Global bioteknologi

Nøkkelpunkter:

• Med papirjournaler var tidligere eksperimenter ikke lett søkbare med standardisert formatering, noe som bidro til 25% duplisering av arbeidsfrekvensen på tvers av laboratoriet
• Selskapet ønsket å øke datahåndtering effektivitet og gjør resultatene søkbare
• Implementeringen av E-WorkBook har redusert den manuelle datainngangen, datafangsten og søketiden med opptil 75%

Utfordringen

I likhet med mange andre forsknings- og utviklingsorganisasjoner drev dette globale bioteknologiselskapet sin virksomhet i et papirbasert miljø. Forskningsdata ble registrert i Excel-dokumenter og skrevet ut og limt inn i notatbøker, noe som gjorde det vanskelig å vite hvor spesifikk informasjon var registrert. Tidligere eksperimenter var ikke lett søkbare med standardisert formatering, noe som bidro til 25% duplisering av arbeidsfrekvensen på tvers av laboratoriet.

Datarapporter ble vanligvis sendt via e-post. Manuell inntasting, søk og rapportering var tidkrevende og gikk ut over verdifull forskning. I tillegg begynte det å bli kostbart å bruke mikrofilmskanning som metode for å fange opp og lagre IP.

Selskapet ønsket å effektivisere datahåndteringen i molekylærbiologidivisjonen og gjøre resultatene søkbare ved å definere en felles måte å dokumentere eksperimenter på. Med planer om å starte en ny produktlinje benyttet selskapet anledningen til å finne en løsning som kunne automatisere dataene.

Løsningen

Det globale bioteknologiselskapets molekylærbiologidivisjon undersøkte konkurrerende elektroniske laboratorienotatbøker (ELN) for å finne det beste verktøyet for jobben. De trengte en løsning som ville gjøre det mulig for forskerne å lagre data raskt og sikkert på ett sted, standardisere rapporteringen av eksperimenter og redusere bruken av papir i laboratoriet.

Forskerne ble bedt om å prøve ut en rekke ulike løsninger. De valgte IDBS' E-WorkBook for å transformere FoU-virksomheten. Brukervennligheten og ELNs effektive regnearkteknologi, som er skreddersydd spesielt for biologenes behov, avgjorde valget.

E-WorkBook har vist seg å redusere tiden det tar å fullføre og rapportere studier. Brukerne rapporterer om forbedret datakvalitet ved at transkripsjonsfeil reduseres gjennom direkte datafangst og muligheten til å generere rapporter på sekunder i stedet for uker.

I løpet av en seks måneder lang pilotperiode opprettet det globale bioteknologiselskapet spesifikke maler for å effektivisere og standardisere datainngangen. Etter denne første suksessen ble E-WorkBook rullet ut til selskapets molekylærbiologiske team med rundt 70 brukere fordelt på to avdelinger i Frankrike.

Resultatene

Resultatet av overgangen fra bærbare PC-er til papirløs lab har vært fenomenalt. Manuell datainnlegging, datafangst og søketid har blitt redusert med opptil 75%. Dette er en betydelig tidsbesparelse som øker effektiviteten i laboratoriet og gjør det mulig for forskerne å konsentrere seg om det verdifulle forskningsarbeidet i stedet for å bruke timevis på å registrere og formatere data.

"Tidligere brukte forskerne notatbøker og e-post for å registrere data og rapportere," sier programlederen for FoU-informasjonssystemer. Ved å kutte ut papirbruken og effektivisere datahåndteringen har vi kunnet redusere tiden vi bruker på informasjonsinnhenting dramatisk. All denne tiden kan vi bruke på forskningen vår."

Med alle data samlet på ett sikkert sted reduseres også dobbeltarbeid betydelig, ettersom kunnskapsarkivet gjør det mulig for brukerne å søke og finne eksisterende data raskt og effektivt. Det nye fokuset på å registrere resultater på denne måten beskytter immaterielle rettigheter og har også ført til økt datakvalitet og sporbarhet. Forskere er nøye med å legge inn nøyaktige resultater i et standardformat, slik at andre brukere kan hente frem tidligere eksperimentdata med full kontekst rundt hvordan eksperimentet ble utført. Metadata om eksperimentet, som mål, materialer og betingelser, registreres sammen med resultatene, noe som gir ytterligere innsikt.

Den brukervennlige E-WorkBook gjør også rapporteringen raskere. Brukerne trenger ikke lenger å lage og sende datarapporter via e-post. Informasjonen de trenger, kan hentes ut av systemet ved å klikke på en knapp og deles med relevante parter på en effektiv måte.

Selskapet har virkelig forvandlet håndteringen av FoU-data og oppnådd betydelig effektivisering av driften. Denne strømlinjeformede tilnærmingen til data har i sin tur ført til raskere markedsintroduksjon, noe som er et must i dagens konkurranseutsatte marked.

Viktige fordeler

Viktige fordeler

Det har dette globale bioteknologiselskapet sett ved å droppe papir:

Opptil 75% reduksjon i tiden det tar å legge inn og samle inn data
Redusert dobbeltarbeid
Raskere vei til markedet for forskning
Rask rapportering og effektiv datahåndtering
Forbedret datakvalitet og sporbarhet

Hva de sa

Programlederen for FoU-informasjonssystemer sier: "Dette var i utgangspunktet et opportunistisk trekk. Vi ønsket å kunne lagre resultatene fra instrumentene våre på en mer effektiv måte, ettersom de papirbaserte prosessene våre gjorde det vanskelig å dele forsøksresultater. Vi så at det var mulig å bruke denne muligheten til å erstatte papirbøkene i laboratoriene våre helt og holdent og bygge opp et kunnskapsregister for å standardisere dataformatet vårt og, enda viktigere, gjøre det søkbart."