Nutricia

Puncte cheie:

• Utilizarea jurnalelor pe hârtie a îngreunat accesul la datele istorice și partajarea acestora, existând riscul duplicării experimentelor și al periclitării PI
• Nutricia trebuia să optimizeze sinergia și eficiența între departamente
• E-WorkBook a eliminat riscurile asociate cu erorile de transcriere manuală a datelor, îmbunătățind astfel calitatea datelor sale, precum și comunicarea

Provocarea

Karin Van Boom Head Nutricia Research Information Platform a declarat: "Lucrăm într-un mediu de cercetare complex, având de-a face cu seturi de date tot mai mari și mai diverse. Utilizarea revistelor pe hârtie ne-a pus în fața provocării de a accesa și de a partaja date istorice, existând riscul de a duplica experimentele și de a ne pune în pericol proprietatea intelectuală. Trebuia să optimizăm sinergia și eficiența între departamentele noastre, dar am recunoscut că aceasta va fi o provocare din cauza diferitelor moduri de lucru și de comunicare ale cercetătorilor noștri."

În plus, Nutricia Research trebuia să găsească o modalitate de a sparge silozurile de date care apar în cadrul oricărei organizații globale pentru a permite o colaborare mai ușoară între diferite echipe, în siguranță și simplu. În cazul Nutricia Research, care se concentrează pe nutriția medicală timpurie și avansată, nevoia de a asigura conformitatea și de a construi și menține încrederea este și mai acută.

Dries De Bont Director pentru Procese și Organizare pentru Early Life Nutrition R&D a declarat: "Am recunoscut că este esențial să oferim o platformă pentru colaborarea interfuncțională care să adopte lucrul fără hârtie. Aveam nevoie de un sistem care să ne protejeze proprietatea intelectuală (IP), cu piste de audit robuste și validarea semnăturii electronice, așa că suntem încântați să lucrăm în parteneriat cu IDBS."

Odată ce a fost luată decizia de a implementa un sistem de întreprindere pentru a sprijini instalațiile de cercetare și dezvoltare, Nutricia Research a întreprins un proces de selecție robust, bazat pe cerințele detaliate ale utilizatorului final și ale părților interesate. În timpul unui proiect pilot de două zile, IDBS a fost selectat pentru a lucra cu Nutricia Research.

Karin Van Boom Head Nutricia Research Information Platform a declarat: "Mai mulți factori au contribuit la decizie, inclusiv ușurința în utilizare a software-ului și capacitatea acestuia de a crește odată cu nevoile noastre, pe măsură ce seturile de date cresc, capacitatea viitoare a fost un considerent cheie. În plus, a fost clar că pot fi create fluxuri de lucru suplimentare și că avem la dispoziție posibilități de integrare viitoare."

Soluția

Nutricia Research a decis să implementeze E-WorkBook, atrasă de flexibilitatea unei platforme care poate sprijini holistic activitățile de cercetare ale companiei. Digitalizarea fluxurilor de lucru de cercetare în acest fel înseamnă că societatea poate minimiza costul total de proprietate, concentrându-se pe o singură platformă, mai degrabă decât să implementeze soluții punctuale pentru diferite părți ale fluxului de lucru. În cadrul unității din Utrecht, colaborarea a fost un factor motivant cheie pentru crearea acesteia, iar cu E-WorkBook, oamenii de știință pot inova mai rapid, având acces la aceleași date în același timp și putând să partajeze și să discute rezultatele cu ușurință.

Procesul de implementare a fost planificat pe baza strategiei de implementare a IDBS. IDBS a furnizat Nutricia Research un plan de implementare bine conceput și realist. Implicarea continuă a consultanților IDBS cu experiență și cunoștințe pentru a sprijini superutilizatorii și IT a fost esențială pentru succesul acestui proiect și a asigurat o tranziție fără probleme pentru cercetători.

Implementarea a fost rapidă datorită planificării diligente și a unei relații de lucru strânse între echipa internă a Nutricia Research și consultanții IDBS. Adoptarea de către utilizatori a fost esențială pe parcursul întregului proces, Nutricia Research s-a asigurat că toți utilizatorii finali au avut acces la instruire și asistență pe parcursul procesului, iar acest lucru este în curs de desfășurare pentru întrebările ulterioare implementării.

Karin Van Boom Head Nutricia Research Information Platform spune: "Deoarece software-ul este conceput de oameni de știință, aceștia ne înțeleg nevoile și pot răspunde eficient la orice întrebări. Apreciem foarte mult faptul că suportul IDBS este intern, ceea ce ne permite să avem acces ușor la dezvoltatori, dacă este necesar. Atitudinea profesională și prietenoasă a consultanților IDBS și a echipei de asistență, combinată cu software-ul ușor de utilizat și cu creșterea evidentă a eficienței pentru cercetători, a contribuit la o implementare de succes. Prin utilizarea unui mediu de instruire dedicat, migrarea către un mediu de producție a fost realizabilă după o sesiune de instruire de două ore pentru cercetătorii noștri."

Rezultatele

Prin înlocuirea fluxurilor de lucru bazate pe hârtie, comunitatea de utilizatori Nutricia Research a reușit să elimine riscurile asociate cu erorile de transcriere manuală a datelor, îmbunătățind astfel calitatea datelor sale. Ca și în cazul altor clienți, compania a constatat nu numai că a devenit mai ușor să înregistreze experimentele și să îmbunătățească calitatea datelor, ci și că depozitele sale de date au devenit mai bogate și mai profunde, deoarece cercetătorii au găsit mai simplu să adauge date în sistem.

Pe măsură ce informațiile sunt adăugate la E-WorkBook, valoarea organizațională crește. Avantajul constă în faptul că, nu numai că oamenii de știință pot petrece mai mult timp cu cercetarea inovatoare decât cu procesele manuale, dar au și acces mai ușor la mai multe date - inclusiv la datele originale și la rezultatul final al experimentelor, ceea ce înseamnă o reluare redusă a lucrărilor și o colaborare mai eficientă.

Posibilitatea de a include date brute face mai ușoară verificarea reproductibilității unui experiment și, prin urmare, asigurarea conformității. Printre beneficiile suplimentare se numără crearea unei moșteniri a cunoștințelor, asigurându-se că inovația cheie este capturată și accesibilă, ceea ce permite Nutricia Research să învețe din experiențele trecute, ceea ce ajută și la integrarea noilor persoane în organizație.

Oamenii de știință pot, de asemenea, să stocheze și să consulte documentația de certificare ISO în cadrul E-WorkBook, precum și procedurile standard de operare (SOP). S-au realizat economii suplimentare de timp în ceea ce privește fluxul de revizuire și aprobare a experimentelor și crearea de rapoarte.

Rezultatul general este că E-WorkBook a devenit sursa principală de informații pentru luarea deciziilor, raportare și colaborare, toate părțile interesate având acces la informații cheie.

Beneficiile

Dries De Bont, director pentru procese și organizare la Early Life Nutrition R&D, spune: "Observăm deja sinergii între departamente, cu o generare eficientă și standardizată a rapoartelor și canale de comunicare deschise. Așteptăm cu nerăbdare să ne continuăm parteneriatul cu IDBS, pe măsură ce nevoile noastre cresc, știm că software-ul lor și oamenii IDBS pot răspunde nevoilor noastre."

Erwin Broekhuis Business Systems Analyst în cadrul Nutricia Research spune: "Cu E-WorkBook, toate datele sunt stocate într-un format consecvent, ceea ce facilitează partajarea și raportarea, asigurând rezultate de înaltă calitate și conformitatea cu reglementările. Acum putem partaja informații și date critice în timp real între departamente, ceea ce ne permite să ne adaptăm procesul în funcție de necesități."

Implementarea E-WorkBook înseamnă că Nutricia Research își poate desfășura activitățile de cercetare utilizând date de calitate care pot fi ușor verificate și raportate. De asemenea, implementarea urmărește obiectivul de a face din unitatea din Utrecht un model de excelență în cercetare și inovare, prin utilizarea celei mai recente tehnologii de cercetare și dezvoltare la nivel de întreprindere pentru a înlocui munca învechită pe bază de hârtie.