Nutricia

Nøkkelpunkter:

• Bruk av papirtidsskrifter gjorde det vanskelig å få tilgang til og dele historiske data, med risiko for duplisering av eksperimenter og potensielt fare for immaterielle rettigheter.
• Nutricia hadde behov for å optimalisere synergier og effektivitet på tvers av avdelinger
• E-WorkBook eliminerte risikoen forbundet med manuelle datatranskripsjonsfeil, og forbedret dermed både datakvaliteten og kommunikasjonen

Utfordringen

Karin Van Boom, leder for Nutricia Research Information Platform, sier: "Vi arbeider i et komplekst forskningsmiljø med stadig større og mer varierte datasett. Ved å bruke papirtidsskrifter sto vi overfor utfordringen med å få tilgang til og dele historiske data, og vi risikerte å duplisere eksperimenter og potensielt sette IP-en vår i fare. Vi hadde behov for å optimalisere synergi og effektivitet på tvers av avdelingene våre, men vi innså at dette ville bli en utfordring på grunn av de ulike måtene forskerne våre jobber og kommuniserer på."

Nutricia Research trengte dessuten å finne en måte å bryte ned datasiloene som oppstår i enhver global organisasjon, slik at det ble enklere å samarbeide mellom ulike team på en sikker og enkel måte. Med Nutricia Research, som fokuserer på både tidlig i livet og avansert medisinsk ernæring, er behovet for å sikre samsvar og bygge og opprettholde tillit enda mer akutt.

Dries De Bont, direktør for prosesser og organisasjon i Early Life Nutrition R&D, sier: "Vi innså at det var viktig å ha en plattform for tverrfunksjonelt samarbeid som gjorde det mulig å jobbe papirløst. Vi trengte et system som kunne beskytte vår immaterielle eiendom (IP), med robuste revisjonsspor og e-signaturvalidering, så vi er glade for å kunne samarbeide med IDBS."

Da beslutningen om å ta i bruk et bedriftssystem for å støtte forsknings- og utviklingsfasilitetene var tatt, gjennomførte Nutricia Research en grundig utvelgelsesprosess basert på detaljerte krav fra sluttbrukere og interessenter. I løpet av en todagers pilot ble IDBS valgt ut til å samarbeide med Nutricia Research.

Karin Van Boom, leder for Nutricia Research Information Platform, sier: "Det var mange faktorer som bidro til beslutningen, blant annet programvarens brukervennlighet og dens evne til å vokse med behovene våre etter hvert som datasettene vokser, og fremtidig kapasitet var en viktig faktor. I tillegg var det tydelig at det var mulig å skape flere arbeidsflyter, og at vi hadde fremtidige integrasjonsmuligheter."

Løsningen

Nutricia Research bestemte seg for å implementere E-WorkBook, og ble tiltrukket av fleksibiliteten til en plattform som kan støtte selskapets forskningsaktiviteter på en helhetlig måte. Ved å digitalisere forskningsarbeidsflyten på denne måten kan selskapet minimere de totale eierkostnadene ved å fokusere på én plattform i stedet for å implementere punktløsninger for ulike deler av arbeidsflyten. Samarbeid var en viktig motivasjonsfaktor for etableringen av E-WorkBook, og med E-WorkBook kan forskerne innovere raskere ved at de har tilgang til de samme dataene samtidig og enkelt kan dele og diskutere resultater.

Utrullingsprosessen ble planlagt med utgangspunkt i IDBS' utrullingsstrategi. IDBS forsynte Nutricia Research med en godt utformet og realistisk utrullingsplan. Kontinuerlig involvering av erfarne og kunnskapsrike IDBS-konsulenter for å støtte superbrukere og IT var nøkkelen til prosjektets suksess og sikret en smidig overgang for forskerne.

Implementeringen gikk raskt takket være grundig planlegging og et tett samarbeid mellom Nutricia Researchs interne team og IDBS-konsulentene. Brukeradopsjon var nøkkelen under hele prosessen, og Nutricia Research sørget for at alle sluttbrukere hadde tilgang til opplæring og støtte gjennom hele prosessen, og dette gjelder også for spørsmål i etterkant av implementeringen.

Karin Van Boom, leder for Nutricia Research Information Platform, sier: "Siden programvaren er utviklet av forskere, forstår de våre behov og kan håndtere eventuelle spørsmål på en effektiv måte. Vi setter stor pris på at IDBS-supporten er intern, noe som gir oss enkel tilgang til utviklerne ved behov. Den profesjonelle og vennlige holdningen til IDBS-konsulentene og supportteamet, kombinert med den brukervennlige programvaren og de åpenbare effektivitetsgevinstene for forskerne, bidro til en vellykket utrulling. Ved hjelp av et dedikert opplæringsmiljø var det mulig å migrere til et produksjonsmiljø etter en to timer lang opplæringsøkt for forskerne våre."

Resultatene

Ved å erstatte papirbaserte arbeidsflyter har Nutricia Research-brukerfellesskapet kunnet eliminere risikoen forbundet med manuelle datatranskripsjonsfeil, noe som har forbedret datakvaliteten. I likhet med andre kunder har selskapet erfart at det ikke bare har blitt enklere å registrere eksperimenter og forbedre datakvaliteten, men at datalagrene har blitt rikere og dypere ettersom forskerne har funnet det enklere å legge til data i systemet.

Etter hvert som informasjon legges til i E-WorkBook, øker den organisatoriske verdien. Fordelen med dette er ikke bare at forskerne kan bruke mer tid på innovativ forskning i stedet for manuelle prosesser, men også at de får lettere tilgang til flere data - inkludert originaldata og det endelige resultatet av eksperimentene, noe som betyr mindre omarbeiding og mer effektivt samarbeid.

Å kunne inkludere rådata gjør det enklere å kontrollere reproduserbarheten til et eksperiment og dermed sikre samsvar. Andre fordeler er at det skapes en kunnskapsarv som sikrer at viktige innovasjoner blir fanget opp og gjort tilgjengelige, slik at Nutricia Research kan lære av tidligere erfaringer, noe som også gjør det enklere å få nye medarbeidere inn i organisasjonen.

Forskerne kan også lagre og referere til ISO-sertifiseringsdokumentasjon i E-WorkBook, i tillegg til standard operasjonsprosedyrer (SOP-er). Ytterligere tidsbesparelser ble oppnådd i forbindelse med gjennomgang og godkjenning av eksperimenter og oppretting av rapporter.

Det samlede resultatet er at E-WorkBook har blitt den viktigste informasjonskilden for beslutningstaking, rapportering og samarbeid, og at alle interessenter har tilgang til nøkkelinformasjon.

Fordelene

Dries De Bont, direktør for prosesser og organisasjon i Early Life Nutrition R&D, sier: "Vi ser allerede synergieffekter på tvers av avdelingene med effektiv, standardisert rapportgenerering og åpne kommunikasjonskanaler. Vi ser frem til å fortsette samarbeidet med IDBS, for vi vet at programvaren deres og IDBS-folkene kan dekke behovene våre etter hvert som behovene våre vokser."

Erwin Broekhuis, Business Systems Analyst i Nutricia Research, sier: "Med E-WorkBook lagres alle data i et konsistent format som gjør det enkelt å dele og rapportere på, noe som sikrer resultater av høy kvalitet og overholdelse av regelverket. Nå kan vi dele kritisk informasjon og data i sanntid mellom avdelingene, slik at vi kan tilpasse prosessen vår etter behov."

Implementeringen av E-WorkBook betyr at Nutricia Research kan utføre sine forskningsaktiviteter ved hjelp av kvalitetsdata som enkelt kan verifiseres og rapporteres. Implementeringen fremmer også målet om å gjøre anlegget i Utrecht til et forbilde for fremragende forskning og innovasjon ved å bruke den nyeste FoU-teknologien for å erstatte utdatert papirbasert arbeid.