Firma chemiczna rezygnuje z papierowych notatników, aby poprawić jakość danych

Kluczowe punkty:

• W miarę rozwoju firmy praca w środowisku opartym na dokumentach papierowych powodowała, że dane znajdowały się w silosach
• Firma wybrała E-WorkBook do wydajnej i zorganizowanej obsługi danych, zwiększając współpracę, identyfikowalność i jakość danych
• Zespół przyspieszył obsługę danych eksperymentalnych

Wyzwanie

Spółka została założona w 2010 r. z misją tworzenia nowatorskich procesów produkcji paliw i chemikaliów z odpadów biomasy.

Firma przyspieszyła od początkowej fazy badań i rozwoju (R&D) do rozwoju procesów i badań pilotażowych. Od momentu powstania firma niemal potroiła liczbę swoich pracowników, odnotowując znaczny wzrost w branży biopaliw.

W miarę rozwoju firmy praca w środowisku papierowym stwarzała poważne wyzwania i ryzyko. Dane trafiały do silosów lub były zapisywane w oddzielnych arkuszach kalkulacyjnych Excel. Wymiana informacji między pięcioma różnymi zespołami firmy była szczególnie trudna i czasochłonna. Firma potrzebowała przystępnego cenowo narzędzia do wspierania swojej eksperymentalnej pracy.

"W miarę rozwoju firmy chcieliśmy być w stanie organizować nasze dane w systematyczny sposób i uczynić je bardziej identyfikowalnymi" - powiedział jeden z naukowców. "Zależało nam na znalezieniu pełnego, profesjonalnego pakietu, który umożliwiłby nam rozwój firmy i naszych prac badawczych".

Rozwiązanie

Po kompleksowym przeglądzie rynku, firma wybrała E-WorkBook, aby wesprzeć zespół około 20 pracowników w Holandii. Oferuje on ustrukturyzowaną platformę do przechowywania danych eksperymentalnych firmy, umożliwiając lepszą analizę trendów i raportowanie międzyeksperymentalne.

Naukowiec powiedział: "Chcieliśmy efektywnego sposobu organizacji i obsługi naszych danych. Po porównaniu kilku rozwiązań wybraliśmy E-WorkBook do elektronicznego zarządzania naszymi danymi badawczymi i ułatwienia współpracy w ramach firmy. Platforma jest niezwykle elastyczna i okazała się wygodniejsza i bardziej logiczna w użyciu niż inne rozwiązania dostępne na rynku. Pomaga nam w wyszukiwaniu danych i usprawnia przepływ informacji we wszystkich naszych projektach".

Instalacja została ukończona w ciągu zaledwie jednego tygodnia dzięki wcześniejszemu planowaniu ze strony IDBS i firmy. W ciągu czterech miesięcy od wdrożenia zespół był w pełni gotowy do korzystania z systemu. IDBS zapewnił dodatkowe szkolenia i ściśle współpracował z firmą w celu stworzenia odpowiednich szablonów, dostosowanych do ich preferencji w zakresie przechwytywania danych.

"Nasza ELN jest zorganizowana w oparciu o strukturę folderów, która jest powiązana z naszym planowaniem korporacyjnym, dzięki czemu możemy wyraźnie zobaczyć, jakie zadania musimy wykonać, aby osiągnąć nasze cele jako firma. Każdy z naszych pięciu zespołów projektowych ma w systemie miejsce na dodawanie swoich danych, umożliwiając naukowcom, badaczom i technikom przechowywanie wyników w jednym konkretnym miejscu", powiedział pracownik naukowy firmy.

Wyniki

Korzystając z E WorkBook, firma może zabezpieczyć chemiczne dane badawczo-rozwojowe bardziej efektywnie niż w przypadku poprzednich metod opartych na dokumentach papierowych. Wyszukiwanie danych z całej firmy zajmuje zaledwie kilka sekund za pomocą prostego zapytania.

"Największą zaletą ELN jest możliwość zorganizowania sposobu dokumentowania naszych eksperymentów. W przypadku papieru każdy badacz korzystał z indywidualnych notatników. Nie mieliśmy jednego złotego źródła danych. Teraz dzięki E-WorkBook mamy centralną bazę danych do przechwytywania i udostępniania naszych wyników. Zauważyliśmy również wzrost jakości wprowadzanych danych" - powiedział jeden z naukowców.

Pozbywając się papierowych notatników, zespół firmy przyspieszył obsługę danych eksperymentalnych i zapewnił, że wiedza jest przechwytywana i zabezpieczana w jednym miejscu. Użytkownicy mogą łatwo współpracować między działami. Naukowcy i badacze mogą szybko znaleźć dane, których potrzebują do przeglądu i raportowania eksperymentów.

Usprawnione przepływy pracy obejmują wbudowany proces zatwierdzania, który przyspiesza przegląd zarządzania. System oferuje również lepszą identyfikowalność wyników, które są teraz przechowywane w ustrukturyzowanym formacie.

Zespół jest w stanie dopasować unikalne identyfikatory próbek laboratoryjnych do pól wejściowych w ELN, aby w razie potrzeby można było prześledzić eksperymenty. Ponadto firma odnotowała wzrost jakości danych RESULTS, a użytkownicy lepiej dokumentują wyniki badań.

Naukowiec dodał: "Ludzie mają tendencję do dokładniejszego wprowadzania informacji, ponieważ wiedzą, że będą one widoczne dla innych członków zespołu. Dane są łatwiejsze do znalezienia i zaobserwowaliśmy znaczny wzrost jakości przechowywanych danych".

E-WorkBook okazał się popularny w firmie. Badacze i naukowcy są zadowoleni z posiadania danych w bardziej zorganizowanym formacie, dzięki czemu mogą dzielić się informacjami i skutecznie komunikować się między zespołami. Przejście na ELN, która będzie rozwijać się wraz z zespołem, było pozytywną zmianą dla użytkowników i sposobu, w jaki firma działa z laboratorium.