确保高效知识转移的 15 个技巧

小贴士

STEM(科学、技术、工程和数学)领域技能短缺。我们的小贴士探讨了如何留住知识。

STEM(科学、技术、工程和数学)领域存在技能短缺问题。研究表明,2019 年,90% 的企业在聘用 STEM 专业人员和技术人员方面遇到困难。该领域还需要 170,000 多名技术工人来填补这一缺口。在英国,招聘、临时职位和额外培训每年花费的行业成本超过 15 亿英镑。这意味着行业内的缺口就在眼前,而且情况看起来不容乐观。每天都有 10,000 名婴儿潮一代达到退休年龄,当他们离开时,将没有人把他们的技能传授给他们,这意味着他们多年的知识将随着他们的离开而消失。

不过,在我们将整个研发和科研部门一笔勾销之前,还是有解决办法的。通过重新审视和改进当前的一些流程和技术,不仅可以将知识代代相传,还可以使知识结构化,并在未来几十年内都能使用。

 

指导和跟班学习

63%的千禧一代希望找一份有机会成长和学习领导技能的工作,他们更喜欢辅导这种学习方法。

为了确保婴儿潮一代在离开组织之前有机会传授自己的知识和经验,可以让他们与年轻同事合作。正如统计数字所示,在这种情况下,千禧一代不仅看到了快速学习的机会,而且他们中的许多人已经开始向更有经验的同事寻求指导和建议。

那么,解决的办法就是确保在下一个研究项目或实验中,所有婴儿潮一代都有一位年轻同事陪同,或者团队由不同年龄段和经验水平的人员组成。为了使这项活动取得最佳成果,一定要让双方都自愿参加,因为这将决定哪些员工对前景最感兴趣。

 

提示 1:请经验丰富的员工和经验不足的员工自愿提供指导

提示 2:让所有婴儿潮一代员工与年轻员工和应届毕业生结成伙伴关系

提示 3:确保项目团队由不同年龄段和经验水平的员工组成

 

让千禧一代参与其中

 三分之二 的千禧一代和 Z 世代在找工作时将企业对技术和创新的接受程度视为一个重要因素。

 进入千禧一代的毕业生(以及您的公司)都是数字原住民。这意味着,如果数据不是呈现在屏幕上,他们就不太可能参与其中。这些员工拥有智能手机、平板电脑、笔记本电脑、智能手表和其他各种移动设备,他们习惯于在最适合自己的时间和设备上获取信息。这就意味着,为了改进知识传递流程,应将现有的文件和笔记本数字化。通过创建数字副本,不仅可以使数据对千禧一代来说更 "可用",还有助于确保信息在未来的许多年里得到保存。

 

提示 4:从扫描或拍摄现有文件开始,创建数字副本

提示 5:寻求使用能够增强数字原生代的能力并吸引其参与的技术和软件

提示 6:利用移动设备上的技术,提高工作人员的工作效率

 

防范灾难性损失

研究表明,到 2021 年,终端市场的纸张产量将增加一半 a%.

造成现代知识传递不足的主要因素之一是书面笔记。纸质文件、图像和图表的寿命有限,要延长其寿命,就必须非常小心谨慎。但更令人担忧的是,纸质文档很容易受到火灾或洪水等灾难的影响,更不用说湿度等环境因素了。如果您的研究设施被大火焚毁,所有书面数据丢失,您的组织将如何应对?你们还能继续吗?正如统计数字所显示的,很多人都无法继续。因此,通过将内容数字化并保存到云端,贵公司的数据将是安全的,而且在发生不可预见的灾难后,其未来的使用能力也将是安全的。

 

提示 7:将所有数字化数据上传到云端进行 "安全保管

提示 8:在企业内部建立灾难恢复团队,确保他们能够访问云存储

提示 9:实施工作政策,确保所有员工定期将研究结果和数据上传到云端

 

克服研究结果的规模

 原创研究文章一般在 25 至 40 页之间.

 随着婴儿潮一代离开企业,新的千禧一代加入,新一代员工需要了解在他们之前进行的实验和发现。目前的做法是通读历史研究成果、报告和实验报告,并尝试理解其中的数据。然而,问题在于这些书面文件中使用的参考文献。由于大多数实验都会参考其他项目中的图片、图表和示意图,因此只要报告中提到这些内容,新员工就必须去找到它们。他们现在要花费大部分时间来查找原始报告中引用的文件,而不是真正阅读报告和消化信息。

那么,解决办法就是再次将内容数字化,在这种情况下,从一个文档超链接到另一个文档。这意味着在报告中使用参考文献时,读者只需点击参考文献,就能立即打开另一份文件,从而节省时间和精力。

 

提示 10:确保数字化文件中的所有参考资料都有超链接

提示 11:上传所有图像、图表和图形,以便于进行可视化参考

提示 12:使用这种超链接技术简化全公司的任何研究流程

 

结构化和可搜索的数据

仅有 7% 的公司完全实现了数字化转型.

 数字化和云存储数据的另一个知识传输优势是 "可搜索"。通过使用行业领先的软件,不仅可以收集和存储数字化信息,还可以使其成为整个组织的可用数据库。这样,在开展新项目和实验时,就可以快速、轻松地查找和查看以前的文章、报告和文章。这意味着,通过将即将离任的婴儿潮一代创建的笔记和信息数字化,今后任何员工都可以广泛使用这些资料。

此外,历史数据可以通过各种移动设备在任何地点(只要有网络连接)查看、下载和修改。因此,现在不仅千禧一代可以用他们认可和喜欢的方式获取信息,而且由于可以远程访问,合作项目也可以更加简化。

 

提示 13:使用云存储和文件管理创建可搜索数据库

提示 14:为全公司所有员工提供访问权限,以确保知识共享(允许安全权限)

提示 15:利用访问权限简化同事和外部合作伙伴之间的协作流程

 

具有电子笔记本功能的软件

本指南中提出的建议不仅有助于确保您最有经验的员工的知识在未来几代人中得到保护,还有助于创建一个更面向未来的企业。通过使用行业领先的科学信息学平台,如我们的 E-WorkBook所有信息、调查结果、报告、图表等都可以实时创建并以数字方式保存。所有文件都将保存在一个可搜索的数据库中,任何被选中的人都可以根据权限进行访问。这意味着知识共享得到了保证,未来的项目和实验也将更加简化和高效。

 

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