir el tiempo dedicado a la gestión de datos con estos diez consejos.

Consejo 1: Crear una base de datos centralizada

Almacene y organice los datos en un único lugar para que quien los necesite pueda acceder a ellos fácilmente. Dentro de un entorno de laboratorio, facilitar el acceso a los resultados de investigaciones y experimentos evitará la innecesaria y costosa duplicación del trabajo.

Consejo 2: Captura y almacena todos los resultados de los datos

Anote todos los resultados mensurables de la investigación como referencia. Tanto si son relevantes para la hipótesis original como si no, los colegas podrían utilizar los datos de los subproductos para otros fines. Un cuaderno de laboratorio electrónico (ELN) facilita la captura completa de los datos, un proceso que no resulta tan práctico cuando se realiza con los métodos tradicionales de toma de notas.

Consejo 3: No escriba sobre el papel

Mecanografíe las notas para reducir los errores. Hoy en día, la mayoría de la gente teclea más rápido que escribe, y además es más fácil de leer que escribir a mano. Según un estudio, 1,5 millones de pacientes en EE.UU. se ven afectados por errores de medicación derivados de una letra ilegible. Por lo tanto, es fácil ver cómo esto conduce a problemas con el mantenimiento de registros limpios. Además, es más fácil añadir cosas a las notas mecanografiadas y se puede hacer un seguimiento de las adiciones a lo largo del tiempo.

Consejo 4: Asigna permisos para modificar datos

Establezca procedimientos sobre quién tiene permiso en su organización para modificar datos. Esto limitará las posibilidades de que la información se edite incorrectamente y protegerá la propiedad intelectual de su empresa.

Consejo 5: Sincronice las fuentes de datos

Asegúrate de que la versión más reciente de un archivo sea fácil de encontrar siempre que se actualicen datos de varias fuentes en distintos momentos, especialmente cuando sea necesario acceder a la información mientras se realiza una actualización. Esto es mucho más fácil con una base de datos digital basada en la nube, ya que las actualizaciones se realizan en tiempo real.

Consejo 6: Estandarizar el proceso de introducción de datos

Defina un proceso estructurado para que los empleados lo sigan al introducir datos. Una guía de introducción de datos y procedimientos operativos estándar para toda la empresa garantizará la coherencia y la calidad de los datos desde el momento en que se introduce la información en cada tipo de registro dentro de la organización.

Consejo 7: Simplifique el proceso de introducción de datos

Restrinja el número de opciones dentro de un campo para limitar posibles errores y ayudar a estandarizar la información. Con la introducción digital de datos, es tan sencillo como proporcionar una lista desplegable de campos, en la que sólo se puede seleccionar uno. Esto también tiene la ventaja de estandarizar el formato en su organización.

Consejo 8: Combinar datos duplicados

Racionalice su base de datos fusionando archivos duplicados. La simple eliminación de duplicados puede provocar la pérdida accidental de información. Una base de datos digital permite actualizar los datos a la versión más reciente al instante, al tiempo que mantiene un registro de los cambios, erradicando los registros duplicados innecesarios.

Consejo 9: Consiga que el personal se comprometa con sus procedimientos de datos

Establezca las mejores prácticas para el mantenimiento de registros y la introducción de datos como parte integrante de las funciones de sus empleados. Si va a introducir un nuevo sistema, como una ELN, ofrezca formación y apoyo continuos para fomentar la adopción por parte de los usuarios.

Consejo 10: Audite los datos con regularidad

Realice auditorías de datos de forma proactiva y periódica para ver qué información debe corregirse y qué áreas de su proceso de introducción de datos necesitan mejoras. Integrar las auditorías en su gestión de datos le ayudará a mitigar los problemas de seguridad y cumplimiento.

 

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