Skydda din organisation från onödiga kostnader och minska den tid som läggs på datahantering med dessa tips för att upprätthålla datanoggrannhet ...
Tips 1: Skapa en centraliserad databas
Lagra och organisera data på ett ställe så att de lätt kan nås av den som behöver dem. I en labbmiljö kan man genom att ge tillgång till resultaten av forskning och experiment undvika onödigt och kostsamt dubbelarbete.
Spara alla mätbara resultat från forskningen för referensändamål. Oavsett om de är relevanta för den ursprungliga hypotesen eller inte, kan kollegor kanske använda biproduktsdata för andra ändamål. En elektronisk labbanteckningsbok underlättar fullständig datafångst.
Skriv anteckningar på maskin för att minska antalet misstag. Numera skriver de flesta människor snabbare än de skriver, och det är lättare att läsa än handskrift. Enligt en studie drabbas 1,5 miljoner patienter i USA av felmedicinering till följd av oläslig handstil.
Upprätta rutiner för vem i organisationen som har rätt att ändra data. Detta minskar risken för att information redigeras på fel sätt och skyddar företagets immateriella rättigheter.
Se till att den senaste versionen av en fil är lätt att hitta när data uppdateras från flera källor vid olika tidpunkter - särskilt när informationen behöver nås medan en uppdatering pågår. Med en molnbaserad digital databas sker uppdateringarna i realtid.
Definiera en strukturerad process som de anställda ska följa när de matar in data. En företagsövergripande guide för dataregistrering och standardrutiner säkerställer enhetlighet.
Begränsa antalet alternativ inom ett fält för att begränsa potentiella fel och hjälpa till att standardisera informationen. Med digital datainmatning är det så enkelt som att tillhandahålla en rullgardinslista med fält, där endast ett är tillgängligt för val.
Effektivisera din databas genom att sammanfoga dubbletter av filer. Att bara ta bort dubbletter kan leda till oavsiktlig förlust av information. En digital databas gör det möjligt att uppdatera data till den senaste versionen direkt samtidigt som ändringarna registreras och onödiga dubbletter elimineras.
Etablera bästa praxis för registerhållning och datainmatning som en integrerad del av dina anställdas arbetsuppgifter. Om du ska införa ett nytt system, t.ex. ett ELN, ska du ge mycket utbildning och löpande stöd för att uppmuntra användarna att ta det i bruk.
Utför regelbundet proaktiva datagranskningar för att se vilken information som behöver åtgärdas och vilka delar av datainmatningsprocessen som behöver förbättras. Genom att integrera revisioner i din datahantering kan du minska problemen med säkerhet och efterlevnad.