Global Biotech

Ključne točke:

• S papirnatimi zapisi preteklih poskusov ni bilo mogoče enostavno iskati s standardiziranim oblikovanjem, kar je prispevalo k 25% podvajanju stopnje dela v laboratoriju.
• Podjetje je želelo povečati upravljanje podatkov učinkovitost in možnost iskanja rezultatov.
• Z uvedbo E-WorkBook se je čas ročnega vnosa, zajemanja in iskanja podatkov skrajšal do 75%

Izziv

Tako kot mnoge organizacije za raziskave in razvoj je tudi to globalno biotehnološko podjetje delovalo v okolju, ki je temeljilo na papirju. Raziskovalni podatki so bili zajeti v Excelovih dokumentih ter natisnjeni in prilepljeni v zvezke, zato je bilo težko ugotoviti, kje so bile določene informacije zapisane. Preteklih poskusov ni bilo mogoče enostavno iskati s standardiziranim oblikovanjem, kar je prispevalo k 25% podvajanju stopnje dela v laboratoriju.

Poročila o podatkih so bila običajno poslana po elektronski pošti. Ročno vnašanje, iskanje in poročanje je bilo zamudno in je posegalo v dragocene raziskave. Poleg tega je postajala odvisnost od skeniranja mikrofilmov kot načina zajemanja in shranjevanja IP draga.

Podjetje je želelo povečati učinkovitost upravljanja podatkov v svojem oddelku za molekularno biologijo in omogočiti iskanje rezultatov z opredelitvijo skupnega načina dokumentiranja poskusov. Ker je podjetje načrtovalo uvedbo nove linije izdelkov, je izkoristilo priložnost in poiskalo rešitev, ki bi lahko avtomatizirala podatke.

Rešitev

Oddelek za molekularno biologijo globalnega biotehnološkega podjetja je preučil konkurenčne elektronske laboratorijske dnevnike (ELN), da bi našel najboljše orodje za to nalogo. Potrebovalo je rešitev, ki bi raziskovalcem omogočila hitro shranjevanje podatkov na enem varnem mestu, standardizirala način poročanja o poskusih in zmanjšala odvisnost od papirja v laboratoriju.

Znanstveniki so morali preizkusiti več različnih rešitev. Za preoblikovanje raziskovalnih in razvojnih dejavnosti so izbrali IDBS E-WorkBook. Enostavna uporaba in učinkovita tehnologija preglednic ELN, ki je prilagojena posebej potrebam biologov, sta odločili.

E-WorkBook dokazano skrajšuje čas dokončanja študij in poročanja o njih. Uporabniki poročajo o izboljšani kakovosti podatkov zaradi zmanjšanja napak pri prepisovanju z neposrednim zajemom podatkov in zmožnosti ustvarjanja poročil v nekaj sekundah namesto v tednih.

V šestmesečnem pilotnem preizkusu rešitve je svetovno biotehnološko podjetje ustvarilo posebne predloge za poenostavitev in standardizacijo vnosa podatkov. Po tem začetnem uspehu je bil E-WorkBook razširjen na vse ekipe molekularne biologije v podjetju, in sicer na približno 70 uporabnikov na dveh lokacijah v Franciji.

Rezultati

Rezultati tega prehoda z beležnic na laboratorij brez papirja so fenomenalni. Čas ročnega vnosa, zajemanja in iskanja podatkov se je skrajšal do 75%. To je pomemben prihranek časa, ki povečuje učinkovitost v laboratoriju in omogoča raziskovalcem, da se osredotočijo na svoje dragoceno delo pri odkrivanju, namesto da ure in ure porabijo za zapisovanje in oblikovanje podatkov.

Vodja programa informacijskih sistemov za raziskave in razvoj je dejal: "Pri prejšnjem načinu beleženja podatkov in poročanja so se raziskovalci zanašali na beležnice in elektronsko pošto. Zmanjšanje odvisnosti od papirja in racionalizacija upravljanja podatkov sta nam omogočila, da smo močno skrajšali čas zajema informacij. Ves ta čas lahko namenimo našim raziskavam."

Ker so vsi podatki na enem varnem mestu, se bistveno zmanjša tudi podvajanje dela, saj repozitorij znanja uporabnikom omogoča hitro in učinkovito iskanje in iskanje obstoječih podatkov. Nov poudarek na zapisovanju rezultatov na ta način ščiti intelektualno lastnino, povečala pa se je tudi kakovost in sledljivost podatkov. Raziskovalci skrbno vnašajo natančne rezultate v standardni obliki, kar drugim uporabnikom omogoča, da prikličejo podatke o prejšnjih poskusih s celotnim kontekstom o tem, kako je bil poskus izveden. Metapodatki poskusa, kot so cilji, uporabljeni materiali in pogoji, so zabeleženi skupaj z rezultati, kar dodaja dodaten vpogled.

Enostavna uporaba E-WorkBook tudi pospešuje poročanje. Uporabnikom ni več treba sestavljati poročil o podatkih in jih pošiljati po elektronski pošti. Informacije, ki jih potrebujejo, lahko s klikom na gumb prikličejo iz sistema in jih učinkovito posredujejo ustreznim strankam.

Podjetje je resnično preoblikovalo upravljanje podatkov o raziskavah in razvoju ter doseglo znatno operativno učinkovitost. Pomembno je, da ta racionaliziran pristop k podatkom povečuje hitrost prodora na trg, kar je na današnjem konkurenčnem trgu nujno.

Ključne prednosti

Glavne prednosti...

To globalno biotehnološko podjetje se je odločilo za opustitev papirja:

Do 75% skrajšanje časa za vnos in zajem podatkov
Zmanjšanje podvajanja dela
Hitrejši prihod raziskav na trg
Hitro poročanje in učinkovito upravljanje podatkov
Izboljšana kakovost podatkov in sledljivost

Kaj so rekli

Vodja programa informacijskih sistemov za raziskave in razvoj je dejal: "Ta poteza je bila sprva oportunistična. Želeli smo, da bi lahko učinkoviteje shranjevali rezultate naših instrumentov, saj smo zaradi postopkov, ki so temeljili na papirju, težko delili rezultate poskusov. Opazili smo, da bi lahko to priložnost izkoristili za popolno zamenjavo papirnatih zvezkov v naših laboratorijih in izgradnjo repozitorija znanja, ki bi standardiziral obliko naših podatkov in, kar je pomembno, omogočil njihovo iskanje."