Beskytt organisasjonen mot unødvendige utgifter og reduser tiden du bruker på datahåndtering med disse tipsene for å opprettholde datanøyaktigheten...
Tips 1: Opprett en sentralisert database
Lagre og organiser data på ett sted, slik at de er lett tilgjengelige for alle som trenger dem. I et laboratoriemiljø kan man unngå unødvendig og kostbart dobbeltarbeid ved å gi tilgang til resultatene av forskning og eksperimenter.
Noter alle målbare resultater fra forskningen som referanse. Uansett om de er relevante for den opprinnelige hypotesen eller ikke, kan kolleger kanskje bruke biproduktdata til andre formål. En elektronisk laboratoriebok gjør det enklere å registrere alle data.
Skriv notater på maskin for å redusere antall feil. I dag skriver de fleste faktisk raskere på maskin enn de skriver, og det er lettere å lese enn håndskrift. Ifølge en studie er 1,5 millioner pasienter i USA rammet av medisineringsfeil som følge av uleselig håndskrift.
Etabler rutiner for hvem i organisasjonen som har tillatelse til å endre data. Dette vil begrense sjansene for at informasjon redigeres feil, og beskytte bedriftens immaterielle rettigheter.
Sørg for at den nyeste versjonen av en fil er lett å finne når data oppdateres fra flere kilder på forskjellige tidspunkter - spesielt når informasjonen må være tilgjengelig mens en oppdatering pågår. Med en skybasert digital database skjer oppdateringer i sanntid.
Definer en strukturert prosess som de ansatte skal følge når de legger inn data. En veiledning for dataregistrering og standardprosedyrer for hele selskapet vil sikre konsistens.
Begrens antallet alternativer i et felt for å begrense potensielle feil og bidra til å standardisere informasjonen. Med digital dataregistrering er det så enkelt som å tilby en nedtrekksliste med felter, der bare ett er tilgjengelig for valg.
Effektiviser databasen din ved å slå sammen dupliserte filer. Hvis du bare sletter duplikater, kan det føre til utilsiktet tap av informasjon. En digital database gjør det mulig å oppdatere data til den nyeste versjonen umiddelbart, samtidig som den holder oversikt over endringer og eliminerer unødvendige duplikatposter.
Etabler beste praksis for journalføring og dataregistrering som en integrert del av de ansattes arbeidsoppgaver. Hvis du innfører et nytt system, for eksempel et ELN, må du sørge for god opplæring og løpende støtte for å oppmuntre brukerne til å ta det i bruk.
Utfør proaktive datarevisjoner med jevne mellomrom for å se hvilken informasjon som må rettes opp, og hvilke områder i dataregistreringsprosessen som må forbedres. Ved å integrere revisjoner i datahåndteringen kan du redusere sikkerhets- og samsvarsproblemer.