Chemisch bedrijf dumpt papieren notitieboeken om de kwaliteit van gegevens te verbeteren

Belangrijkste punten:

• Naarmate het bedrijf groter werd, zorgde het werken op papier ervoor dat gegevens in silo's terechtkwamen.
• Het bedrijf koos voor E-WorkBook om gegevens efficiënt en georganiseerd te verwerken, wat de samenwerking, traceerbaarheid en kwaliteit van gegevens ten goede komt.
• Het team heeft de verwerking van experimentele gegevens versneld

De uitdaging

Het bedrijf werd opgericht in 2010 met de missie om nieuwe processen te creëren voor de productie van brandstoffen en chemicaliën uit biomassa-afval.

Het bedrijf is in een stroomversnelling geraakt van een initiële onderzoeks- en ontwikkelingsfase (R&D) naar procesontwikkeling en pilotonderzoek. Het aantal werknemers is sinds de oprichting bijna verdrievoudigd, te midden van een aanzienlijke groei in de biobrandstoffenindustrie.

Naarmate het bedrijf groter werd, bracht het werken op papier grote uitdagingen en risico's met zich mee. Gegevens werden opgeslagen in silo's of in afzonderlijke Excel-spreadsheets. Het delen van informatie tussen de vijf verschillende teams van het bedrijf was bijzonder lastig en tijdrovend. Het bedrijf had een betaalbare tool nodig om het experimentele werk te ondersteunen.

"Naarmate we groeiden, wilden we onze gegevens op een systematische manier kunnen organiseren en beter traceerbaar maken," zegt een van de onderzoekers. "We waren op zoek naar een volledig, professioneel pakket waarmee we het bedrijf en ons onderzoekswerk vooruit konden helpen."

De oplossing

Na een uitgebreide beoordeling van de markt koos het bedrijf voor E-WorkBook om het team van ongeveer 20 medewerkers op de Nederlandse locatie te ondersteunen. Het biedt een gestructureerd platform voor het opslaan van de experimentele gegevens van het bedrijf, waardoor betere trendanalyses en cross-experimentele rapportages mogelijk zijn.

Een onderzoeker zei: "We wilden een efficiënte manier om onze gegevens te organiseren en te verwerken. Na het vergelijken van verschillende oplossingen, kozen we voor E-WorkBook om onze onderzoeksgegevens elektronisch te beheren en de samenwerking binnen het bedrijf te vergemakkelijken. Het platform is zeer flexibel en we vonden het handiger en logischer in gebruik dan andere oplossingen op de markt. Het helpt ons om onze gegevens doorzoekbaar te maken en de informatiestromen binnen al onze projecten te verbeteren."

De installatie werd in slechts één week voltooid dankzij de aanzienlijke planning vooraf van IDBS en het bedrijf. Binnen vier maanden na de installatie was het team volledig operationeel en in staat om het systeem te gebruiken. IDBS zorgde voor extra training en werkte nauw samen met het bedrijf om de juiste sjablonen te ontwikkelen, aangepast aan hun voorkeuren voor het vastleggen van gegevens.

"Ons ELN is georganiseerd met een mappenstructuur die aansluit op onze bedrijfsplanning, zodat we duidelijk kunnen zien welke taken we moeten uitvoeren om onze doelen als bedrijf te bereiken. Elk van onze vijf projectteams heeft ruimte in het systeem om hun gegevens toe te voegen, zodat wetenschappers, onderzoekers en technici resultaten op één specifieke locatie kunnen opslaan", aldus een onderzoekswetenschapper bij het bedrijf.

De resultaten

Met behulp van E WorkBook kan het bedrijf chemische R&D-gegevens efficiënter beveiligen dan met eerdere papieren methodes. Met een eenvoudige zoekopdracht kunnen gegevens uit het hele bedrijf binnen enkele seconden worden gevonden.

"Het grootste voordeel van het ELN is dat we kunnen organiseren hoe we onze experimenten documenteren. Met papier gebruikte elke onderzoeker zijn eigen notitieboekjes. We hadden niet één gouden gegevensbron. Nu met E-WorkBook hebben we een centrale database om onze resultaten vast te leggen en te delen. We hebben ook een toename gezien in de kwaliteit van de gegevensinvoer," aldus een onderzoekswetenschapper.

Het team van het bedrijf heeft de verwerking van experimentele gegevens versneld en ervoor gezorgd dat kennis op één plaats wordt vastgelegd en beveiligd. Gebruikers kunnen eenvoudig samenwerken tussen afdelingen. Wetenschappers en onderzoekers kunnen snel de gegevens vinden die ze nodig hebben om experimenten te beoordelen en te rapporteren.

Gestroomlijnde workflows omvatten een ingebouwd aftekenproces dat de beoordeling door het management versnelt. Het systeem biedt ook een betere traceerbaarheid van resultaten die nu in een gestructureerd formaat worden opgeslagen.

Het team kan unieke labmonster-ID's koppelen aan invoervelden in het ELN, zodat experimenten indien nodig kunnen worden getraceerd. Daarnaast heeft het bedrijf een toename gezien in de kwaliteit van RESULTATEN van gegevens, waarbij gebruikers onderzoeksbevindingen beter documenteren.

De onderzoekswetenschapper voegde hieraan toe: "Mensen zijn geneigd om informatie met meer zorg in te voeren omdat ze weten dat het zichtbaar is voor anderen in het team. Gegevens zijn makkelijker te vinden en we hebben een aanzienlijke toename gezien in de kwaliteit van de opgeslagen gegevens."

E-WorkBook is populair gebleken bij het bedrijf. Onderzoekers en wetenschappers zijn blij dat ze hun gegevens in een beter georganiseerd formaat hebben, zodat ze informatie kunnen delen en efficiënt kunnen communiceren met andere teams. De overstap naar een ELN dat meegroeit met het team is een positieve verandering geweest voor de gebruikers en de manier waarop het bedrijf vanuit het lab werkt.