Kemiföretaget skippar pappersböcker för att förbättra datakvaliteten

Viktiga punkter:

• När företaget skalades upp ledde arbetet i en pappersbaserad miljö till att data hamnade i silos
• Företaget valde E-WorkBook för att hantera data på ett effektivt och organiserat sätt, vilket förbättrar samarbetet, spårbarheten och datakvaliteten
• Teamet har påskyndat hanteringen av experimentella data

Utmaningen

Bolaget bildades 2010 med målsättningen att skapa nya processer för produktion av bränslen och kemikalier från biomassaavfall.

Företaget har accelererat från en inledande forsknings- och utvecklingsfas (FoU) till processutveckling och pilotforskning. Antalet anställda har nästan tredubblats sedan starten, samtidigt som biobränsleindustrin växer kraftigt.

När företaget växte innebar det betydande utmaningar och risker att arbeta i en pappersbaserad miljö. Data hamnade i silos eller sparades i separata Excel-kalkylblad. Att dela information mellan företagets fem olika team var särskilt knepigt och tidskrävande. Företaget behövde ett prisvärt verktyg för att stödja sitt experimentella arbete.

"I takt med att vi växte ville vi kunna organisera våra data på ett systematiskt sätt och göra dem mer spårbara", säger en av företagets forskare. "Vi var angelägna om att hitta ett komplett, professionellt paket som skulle göra det möjligt för oss att driva företaget och vårt forskningsarbete framåt."

Lösningen

Efter en omfattande genomgång av marknaden valde företaget E-WorkBook för att stödja teamet på cirka 20 anställda vid anläggningen i Nederländerna. Systemet erbjuder en strukturerad plattform för lagring av företagets experimentella data, vilket möjliggör bättre trendanalys och rapportering mellan olika experiment.

En forskare sa: "Vi ville ha ett effektivt sätt att organisera och hantera våra data. Efter att ha jämfört flera lösningar valde vi E-WorkBook för att hantera våra forskningsdata elektroniskt och för att underlätta samarbetet inom verksamheten. Plattformen är extremt flexibel och vi tyckte att den var bekvämare och mer logisk att använda än andra lösningar på marknaden. Den hjälper oss att göra våra data sökbara och förbättra informationsflödena i alla våra projekt."

Installationen slutfördes på bara en vecka tack vare en omfattande planering i förväg från IDBS och företaget. Inom fyra månader efter installationen var teamet fullt uppdaterat och kunde använda systemet. IDBS tillhandahöll ytterligare utbildning och arbetade nära företaget för att skapa lämpliga mallar, skräddarsydda efter deras datainsamlingspreferenser.

"Vårt ELN är organiserat med en mappstruktur som knyter an till vår företagsplanering så att vi tydligt kan se vilka uppgifter vi behöver utföra för att uppnå våra mål som företag. Vart och ett av våra fem projektteam har utrymme i systemet för att lägga till sina data, vilket gör det möjligt för vetenskapsmän, forskare och tekniker att lagra resultat på en specifik plats", säger en forskare på företaget.

Resultaten

Med hjälp av E WorkBook kan företaget säkra kemiska FoU-data mer effektivt än med tidigare pappersbaserade metoder. Att hitta data från hela företaget tar bara några sekunder med en enkel fråga.

"Den största fördelen med ELN är att vi kan organisera hur vi dokumenterar våra experiment. Med papper använde varje forskare individuella anteckningsböcker. Vi hade inte en enda gyllene datakälla. Med E-WorkBook har vi nu en central databas för att samla in och dela med oss av våra resultat. Vi har faktiskt också sett en ökning av kvaliteten på datainmatningen", säger en forskare.

Genom att avskaffa pappersanteckningsböcker har företagets team påskyndat hanteringen av experimentella data och säkerställt att kunskap samlas in och skyddas på ett ställe. Användarna kan enkelt samarbeta över avdelningsgränserna. Vetenskapsmän och forskare kan snabbt hitta de data de behöver när det gäller granskning och rapportering av experiment.

Effektiviserade arbetsflöden inkluderar en inbyggd godkännandeprocess som påskyndar ledningens granskning. Systemet ger också bättre spårbarhet av resultaten, som nu lagras i ett strukturerat format.

Teamet kan matcha unika ID:n för laboratorieprover med inmatningsfält i ELN så att experimenten kan spåras tillbaka vid behov. Dessutom har företaget sett en ökning av kvaliteten på data RESULTS, där användarna bättre dokumenterar forskningsresultat.

Forskaren tillade: "Människor tenderar att vara mer försiktiga med att mata in information eftersom de vet att den kommer att vara synlig för andra i teamet. Det är lättare att hitta data och vi har sett en betydande ökning av kvaliteten på de data som lagras."

E-WorkBook har visat sig vara populär på företaget. Forskare och vetenskapsmän är nöjda med att ha sina data i ett mer organiserat format så att de kan dela information och kommunicera mellan olika team på ett effektivt sätt. Övergången till ett ELN som kommer att växa med teamet har varit en positiv förändring för användarna och för hur företaget arbetar från laboratoriet.