Chroń swoją organizację przed niepotrzebnymi wydatkami i skróć czas poświęcany na zarządzanie danymi dzięki tym wskazówkom dotyczącym utrzymania dokładności danych....
Wskazówka 1: Stwórz scentralizowaną bazę danych
Przechowuj i organizuj dane w jednym miejscu, aby były łatwo dostępne dla każdego, kto ich potrzebuje. W środowisku laboratoryjnym zapewnienie dostępu do wyników badań i eksperymentów pozwoli uniknąć niepotrzebnego i kosztownego powielania pracy.
Zapisuj wszystkie mierzalne wyniki badań w celach referencyjnych. Niezależnie od tego, czy jest to istotne dla pierwotnej hipotezy, czy nie, współpracownicy mogą być w stanie wykorzystać dane produktów ubocznych do innych celów. Elektroniczny notatnik laboratoryjny ułatwia pełne przechwytywanie danych.
Pisz notatki, aby ograniczyć liczbę błędów. W dzisiejszych czasach większość ludzi pisze na klawiaturze szybciej niż na maszynie i jest to łatwiejsze do odczytania niż pismo odręczne. Według badań, 1,5 miliona pacjentów w USA jest dotkniętych błędami w podawaniu leków wynikającymi z nieczytelnego pisma odręcznego.
Ustanowienie procedur określających, kto w organizacji ma uprawnienia do zmiany danych. Ograniczy to ryzyko nieprawidłowej edycji informacji i ochroni własność intelektualną firmy.
Upewnij się, że najnowsza wersja pliku jest łatwa do znalezienia, gdy dane są aktualizowane z wielu źródeł w różnym czasie - zwłaszcza gdy informacje muszą być dostępne w trakcie aktualizacji. Dzięki cyfrowej bazie danych opartej na chmurze aktualizacje odbywają się w czasie rzeczywistym.
Zdefiniuj ustrukturyzowany proces, którego pracownicy będą przestrzegać podczas wprowadzania danych. Ogólnofirmowy przewodnik wprowadzania danych i standardowe procedury operacyjne zapewnią spójność.
Ogranicz liczbę opcji w polu, aby ograniczyć potencjalne błędy i pomóc w standaryzacji informacji. W przypadku cyfrowego wprowadzania danych jest to tak proste, jak udostępnienie rozwijanej listy pól, z których tylko jedno jest dostępne do wyboru.
Usprawnij swoją bazę danych poprzez scalanie zduplikowanych plików. Zwykłe usuwanie duplikatów może prowadzić do przypadkowej utraty informacji. Cyfrowa baza danych umożliwia natychmiastową aktualizację danych do najnowszej wersji przy jednoczesnym śledzeniu zmian, eliminując niepotrzebne duplikaty rekordów.
Ustanowienie najlepszych praktyk w zakresie prowadzenia dokumentacji i wprowadzania danych jako integralnej części ról zawodowych pracowników. Jeśli wprowadzasz nowy system, taki jak ELN, zapewnij wiele szkoleń i bieżące wsparcie, aby zachęcić użytkowników do jego przyjęcia.
Regularnie przeprowadzaj proaktywne audyty danych, aby sprawdzić, jakie informacje należy poprawić i które obszary procesu wprowadzania danych wymagają poprawy. Włączenie audytów do zarządzania danymi pomoże złagodzić kwestie bezpieczeństwa i zgodności.