10 Tipps zur Aufrechterhaltung der Datengenauigkeit

Schützen Sie Ihr Unternehmen vor unnötigen Ausgaben und verringern Sie den Zeitaufwand für die Datenverwaltung mit diesen Tipps zur Erhaltung der Datengenauigkeit...

Tipp 1: Erstellen Sie eine zentrale Datenbank

Speichern und organisieren Sie Daten an einem Ort, so dass jeder, der sie benötigt, leicht darauf zugreifen kann. In einer Laborumgebung wird durch den Zugang zu den Ergebnissen von Forschung und Experimenten unnötige und kostspielige Doppelarbeit vermieden.

Tipp 2: Erfassen und speichern Sie alle Datenergebnisse

Halten Sie alle messbaren Ergebnisse der Forschung zu Referenzzwecken fest. Unabhängig davon, ob sie für die ursprüngliche Hypothese relevant sind oder nicht, können Kollegen Nebenproduktdaten für andere Zwecke verwenden. Ein elektronisches Laborjournal erleichtert die vollständige Datenerfassung. 

Tipp 3: Keinen Stift zu Papier bringen

Tippen Sie Notizen, um Fehler zu vermeiden. Heutzutage tippen die meisten Menschen schneller als sie schreiben, und es ist leichter zu lesen als Handschrift. Einer Studie zufolge sind 1,5 Millionen Patienten in den USA von Medikationsfehlern betroffen, die auf unleserliche Handschrift zurückzuführen sind. 

Tipp 4: Berechtigungen zum Ändern von Daten zuweisen

Legen Sie Verfahren dafür fest, wer in Ihrem Unternehmen die Erlaubnis hat, Daten zu ändern. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit, dass Informationen falsch bearbeitet werden, begrenzt und das geistige Eigentum Ihres Unternehmens geschützt.

Tipp 5: Datenquellen synchron halten

Stellen Sie sicher, dass die aktuellste Version einer Datei leicht auffindbar ist, wenn Daten aus verschiedenen Quellen zu unterschiedlichen Zeiten aktualisiert werden - vor allem, wenn die Informationen während einer laufenden Aktualisierung abgerufen werden müssen. Mit einer Cloud-basierten digitalen Datenbank erfolgen Aktualisierungen in Echtzeit. 

Tipp 6: Standardisieren Sie den Dateneingabeprozess

Definieren Sie einen strukturierten Prozess, den die Mitarbeiter bei der Dateneingabe befolgen müssen. Ein unternehmensweiter Leitfaden für die Dateneingabe und Standardarbeitsanweisungen sorgen für Konsistenz. 

Tipp 7: Vereinfachen Sie den Dateneingabeprozess

Schränken Sie die Anzahl der Optionen innerhalb eines Feldes ein, um mögliche Fehler zu begrenzen und die Informationen zu standardisieren. Bei der digitalen Dateneingabe ist es so einfach wie die Bereitstellung einer Dropdown-Liste von Feldern, von denen nur eines zur Auswahl steht. 

Tipp 8: Doppelte Daten zusammenführen

Optimieren Sie Ihre Datenbank, indem Sie doppelte Dateien zusammenführen. Das einfache Löschen von Duplikaten kann zu einem versehentlichen Verlust von Informationen führen. Eine digitale Datenbank ermöglicht es, die Daten sofort auf die neueste Version zu aktualisieren und gleichzeitig die Änderungen zu verfolgen, wodurch unnötige doppelte Datensätze beseitigt werden.

Tipp 9: Machen Sie Ihre Mitarbeiter mit Ihren Datenverfahren vertraut

Führen Sie bewährte Verfahren für die Aufbewahrung von Unterlagen und die Dateneingabe als integralen Bestandteil der Aufgaben Ihrer Mitarbeiter ein. Wenn Sie ein neues System einführen, wie z. B. ein ELN, sollten Sie zahlreiche Schulungen und laufende Unterstützung anbieten, um die Akzeptanz der Benutzer zu fördern. 

Tipp 10: Daten regelmäßig prüfen

Führen Sie regelmäßig proaktiv Datenprüfungen durch, um festzustellen, welche Informationen korrigiert werden müssen und welche Bereiche Ihres Dateneingabeprozesses verbessert werden müssen.  Die Integration von Audits in Ihr Datenmanagement trägt dazu bei, Sicherheits- und Compliance-Probleme zu entschärfen.