Wereldwijde biotech

Belangrijkste punten:

• Met papieren dossiers waren experimenten uit het verleden niet gemakkelijk doorzoekbaar met een gestandaardiseerde opmaak, wat bijdroeg aan een 25% duplicatie van werksnelheid in het lab.
• Het bedrijf wilde gegevensbeheer efficiëntie en de resultaten doorzoekbaar maken
• Door de implementatie van E-WorkBook is de handmatige invoer, vastlegging en opzoeking van gegevens tot 75% verminderd.

De uitdaging

Zoals veel onderzoeks- en ontwikkelingsorganisaties (R&D) opereerde dit wereldwijde biotechnologiebedrijf in een papieren omgeving. Onderzoeksgegevens werden vastgelegd in Excel-documenten en afgedrukt en geplakt in notitieblokken, waardoor het moeilijk was om te weten waar specifieke informatie was vastgelegd. Eerdere experimenten waren niet gemakkelijk doorzoekbaar met een gestandaardiseerde opmaak, wat bijdroeg aan een 25% dubbele werksnelheid in het lab.

Datarapporten werden meestal per e-mail verstuurd. Handmatig invoeren, zoeken en rapporteren was tijdrovend en kostte kostbaar onderzoek. Bovendien werd het duur om te vertrouwen op het scannen van microfilms als methode om IP vast te leggen en op te slaan.

Het bedrijf wilde de efficiëntie van het gegevensbeheer in de divisie moleculaire biologie vergroten en de resultaten doorzoekbaar maken door een gemeenschappelijke manier te definiëren voor het documenteren van experimenten. Met plannen om een nieuwe productlijn te starten, greep het bedrijf de kans om een oplossing te vinden die zijn gegevens kon automatiseren.

De oplossing

De afdeling moleculaire biologie van het internationale biotechbedrijf bekeek concurrerende elektronische laboratoriumnotitieboeken (ELN's) om het beste hulpmiddel voor de taak te vinden. Het had een oplossing nodig waarmee zijn onderzoekers gegevens snel op één veilige plaats konden opslaan, de manier waarop experimenten werden gerapporteerd konden standaardiseren en de afhankelijkheid van papier in het lab konden verminderen.

Wetenschappers werden gevraagd om een aantal verschillende oplossingen uit te proberen. Ze kozen voor E-WorkBook van IDBS om hun R&D activiteiten te transformeren. Het gebruiksgemak en de efficiënte spreadsheettechnologie van ELN, die specifiek is afgestemd op de behoeften van biologen, waren de doorslaggevende factoren.

E-WorkBook heeft een bewezen staat van dienst als het gaat om het verkorten van de doorlooptijden en rapportagetijden van onderzoeken. Gebruikers melden een verbeterde gegevenskwaliteit door het verminderen van transcriptiefouten door directe gegevensvastlegging en de mogelijkheid om rapporten te genereren in seconden in plaats van weken.

Tijdens een zes maanden durende pilot met de oplossing creëerde het wereldwijd opererende biotechbedrijf specifieke sjablonen om de gegevensinvoer te stroomlijnen en te standaardiseren. Na dit eerste succes werd E-WorkBook uitgerold in de moleculaire biologieteams van het bedrijf naar ongeveer 70 gebruikers op twee locaties in Frankrijk.

De resultaten

De resultaten van deze overstap van notebooks naar het papierloze lab zijn fenomenaal. De tijd die nodig is voor het handmatig invoeren, vastleggen en doorzoeken van gegevens is met 75% verminderd. Dit is een aanzienlijke tijdsbesparing die de efficiëntie in het lab verhoogt en onderzoekers in staat stelt zich te concentreren op hun waardevolle onderzoekswerk in plaats van uren te besteden aan het registreren en formatteren van gegevens.

De programmamanager R&D Informatiesystemen zei: "Bij onze vorige methode om gegevens vast te leggen en te rapporteren vertrouwden onderzoekers op notitieblokken en e-mail. Door ons niet langer afhankelijk te maken van papier en ons gegevensbeheer te stroomlijnen, hebben we de tijd voor het vastleggen van informatie drastisch kunnen verkorten. Deze tijd kan weer in ons onderzoek worden gestoken."

Met alle gegevens op één veilige plek wordt dubbel werk ook aanzienlijk verminderd, omdat de kennisbank gebruikers in staat stelt om bestaande gegevens snel en efficiënt te doorzoeken en terug te vinden. Een nieuwe focus op het op deze manier vastleggen van resultaten beschermt IP en heeft ook geleid tot een toename in gegevenskwaliteit en traceerbaarheid. Onderzoekers letten erop dat ze nauwkeurige resultaten invoeren in een standaardformaat, zodat andere gebruikers eerdere experimentgegevens kunnen oproepen met volledige context over hoe dat experiment is uitgevoerd. Metagegevens over het experiment, zoals doelstellingen, gebruikte materialen en omstandigheden, worden naast de resultaten vastgelegd, wat extra inzicht geeft.

Het gebruiksvriendelijke E-WorkBook versnelt ook de rapportage. Gebruikers hoeven niet langer gegevensrapporten te maken en te e-mailen. De informatie die ze nodig hebben kan met één druk op de knop uit het systeem worden opgevraagd en efficiënt met relevante partijen worden gedeeld.

Het bedrijf heeft het beheer van R&D-gegevens echt getransformeerd en aanzienlijke operationele efficiëntie gerealiseerd. Belangrijk is dat deze gestroomlijnde aanpak van gegevens op zijn beurt de snelheid op de markt verhoogt, een must in de huidige concurrerende markt.

Belangrijkste voordelen

Belangrijkste voordelen...

Dat heeft dit wereldwijde biotechnologiebedrijf gezien in het dumpen van papier:

Tot 75% kortere tijd voor het invoeren en vastleggen van gegevens
Minder dubbel werk
Sneller naar de markt voor onderzoek
Snelle rapportage en efficiënt gegevensbeheer
Verbeterde gegevenskwaliteit en traceerbaarheid

Wat ze zeiden

De programmamanager R&D Informatiesystemen zei: "Deze stap was in eerste instantie opportunistisch. We wilden de resultaten van onze instrumenten op een efficiëntere manier kunnen opslaan, omdat onze papieren processen het moeilijk maakten om experimentele resultaten te delen. We merkten dat het mogelijk was om van deze gelegenheid gebruik te maken om de papieren notitieboeken in onze laboratoria volledig te vervangen en een kennisopslagplaats te bouwen om onze gegevensindeling te standaardiseren en, nog belangrijker, doorzoekbaar te maken."