Global Biotech

Kluczowe punkty:

• W przypadku dokumentacji papierowej wcześniejsze eksperymenty nie były łatwe do przeszukiwania przy użyciu standardowego formatowania, co przyczyniało się do powielania 25% w całym laboratorium.
• Firma chciała zwiększyć zarządzanie danymi wydajność i możliwość przeszukiwania wyników
• Wdrożenie E-WorkBook skróciło czas ręcznego wprowadzania, przechwytywania i wyszukiwania danych nawet o 75%.

Wyzwanie

Podobnie jak wiele organizacji badawczo-rozwojowych (R&D), ta globalna firma biotechnologiczna działała w środowisku papierowym. Dane badawcze były rejestrowane w dokumentach Excel, a następnie drukowane i wklejane do notatników, co utrudniało ustalenie, gdzie konkretne informacje zostały zapisane. Wcześniejsze eksperymenty nie były łatwe do przeszukiwania przy użyciu standardowego formatowania, co przyczyniało się do powielania 25% pracy w całym laboratorium.

Raporty z danymi były zazwyczaj wysyłane pocztą elektroniczną. Ręczne wprowadzanie, wyszukiwanie i raportowanie było czasochłonne i utrudniało prowadzenie cennych badań. Ponadto, poleganie na skanowaniu mikrofilmów jako metodzie przechwytywania i przechowywania adresów IP stawało się kosztowne.

Firma chciała zwiększyć wydajność zarządzania danymi w swoim dziale biologii molekularnej i umożliwić przeszukiwanie wyników poprzez zdefiniowanie wspólnego sposobu dokumentowania eksperymentów. Mając w planach uruchomienie nowej linii produktów, firma skorzystała z okazji, aby znaleźć rozwiązanie, które mogłoby zautomatyzować jej dane.

Rozwiązanie

Dział biologii molekularnej globalnej firmy biotechnologicznej przeanalizował konkurencyjne elektroniczne notatniki laboratoryjne (ELN), aby znaleźć najlepsze narzędzie do tego zadania. Potrzebne było rozwiązanie, które umożliwiłoby naukowcom szybkie przechowywanie danych w jednym bezpiecznym miejscu, standaryzację sposobu raportowania eksperymentów i zmniejszenie zależności od papieru w laboratorium.

Naukowcy zostali poproszeni o przetestowanie wielu różnych rozwiązań. Wybrali E-WorkBook firmy IDBS, aby przekształcić operacje badawczo-rozwojowe. Łatwość użytkowania i wydajna technologia arkuszy kalkulacyjnych ELN dostosowana specjalnie do potrzeb biologów przypieczętowały transakcję.

E-WorkBook ma udokumentowane doświadczenie w skracaniu czasu realizacji badań i raportowania. Użytkownicy zgłaszają poprawę jakości danych poprzez zmniejszenie liczby błędów transkrypcji dzięki bezpośredniemu przechwytywaniu danych i możliwości generowania raportów w ciągu kilku sekund, a nie tygodni.

Sześciomiesięczny pilotaż rozwiązania pozwolił globalnej firmie biotechnologicznej na stworzenie specjalnych szablonów w celu usprawnienia i standaryzacji wprowadzania danych. Po tym początkowym sukcesie E-WorkBook został wdrożony w zespołach biologii molekularnej firmy dla około 70 użytkowników w dwóch lokalizacjach we Francji.

Wyniki

Rezultaty tego odejścia od notebooków na rzecz laboratorium bez papieru są fenomenalne. Czas ręcznego wprowadzania, przechwytywania i wyszukiwania danych został skrócony nawet o 75%. Jest to znaczna oszczędność czasu, która zwiększa wydajność w laboratorium i pozwala badaczom skoncentrować się na ich cennej pracy odkrywczej, zamiast spędzać godziny na rejestrowaniu i formatowaniu danych.

Kierownik Programu Systemów Informacyjnych R&D powiedział: "Nasza poprzednia metoda rejestrowania danych i raportowania polegała na korzystaniu przez badaczy z notatników i poczty elektronicznej. Odcięcie się od papieru i usprawnienie zarządzania danymi pozwoliło nam radykalnie skrócić czas pozyskiwania informacji. Cały ten czas możemy przeznaczyć z powrotem na nasze badania".

Dzięki temu, że wszystkie dane znajdują się w jednym bezpiecznym miejscu, powielanie pracy jest również znacznie ograniczone, ponieważ repozytorium wiedzy umożliwia użytkownikom szybkie i wydajne wyszukiwanie i znajdowanie istniejących danych. Nowy nacisk na rejestrowanie wyników w ten sposób chroni własność intelektualną, a także przyczynia się do wzrostu jakości i identyfikowalności danych. Naukowcy starają się wprowadzać dokładne wyniki w standardowym formacie, umożliwiając innym użytkownikom przywoływanie danych z poprzednich eksperymentów z pełnym kontekstem dotyczącym sposobu ich przeprowadzenia. Metadane eksperymentu, takie jak cele, użyte materiały i warunki, są rejestrowane wraz z wynikami, co zapewnia dodatkowy wgląd.

Łatwy w użyciu E-WorkBook przyspiesza również raportowanie. Użytkownicy nie muszą już tworzyć i wysyłać e-mailem raportów z danymi. Informacje, których potrzebują, można wywołać z systemu jednym kliknięciem przycisku i skutecznie udostępnić odpowiednim stronom.

Firma naprawdę przekształciła zarządzanie danymi badawczo-rozwojowymi i osiągnęła znaczną wydajność operacyjną. Co ważne, to usprawnione podejście do danych z kolei zwiększa szybkość wprowadzania produktów na rynek, co jest koniecznością na dzisiejszym konkurencyjnym rynku.

Kluczowe korzyści

Kluczowe korzyści...

Ta globalna firma biotechnologiczna przekonała się do porzucenia papieru:

Skrócenie czasu wprowadzania i przechwytywania danych do 75%
Ograniczenie powielania pracy
Szybsze wprowadzanie badań na rynek
Szybkie raportowanie i wydajne zarządzanie danymi
Lepsza jakość danych i identyfikowalność

Co powiedzieli

Menedżer programu badawczo-rozwojowego ds. systemów informatycznych powiedział: "To posunięcie było początkowo oportunistyczne. Chcieliśmy być w stanie przechowywać wyniki z naszych instrumentów w bardziej efektywny sposób, ponieważ nasze procesy oparte na papierze utrudniały udostępnianie wyników eksperymentów. Zauważyliśmy, że można wykorzystać tę okazję, aby całkowicie zastąpić papierowe notatniki w naszych laboratoriach i zbudować repozytorium wiedzy, aby ustandaryzować nasz format danych i, co ważne, umożliwić ich przeszukiwanie".