Nutricia

Viktiga punkter:

• Att använda papperstidskrifter försvårade åtkomst till och delning av historiska data, vilket medförde risk för att experiment duplicerades och att immateriella rättigheter äventyrades
• Nutricia behövde optimera synergi och effektivitet mellan olika avdelningar
• E-WorkBook eliminerade riskerna med fel i den manuella datatranskriberingen och förbättrade därmed datakvaliteten samt förbättrade kommunikationen

Utmaningen

Karin Van Boom, Head Nutricia Research Information Platform, säger: "Vi arbetar i en komplex forskningsmiljö där vi hanterar allt större och mer varierande datamängder. Att använda papperstidskrifter innebar en utmaning för oss när det gällde att få tillgång till och dela historiska data, med risk för dubbla experiment och potentiell risk för våra immateriella rättigheter. Vi behövde optimera synergin och effektiviteten mellan våra avdelningar, men vi insåg att detta skulle bli en utmaning på grund av de olika sätt som våra forskare arbetar och kommunicerar på."

Nutricia Research behövde dessutom hitta ett sätt att bryta ner de datasilos som växer fram inom en global organisation för att möjliggöra enklare samarbete mellan olika team, säkert och enkelt. Med Nutricia Research, som fokuserar på såväl tidiga liv som avancerad medicinsk nutrition, är behovet av att säkerställa efterlevnad och bygga och upprätthålla förtroende ännu mer akut.

Dries De Bont, Director for Processes and Organization på Early Life Nutrition R&D, säger: "Vi insåg att det var viktigt att tillhandahålla en plattform för tvärfunktionellt samarbete som möjliggör papperslöst arbete. Vi behövde ett system som skulle skydda vår immateriella egendom (IP), med robusta verifieringskedjor och validering av e-signaturer, så vi är glada över att arbeta i partnerskap med IDBS."

När beslutet väl var fattat om att införa ett affärssystem för att stödja forsknings- och utvecklingsanläggningarna genomförde Nutricia Research en robust urvalsprocess baserad på detaljerade krav från slutanvändare och intressenter. Under en tvådagars pilotperiod valdes IDBS ut för att arbeta med Nutricia Research.

Karin Van Boom, Head Nutricia Research Information Platform, säger: "Många faktorer bidrog till beslutet, bland annat programvarans användarvänlighet och dess förmåga att växa med våra behov i takt med att datamängderna växer, och framtida kapacitet var en viktig faktor. Dessutom var det tydligt att ytterligare arbetsflöden kunde skapas och att framtida integrationsmöjligheter fanns tillgängliga för oss."

Lösningen

Nutricia Research beslutade sig för att implementera E-WorkBook, lockade av flexibiliteten i en plattform som på ett holistiskt sätt kan stödja företagets forskningsaktiviteter. Genom att digitalisera arbetsflödena inom forskningen på detta sätt kan företaget minimera den totala ägandekostnaden genom att fokusera på en plattform i stället för att implementera punktlösningar för olika delar av arbetsflödet. Inom anläggningen i Utrecht var samarbete en viktig motivationsfaktor för att skapa den och med E-WorkBook kan forskarna innovera snabbare genom att ha tillgång till samma data vid samma tidpunkt och enkelt kunna dela och diskutera resultat.

Driftsättningsprocessen planerades utifrån IDBS driftsättningsstrategi. IDBS försåg Nutricia Research med en väl utformad och realistisk utrullningsplan. Kontinuerlig involvering av erfarna och kunniga IDBS-konsulter för att stödja superanvändare och IT var nyckeln till framgång för detta projekt och säkerställde en smidig övergång för forskare.

Driftsättningen gick snabbt tack vare noggrann planering och ett nära samarbete mellan Nutricia Researchs interna team och IDBS konsulter. Nutricia Research såg till att alla slutanvändare hade tillgång till utbildning och support under hela processen, och detta gäller även för frågor efter driftsättningen.

Karin Van Boom Head Nutricia Research Information Platform säger: "Eftersom programvaran är utvecklad av forskare förstår de våra behov och kan hantera eventuella frågor på ett effektivt sätt. Vi uppskattar verkligen att IDBS support hålls internt, vilket ger oss enkel tillgång till utvecklare om det behövs. Den professionella och vänliga attityden hos IDBS-konsulterna och supportteamet, i kombination med den lättanvända programvaran och de uppenbara effektivitetsvinsterna för forskarna, bidrog till en framgångsrik implementering. Genom att använda en särskild utbildningsmiljö kunde migreringen till en produktionsmiljö genomföras efter en två timmar lång utbildning för våra forskare."

Resultaten

Genom att ersätta pappersbaserade arbetsflöden har Nutricia Researchs användargrupp kunnat eliminera de risker som är förknippade med manuella datatranskriptionsfel, vilket har förbättrat datakvaliteten. I likhet med andra kunder har företaget konstaterat att det inte bara har blivit enklare att registrera experiment och förbättra datakvaliteten, utan att dess datalager har blivit rikare och djupare eftersom forskarna har funnit det enklare att lägga till data i systemet.

I takt med att information läggs till i E-WorkBook ökar det organisatoriska värdet. Fördelen med detta är inte bara att forskarna kan ägna mer tid åt innovativ forskning i stället för manuella processer, utan också att de får lättare tillgång till mer data - inklusive originaldata och slutresultatet av experimenten, vilket innebär minskad omarbetning och effektivare samarbete.

Att kunna inkludera rådata gör det lättare att kontrollera ett experiments reproducerbarhet och därmed säkerställa efterlevnad. Ytterligare fördelar inkluderar skapandet av ett kunskapsarv, vilket säkerställer att viktiga innovationer fångas och är tillgängliga, vilket gör det möjligt för Nutricia Research att lära av tidigare erfarenheter, vilket också hjälper till att introducera nya personer i organisationen.

Forskarna kan också lagra och hänvisa till ISO-certifieringsdokumentation i E-WorkBook, liksom till standardrutiner (SOP). Ytterligare tidsbesparingar gjordes i arbetsflödet för granskning och godkännande av experiment och skapande av rapporter.

Det övergripande resultatet är att E-WorkBook har blivit den självklara informationskällan för beslutsfattande, rapportering och samarbete, där alla intressenter har tillgång till viktig information.

Fördelarna

Dries De Bont Director for Processes and Organization for Early Life Nutrition R&D säger: "Vi ser redan synergier mellan avdelningarna med effektiv, standardiserad rapportgenerering och öppna kommunikationskanaler. Vi ser fram emot att fortsätta vårt partnerskap med IDBS, eftersom vi vet att deras programvara och IDBS-personal kan tillgodose våra behov i takt med att de växer."

Erwin Broekhuis Business Systems Analyst inom Nutricia Research säger: "Med E-WorkBook lagras all data i ett konsekvent format som gör det enkelt att dela och rapportera om, vilket säkerställer högkvalitativa resultat och efterlevnad av lagar och regler. Nu kan vi dela kritisk information och data i realtid mellan avdelningarna, vilket gör att vi kan anpassa vår process efter behov."

Implementeringen av E-WorkBook innebär att Nutricia Research kan utföra sina forskningsaktiviteter med hjälp av kvalitetsdata som enkelt kan verifieras och rapporteras. Implementeringen främjar också målet att göra anläggningen i Utrecht till en modell för forskningsexcellens och innovation genom att använda den senaste FoU-tekniken för företag för att ersätta föråldrat pappersbaserat arbete.