Захистіть свою організацію від зайвих витрат і скоротіть час, витрачений на управління даними, за допомогою цих порад щодо збереження точності даних...
Порада 1: Створіть централізовану базу даних
Зберігайте та організовуйте дані в одному місці, щоб до них можна було легко отримати доступ усім, хто їх потребує. У лабораторному середовищі надання доступу до результатів досліджень і експериментів дозволить уникнути непотрібного і дорогого дублювання роботи.
Фіксуйте всі вимірювані результати дослідження для довідки. Незалежно від того, чи мають вони відношення до початкової гіпотези, чи ні, колеги можуть використовувати побічні дані для інших цілей. Електронний лабораторний блокнот полегшує повний збір даних.
Друкуйте нотатки, щоб зменшити кількість помилок. У наш час більшість людей друкують швидше, ніж пишуть, і читати легше, ніж писати від руки. Згідно з дослідженням, 1,5 мільйона пацієнтів у США страждають від помилок при прийомі ліків через нерозбірливий почерк.
Встановіть процедури, які визначають, хто має право змінювати дані у вашій організації. Це обмежить ймовірність некоректного редагування інформації та захистить інтелектуальну власність вашої компанії.
Переконайтеся, що останню версію файлу легко знайти, коли дані оновлюються з кількох джерел у різний час - особливо, коли доступ до інформації потрібно отримати під час оновлення. Завдяки хмарній цифровій базі даних оновлення відбуваються в режимі реального часу.
Визначте структурований процес, якого мають дотримуватися працівники при введенні даних. Загальнокорпоративний посібник із введення даних і стандартні операційні процедури забезпечать узгодженість.
Обмежте кількість варіантів у полі, щоб зменшити ймовірність помилок і стандартизувати інформацію. При цифровому введенні даних це так само просто, як створити випадаючий список полів, з яких лише одне доступне для вибору.
Оптимізуйте свою базу даних, об'єднавши дублікати файлів. Просте видалення дублікатів може призвести до випадкової втрати інформації. Цифрова база даних дозволяє миттєво оновлювати дані до останньої версії, відстежуючи зміни та усуваючи непотрібні дублікати.
Запровадьте найкращі практики ведення документації та введення даних як невід'ємну частину посадових обов'язків ваших працівників. Якщо ви впроваджуєте нову систему, таку як ELN, забезпечте достатню кількість тренінгів та постійну підтримку, щоб заохотити користувачів до її використання.
Регулярно проводьте проактивний аудит даних, щоб побачити, яку інформацію потрібно виправити, і які сфери вашого процесу введення даних потребують вдосконалення. Інтеграція аудиту в систему управління даними допоможе пом'якшити проблеми з безпекою та дотриманням нормативних вимог.