Nutricia

Belangrijkste punten:

• Het gebruik van papieren tijdschriften bemoeilijkte de toegang tot en het delen van historische gegevens, waardoor het risico ontstond dat experimenten werden gedupliceerd en het IP-recht in gevaar kwam.
• Nutricia moest synergie en efficiëntie tussen afdelingen optimaliseren
• E-WorkBook elimineerde de risico's van handmatige transcriptiefouten en verbeterde zo de kwaliteit van de gegevens en de communicatie.

De uitdaging

Karin Van Boom Head Nutricia Research Information Platform zei: "We werken in een complexe onderzoeksomgeving en hebben te maken met steeds grotere en diverse datasets. Het gebruik van papieren tijdschriften stelde ons voor de uitdaging om toegang te krijgen tot historische gegevens en deze te delen, waarbij we het risico liepen dat we experimenten zouden dupliceren en mogelijk onze IP in gevaar zouden brengen. We moesten de synergie en efficiëntie tussen onze afdelingen optimaliseren, maar we wisten dat dit een uitdaging zou zijn vanwege de verschillende manieren waarop onze onderzoekers werken en communiceren."

Nutricia Research moest bovendien een manier vinden om de datasilo's te doorbreken die binnen elke wereldwijde organisatie ontstaan, zodat de samenwerking tussen verschillende teams eenvoudiger, veilig en eenvoudig wordt. Bij Nutricia Research, dat zich richt op zowel vroege als geavanceerde medische voeding, is de noodzaak om naleving te garanderen en vertrouwen op te bouwen en te behouden nog groter.

Dries De Bont Director for Processes and Organization for Early Life Nutrition R&D zei: "We zagen in dat het essentieel was om een platform te bieden voor cross-functionele samenwerking dat papierloos werken omarmt. We hadden een systeem nodig dat ons intellectueel eigendom (IP) zou beschermen, met robuuste audit trails en validatie van e-handtekeningen, dus we zijn verheugd om samen te werken met IDBS."

Zodra de beslissing was genomen om een bedrijfssysteem te implementeren ter ondersteuning van de onderzoeks- en ontwikkelingsfaciliteiten, ondernam Nutricia Research een robuust selectieproces op basis van gedetailleerde eisen van eindgebruikers en belanghebbenden. Tijdens een tweedaagse pilot werd IDBS geselecteerd om met Nutricia Research samen te werken.

Karin Van Boom Head Nutricia Research Information Platform zei: "Veel factoren hebben bijgedragen aan de beslissing, waaronder de gebruiksvriendelijkheid van de software en de mogelijkheid om mee te groeien met onze behoeften als datasets groeien, toekomstige capaciteit was een belangrijke overweging. Daarnaast was het duidelijk dat we nog meer workflows konden creëren en toekomstige integratiemogelijkheden tot onze beschikking hadden."

De oplossing

Nutricia Research besloot E-WorkBook te implementeren, aangetrokken door de flexibiliteit van een platform dat de onderzoeksactiviteiten van het bedrijf holistisch kan ondersteunen. Door de onderzoeksworkflows op deze manier te digitaliseren, kan het bedrijf de totale eigendomskosten minimaliseren door zich te richten op één platform in plaats van op het implementeren van specifieke oplossingen voor verschillende onderdelen van de workflow. Binnen de vestiging in Utrecht was samenwerking een belangrijke motiverende factor voor de oprichting en met E-WorkBook kunnen wetenschappers sneller innoveren doordat ze op hetzelfde moment toegang hebben tot dezelfde gegevens en de resultaten gemakkelijk kunnen delen en bespreken.

Het implementatieproces werd gepland op basis van de implementatiestrategie van IDBS. IDBS voorzag Nutricia Research van een goed ontworpen en realistisch implementatieplan. De voortdurende betrokkenheid van ervaren en deskundige IDBS-consultants voor de ondersteuning van supergebruikers en IT was de sleutel tot het succes van dit project en zorgde voor een soepele overgang voor onderzoekers.

De implementatie verliep snel dankzij een zorgvuldige planning en een nauwe samenwerking tussen het interne team van Nutricia Research en de consultants van IDBS. Nutricia Research zorgde ervoor dat alle eindgebruikers tijdens het hele proces toegang hadden tot training en ondersteuning en dit ook na de implementatie.

Karin Van Boom Head Nutricia Research Information Platform zegt: "Omdat de software is ontworpen door wetenschappers, begrijpen zij onze behoeften en kunnen ze efficiënt omgaan met vragen. We waarderen het zeer dat de IDBS ondersteuning intern wordt gehouden, waardoor we gemakkelijk toegang hebben tot ontwikkelaars als dat nodig is. De professionele en vriendelijke houding van de IDBS consultants en het Support Team, gecombineerd met de gebruiksvriendelijke software en de duidelijke efficiëntiewinst voor de onderzoekers hebben bijgedragen aan een succesvolle implementatie. Door het gebruik van een speciale trainingsomgeving was migratie naar een productieomgeving haalbaar na een trainingssessie van twee uur voor onze onderzoekers."

De resultaten

Door papieren workflows te vervangen, heeft de gebruikersgemeenschap van Nutricia Research de risico's van handmatige gegevenstranscriptiefouten kunnen elimineren, waardoor de kwaliteit van de gegevens is verbeterd. Net als bij andere klanten heeft het bedrijf gemerkt dat het niet alleen eenvoudiger is geworden om experimenten vast te leggen en de gegevenskwaliteit te verbeteren, maar dat ook de gegevensopslag rijker en dieper is geworden omdat onderzoekers het eenvoudiger hebben gevonden om gegevens aan het systeem toe te voegen.

Naarmate er meer informatie aan E-WorkBook wordt toegevoegd, neemt de waarde voor de organisatie toe. Het voordeel hiervan is dat wetenschappers niet alleen meer tijd kunnen besteden aan innovatief onderzoek in plaats van aan handmatige processen, maar ook gemakkelijker toegang hebben tot meer gegevens - inclusief de oorspronkelijke gegevens en het uiteindelijke resultaat van experimenten, wat leidt tot minder dubbel werk en effectievere samenwerking.

De mogelijkheid om ruwe data op te nemen maakt het eenvoudiger om de reproduceerbaarheid van een experiment te controleren en dus om naleving te garanderen. Bijkomende voordelen zijn de creatie van een kenniserfenis, die ervoor zorgt dat belangrijke innovaties worden vastgelegd en toegankelijk zijn, waardoor Nutricia Research kan leren van ervaringen uit het verleden.

Wetenschappers kunnen ook documentatie over ISO-certificering en standaard werkprocedures (SOP's) opslaan en raadplegen in E-WorkBook. Er werd nog meer tijd bespaard op de beoordelings- en goedkeuringsworkflow van experimenten en het maken van rapporten.

Het algemene resultaat is dat E-WorkBook de informatiebron bij uitstek is geworden voor besluitvorming, rapportage en samenwerking, waarbij alle belanghebbenden toegang hebben tot belangrijke informatie.

De voordelen

Dries De Bont Directeur voor Processen en Organisatie voor Early Life Nutrition R&D zegt: "We zien nu al synergieën tussen de afdelingen met efficiënte, gestandaardiseerde rapportgeneratie en open communicatiekanalen. We kijken ernaar uit om onze samenwerking met IDBS voort te zetten, want als onze behoeften groeien, weten we dat hun software en de mensen van IDBS op onze behoeften kunnen inspelen."

Erwin Broekhuis Business Systems Analyst binnen Nutricia Research zegt: "Met E-WorkBook worden alle gegevens in een consistent formaat opgeslagen, waardoor ze gemakkelijk kunnen worden gedeeld en gerapporteerd, wat zorgt voor resultaten van hoge kwaliteit en naleving van de regelgeving. Nu kunnen we kritieke informatie en gegevens in real-time delen tussen afdelingen, waardoor we ons proces kunnen aanpassen als dat nodig is."

De inzet van E-WorkBook betekent dat Nutricia Research haar onderzoeksactiviteiten kan uitvoeren met behulp van kwaliteitsgegevens die eenvoudig kunnen worden geverifieerd en gerapporteerd. De inzet draagt ook bij aan het doel om van de vestiging in Utrecht een model voor uitmuntend onderzoek en innovatie te maken door gebruik te maken van de nieuwste R&D-technologie ter vervanging van verouderd werken op papier.