Global bioteknik

Viktiga punkter:

• Med pappersjournaler var tidigare experiment inte lätt sökbara med standardiserad formatering, vilket bidrog till en 25% dubblering av arbetstakten i hela laboratoriet
• Företaget ville öka datahantering effektivitet och göra resultaten sökbara
• Implementeringen av E-WorkBook har minskat tiden för manuell inmatning, insamling och sökning av data med upp till 75%

Utmaningen

Liksom många forsknings- och utvecklingsorganisationer (FoU) arbetade detta globala bioteknikföretag i en pappersbaserad miljö. Forskningsdata samlades in i Excel-dokument och skrevs ut och klistrades in i anteckningsböcker, vilket gjorde det svårt att veta var specifik information hade registrerats. Tidigare experiment var inte lätt sökbara med standardiserad formatering, vilket bidrog till en 25% dubblering av arbetsfrekvensen i hela laboratoriet.

Datarapporter skickades vanligtvis via e-post. Manuell inmatning, sökning och rapportering var tidskrävande och inkräktade på värdefull forskning. Dessutom började det bli kostsamt att förlita sig på mikrofilmskanning som en metod för att fånga och lagra IP.

Företaget ville effektivisera datahanteringen inom sin molekylärbiologiska division och göra resultaten sökbara genom att definiera ett gemensamt sätt att dokumentera experiment. Med planer på att starta en ny produktlinje tog företaget tillfället i akt att hitta en lösning som kunde automatisera datahanteringen.

Lösningen

Det globala bioteknikföretagets molekylärbiologidivision tittade på konkurrerande elektroniska laboratorieanteckningsböcker (ELN) för att hitta det bästa verktyget för jobbet. Företaget behövde en lösning som skulle göra det möjligt för forskarna att snabbt lagra data på ett säkert ställe, standardisera sättet att rapportera experiment och minska pappersberoendet i labbet.

Forskarna ombads att testa ett antal olika lösningar. De valde IDBS E-WorkBook för att förändra FoU-verksamheten. Användarvänligheten och ELN:s effektiva kalkylbladsteknik som är skräddarsydd för biologernas behov avgjorde valet.

E-WorkBook har visat sig minska tiden för att slutföra och rapportera studier. Användarna rapporterar förbättrad datakvalitet genom att minska antalet transkriptionsfel genom direkt datafångst och möjligheten att generera rapporter på några sekunder istället för veckor.

Efter sex månaders pilotprojekt med lösningen skapade det globala bioteknikföretaget specifika mallar för att effektivisera och standardisera datainmatningen. Efter denna inledande framgång rullades E-WorkBook ut till företagets molekylärbiologiska team med cirka 70 användare på två platser i Frankrike.

Resultaten

Resultatet av denna övergång från bärbara datorer till papperslösa labb har varit fenomenalt. Tiden för manuell datainmatning, datafångst och sökning har minskat med upp till 75%. Detta är en betydande tidsbesparing som ökar effektiviteten i laboratoriet och gör det möjligt för forskare att koncentrera sig på sitt värdefulla upptäcktsarbete i stället för att spendera timmar på att registrera och formatera data.

R&D Information Systems Programme Manager säger: "Vår tidigare metod för registrering av data och rapportering innebar att forskarna använde sig av anteckningsböcker och e-post. Genom att minska vårt pappersberoende och effektivisera vår datahantering har vi kunnat minska tiden för informationsinhämtning dramatiskt. Det är all tid som kan återföras till vår forskning."

Med all data samlad på ett säkert ställe minskar också dubbelarbetet avsevärt, eftersom kunskapsarkivet gör det möjligt för användarna att söka och hitta befintlig data snabbt och effektivt. Ett nytt fokus på att registrera resultat på detta sätt skyddar immateriella rättigheter och har också lett till en ökning av datakvaliteten och spårbarheten. Forskare är noga med att mata in korrekta resultat i ett standardformat, vilket gör det möjligt för andra användare att återkalla tidigare experimentdata med fullständig kontext kring hur experimentet genomfördes. Metadata om försöket, t.ex. mål, material som använts och förhållanden, registreras tillsammans med resultaten, vilket ger ytterligare insikter.

Den lättanvända E-WorkBook snabbar också upp rapporteringen. Användarna behöver inte längre skapa och skicka datarapporter via e-post. Den information de behöver kan hämtas ur systemet med en enkel knapptryckning och delas med relevanta parter på ett effektivt sätt.

Företaget har verkligen förändrat hanteringen av FoU-data och uppnått betydande effektiviseringar i verksamheten. Det är viktigt att notera att denna strömlinjeformade datahantering i sin tur ökar hastigheten till marknaden, vilket är ett måste på dagens konkurrensutsatta marknad.

Viktiga fördelar

Viktiga fördelar...

Att detta globala bioteknikföretag har sett i att skippa papper:

Upp till 75% kortare tid för inmatning och insamling av data
Minskat dubbelarbete
Snabbare marknadsintroduktion för forskning
Snabb rapportering och effektiv datahantering
Förbättrad datakvalitet och spårbarhet

Vad de sa

Programchefen för R&D Information Systems säger: "Den här förändringen var till en början opportunistisk. Vi ville kunna lagra resultat från våra instrument på ett mer effektivt sätt, eftersom våra pappersbaserade processer gjorde det svårt att dela med sig av experimentresultat. Vi såg att det var möjligt att utnyttja denna möjlighet för att helt ersätta pappersböckerna i våra laboratorier och bygga upp ett kunskapsarkiv för att standardisera vårt dataformat och framför allt göra det sökbart."