10 Tipps zur Aufrechterhaltung der Datengenauigkeit

Hinweisblatt

Schützen Sie Ihr Unternehmen vor unnötigen Kosten und verringern Sie den Zeitaufwand für die Datenverwaltung mit diesen zehn Tipps zur Wahrung der Datengenauigkeit.

Eine ordnungsgemäße Datenverwaltung ist für die Erforschung und Entwicklung neuer pharmazeutischer Produkte von entscheidender Bedeutung. Doch wie können Sie die Genauigkeit Ihrer Dateneingabe sicherstellen und Fehler bei der Dateneingabe vermeiden, wenn viele F&E-Teams bei der Erfassung von Labornotizen immer noch auf Papier und Stift zurückgreifen?

Mit der Verfügbarkeit digitaler Dateneingabe-Tools, wie z. B. elektronischer Labornotizen, können Sie die vielen Risiken vermeiden, die mit der Dateneingabe auf Papier verbunden sind, wie z. B. Probleme mit der Datengenauigkeit bei der manuellen Transkription, doppelte Arbeit, Verlust von geistigem Eigentum und Zugriff Unbefugter auf vertrauliche Informationen. Da Datenwissenschaftler einen großen Teil ihrer wertvollen Zeit damit verbringen, zum Ausgangspunkt der Analyse zu gelangen, kosten papierbasierte Labornotizen Unternehmen allein durch die Dateneingabe viel Geld. Mit den folgenden zehn Tipps können Sie die Datengenauigkeit sicherstellen, Ihr Unternehmen vor unnötigen Kosten schützen und den Zeitaufwand für die Datenverwaltung verringern.

Tipp 1: Erstellen Sie eine zentrale Datenbank

Speichern und organisieren Sie Daten an einem Ort, so dass jeder, der sie benötigt, leicht darauf zugreifen kann. In einer Laborumgebung wird durch den Zugang zu den Ergebnissen von Forschung und Experimenten unnötige und kostspielige Doppelarbeit vermieden.

Tipp 2: Erfassen und speichern Sie alle Datenergebnisse

Halten Sie alle messbaren Ergebnisse der Forschung zu Referenzzwecken fest. Unabhängig davon, ob sie für die ursprüngliche Hypothese relevant sind oder nicht, können die Kollegen die Daten der Nebenprodukte möglicherweise für andere Zwecke nutzen. Ein elektronisches Laborjournal (ELN) erleichtert die vollständige Datenerfassung, ein Prozess, der bei der Verwendung herkömmlicher Notizmethoden nicht so praktisch ist.

Tipp 3: Keinen Stift zu Papier bringen

Tippen Sie Notizen, um Fehler zu vermeiden. Heutzutage tippen die meisten Menschen schneller als sie schreiben, und es ist auch leichter zu lesen als Handschrift! Einer Studie zufolge sind 1,5 Millionen Patienten in den USA von Medikationsfehlern betroffen, die auf unleserliche Handschrift zurückzuführen sind. Es ist also leicht einzusehen, dass dies zu Problemen bei der sauberen Führung von Unterlagen führt. Außerdem ist es einfacher, getippte Notizen zu ergänzen, und Sie können Ergänzungen im Laufe der Zeit verfolgen.

Tipp 4: Berechtigungen zum Ändern von Daten zuweisen

Legen Sie Verfahren dafür fest, wer in Ihrem Unternehmen die Erlaubnis hat, Daten zu ändern. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit, dass Informationen falsch bearbeitet werden, begrenzt und das geistige Eigentum Ihres Unternehmens geschützt.

Tipp 5: Datenquellen synchron halten

Stellen Sie sicher, dass die aktuellste Version einer Datei leicht zu finden ist, wenn Daten aus verschiedenen Quellen zu unterschiedlichen Zeiten aktualisiert werden - vor allem, wenn die Informationen während einer laufenden Aktualisierung abgerufen werden müssen. Dies ist mit einer Cloud-basierten digitalen Datenbank viel einfacher, da die Aktualisierungen in Echtzeit erfolgen.

Tipp 6: Standardisieren Sie den Dateneingabeprozess

Definieren Sie einen strukturierten Prozess, den die Mitarbeiter bei der Dateneingabe befolgen müssen. Ein unternehmensweiter Leitfaden für die Dateneingabe und Standardarbeitsanweisungen gewährleisten Konsistenz und Datenqualität von dem Moment an, in dem die Informationen in die einzelnen Datensatztypen innerhalb des Unternehmens eingegeben werden.

Tipp 7: Vereinfachen Sie den Dateneingabeprozess

Schränken Sie die Anzahl der Optionen innerhalb eines Feldes ein, um mögliche Fehler zu begrenzen und die Informationen zu standardisieren. Bei der digitalen Dateneingabe ist es so einfach wie die Bereitstellung einer Dropdown-Liste von Feldern, von denen nur eines zur Auswahl steht. Dies hat auch den Vorteil, dass die Formatierung in Ihrer Organisation standardisiert wird.

Tipp 8: Doppelte Daten zusammenführen

Optimieren Sie Ihre Datenbank, indem Sie doppelte Dateien zusammenführen. Das einfache Löschen von Duplikaten kann zu einem versehentlichen Verlust von Informationen führen. Eine digitale Datenbank ermöglicht es, die Daten sofort auf die neueste Version zu aktualisieren und gleichzeitig die Änderungen zu verfolgen, wodurch unnötige doppelte Datensätze beseitigt werden.

Tipp 9: Machen Sie Ihre Mitarbeiter mit Ihren Datenverfahren vertraut

Führen Sie bewährte Verfahren für die Aufbewahrung von Unterlagen und die Dateneingabe als integralen Bestandteil der Aufgaben Ihrer Mitarbeiter ein. Wenn Sie ein neues System einführen, wie z. B. ein ELN, sollten Sie zahlreiche Schulungen und laufende Unterstützung anbieten, um die Akzeptanz der Benutzer zu fördern.

Tipp 10: Daten regelmäßig prüfen

Führen Sie regelmäßig proaktiv Datenprüfungen durch, um festzustellen, welche Informationen korrigiert werden müssen und welche Bereiche Ihres Dateneingabeprozesses verbessert werden müssen. Die Integration von Audits in Ihr Datenmanagement trägt dazu bei, Sicherheits- und Compliance-Probleme zu entschärfen.

 

Nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf und erfahren Sie, wie das IDBS E-WorkBook kann Ihnen helfen, die Datengenauigkeit in Ihrem Unternehmen aufrechtzuerhalten.

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