Kjemikalieselskap dropper papirbøker for å øke datakvaliteten

Nøkkelpunkter:

• Etter hvert som firmaet skalerte opp, førte arbeidet i et papirbasert miljø til at data ble samlet i siloer
• Selskapet valgte E-WorkBook for å håndtere data på en effektiv og organisert måte, noe som bidrar til økt samarbeid, sporbarhet og datakvalitet
• Teamet har fremskyndet håndteringen av eksperimentelle data

Utfordringen

Selskapet ble etablert i 2010 med mål om å skape nye prosesser for produksjon av drivstoff og kjemikalier fra biomasseavfall.

Firmaet har gått fra en innledende forsknings- og utviklingsfase (FoU) til prosessutvikling og pilotforskning. Det har nesten tredoblet antall ansatte siden oppstarten, midt i en periode med betydelig vekst i biodrivstoffindustrien.

Etter hvert som firmaet skalerte opp, oppstod det betydelige utfordringer og risikoer ved å jobbe i et papirbasert miljø. Data ble samlet i siloer eller lagret i separate Excel-regneark. Det var spesielt vanskelig og tidkrevende å dele informasjon på tvers av selskapets fem ulike team. Selskapet trengte et rimelig verktøy for å støtte det eksperimentelle arbeidet.

"Etter hvert som vi vokste, ønsket vi å kunne organisere dataene våre på en systematisk måte og gjøre dem mer sporbare", sier en av forskerne. "Vi var opptatt av å finne en komplett, profesjonell pakke som ville gjøre det mulig for oss å drive selskapet og forskningsarbeidet vårt fremover."

Løsningen

Etter en omfattende gjennomgang av markedet valgte selskapet E-WorkBook for å støtte teamet på rundt 20 ansatte i Nederland. Den tilbyr en strukturert plattform for lagring av selskapets eksperimentelle data, noe som muliggjør bedre trendanalyser og rapportering på tvers av eksperimenter.

En forsker sier: "Vi ønsket en effektiv måte å organisere og håndtere dataene våre på. Etter å ha sammenlignet flere løsninger valgte vi E-WorkBook for å håndtere forskningsdataene våre elektronisk og for å legge til rette for samarbeid i virksomheten. Plattformen er ekstremt fleksibel, og vi synes den er mer praktisk og logisk å bruke enn andre løsninger på markedet. Den hjelper oss med å gjøre dataene våre søkbare og forbedre informasjonsflyten på tvers av alle prosjektene våre."

Installasjonen ble fullført på bare én uke, takket være grundig planlegging på forhånd fra IDBS og selskapet. Fire måneder etter installasjonen var teamet helt oppe i farta og i stand til å bruke systemet. IDBS sørget for ytterligere opplæring og samarbeidet tett med selskapet for å lage passende maler som var skreddersydd til selskapets datafangstpreferanser.

"ELN er organisert med en mappestruktur som er knyttet til virksomhetsplanleggingen vår, slik at vi tydelig kan se hvilke oppgaver vi må utføre for å nå målene våre som selskap. Hvert av de fem prosjektteamene våre har plass i systemet til å legge til dataene sine, slik at forskere, forskere og teknikere kan lagre resultater på ett bestemt sted", sier en forsker i selskapet.

Resultatene

Ved hjelp av E WorkBook kan selskapet sikre kjemiske FoU-data på en mer effektiv måte enn med tidligere papirbaserte metoder. Det tar bare sekunder å finne data fra hele selskapet ved hjelp av en enkel spørring.

"Den største fordelen med ELN er at vi kan organisere hvordan vi dokumenterer eksperimentene våre. Med papir brukte hver forsker individuelle notatbøker. Vi hadde ikke én gyllen datakilde. Nå, med E-WorkBook, har vi en sentral database der vi kan registrere og dele resultatene våre. Vi har faktisk sett en økning i kvaliteten på datainngangen også", sier en forsker.

Ved å kvitte seg med papirbøker har selskapets team fremskyndet håndteringen av eksperimentelle data og sørget for at kunnskapen er samlet og sikret på ett sted. Brukerne kan enkelt samarbeide på tvers av avdelinger. Forskere kan raskt finne dataene de trenger når de skal gjennomgå og rapportere forsøk.

Strømlinjeformede arbeidsflyter inkluderer en innebygd godkjenningsprosess som gjør ledelsens gjennomgang raskere. Systemet gir også bedre sporbarhet av resultatene, som nå lagres i et strukturert format.

Teamet kan matche unike ID-er for laboratorieprøver med inndatafeltene i ELN, slik at eksperimenter kan spores tilbake hvis det er nødvendig. I tillegg har firmaet opplevd en økning i kvaliteten på dataresultatene, og brukerne dokumenterer forskningsresultatene bedre.

Forskeren legger til: "Folk er mer forsiktige med å legge inn informasjon fordi de vet at den vil være synlig for andre i teamet. Det er lettere å finne data, og vi har sett en betydelig økning i kvaliteten på dataene som lagres."

E-WorkBook har vist seg å være populært i selskapet. Forskere og forskere er glade for å ha dataene sine i et mer organisert format, slik at de kan dele informasjon og kommunisere på tvers av teamene på en effektiv måte. Å gå over til et ELN som kan vokse med teamet, har vært en positiv endring for brukerne og for måten selskapet jobber på fra laboratoriet.