効率的な知識移転のための15のヒント

チップシート

STEM(科学、技術、工学、数学)分野のスキル不足が指摘されています。当社のヒント・シートでは、知識を保持する方法を探っています。

STEM(科学、技術、工学、数学)分野の技能が不足している。調査によると、2019年には90%の企業がSTEMの専門家や技術者の雇用に苦戦している。このギャップを埋めるには、さらに17万人以上の熟練労働者が必要だ。採用、臨時職、追加研修により、英国の業界は毎年15億ポンド以上のコストをかけている。つまり、業界を定義する人材不足がすぐそこまで来ており、事態は暗澹たるものになりつつある。毎日1万人のベビーブーマーが定年を迎えており、彼らが退職すると、スキルを継承する人がいなくなる。

しかし、研究開発・科学研究部門全体を見限る前に、解決策はある。現在のプロセスや技術を見直し、改善することで、知識をある世代から次の世代に伝えることができるだけでなく、構造化し、今後何十年も使えるようにすることができる。

 

メンタリングとシャドーイング

63ミレニアル世代の%は、成長しリーダーシップ・スキルを学ぶ機会のある仕事を求めており、学習方法としてメンタリングを好む。

団塊の世代が組織を去る前に知識や経験を伝える機会を確保するには、若い同僚と組ませることだ。この統計が示すように、ミレニアル世代はこのシナリオで素早く学ぶ機会を得るだけでなく、その多くがすでに経験豊富な同僚に指導や助言を求め始めている。

解決策としては、次の研究プロジェクトや実験では、団塊の世代に若い同僚を同行させるか、さまざまな年齢層や経験レベルでチームを構成することだ。この活動から最良の成果を得るためには、必ず双方からボランティアを募ること。そうすることで、この見通しに最も熱中しているスタッフが決まるからだ。

 

ヒント1:経験豊富なスタッフと経験の浅いスタッフの両方から指導ボランティアを募る

ヒント2:団塊世代の全従業員を、若手社員や新卒社員と提携させる

ヒント3:様々な年齢層や経験レベルの従業員でプロジェクトチームを構成する。

 

ミレニアル世代を引きつける

 3分の2 のミレニアル世代とZ世代は、組織がテクノロジーとイノベーションを受け入れていることを、仕事を探す際の重要な要素と考えている。

 ミレニアル世代はデジタルネイティブである。つまり、データが画面上に表示されないと、彼らは関心を持ちにくいのです。スマートフォン、タブレット、ラップトップ、スマートウォッチ、その他さまざまなモバイルデバイスを持つこれらの従業員は、自分に最も適した時間枠とガジェットで情報にアクセスすることに慣れている。つまり、ナレッジ・トランスファー・プロセスを改善するためには、現在ある文書やノートをデジタル化する必要がある。デジタル・コピーを作成することで、ミレニアル世代にとってデータがより「使いやすく」なるだけでなく、情報が将来にわたって保存されるようになります。

 

ヒント4:既存の文書をスキャンまたは写真撮影してデジタルコピーを作成することから始める。

ヒント5:デジタル・ネイティブに力を与え、参加させるテクノロジーとソフトウェアの活用を検討する。

ヒント6:スタッフの生産性を向上させるために、モバイル・デバイスで利用可能なテクノロジーを活用する。

 

壊滅的な損失からの保護

調査によると、2021年までに紙の最終用途市場の生産量は半分に増加する。 パーセントである。

現代的な知識伝達の欠如の主な要因の一つは、書かれたメモである。紙で作成された文書、画像、グラフの寿命は有限であり、これを長持ちさせるには細心の注意と配慮が必要である。しかし、さらに心配なことに、紙の文書は、湿度などの環境要因はもちろんのこと、火災や洪水などの大災害の影響を受けやすい。もしあなたの研究施設が火災に見舞われ、すべての文書データが失われたとしたら、あなたの組織はどう対処するでしょうか?継続できるだろうか?この統計が示すように、多くの人は継続できないだろう。そこで、コンテンツをデジタル化してクラウドに保存することで、企業のデータは安全なものとなり、不測の災害が発生した後でもデータを活用できるようになる。

 

ヒント7:すべてのデジタル化されたデータをクラウドにアップロードし、「安全に保管」する。

ヒント8:企業内に災害復旧チームを作り、彼らがクラウドストレージにアクセスできるようにする。

ヒント9:全従業員が調査結果やデータを定期的にクラウドにアップロードするような作業方針を導入する。

 

調査結果の規模を克服する

 原著論文は通常25~40ページ.

 ベビーブーム世代が引退し、ミレニアル世代が入社してくる中、新しい世代の労働者は、自分たちの時代以前に行われた実験や調査結果を理解する必要がある。そのための現在のプロセスは、歴史的な調査結果、報告書、実験報告書に目を通し、データを理解しようとすることである。しかし、問題はこれらの文書で使われている参照方法にある。ほとんどの実験では、他のプロジェクトの画像やグラフ、図表が参照されるため、報告書の中でそれらが参照されるたびに、新入社員はそれらも探してこなければならない。新入社員は、実際に報告書を読んで情報を消化するのではなく、元の報告書で参照されている文書を探すことにほとんどの時間を費やすことになる。

その解決策は、再びコンテンツをデジタル化することであり、この例では、ある文書から別の文書へハイパーリンクを張ることである。つまり、レポートの中で参考文献が使用されている場合、読者はその参考文献をクリックするだけで、もう一方の文書が即座に開かれることになり、時間と労力の節約になる。

 

ヒント10:デジタル化された文書内の参照はすべてハイパーリンクされていること。

ヒント11:視覚的な参照を容易にするために、すべての画像、図、グラフをアップロードする。

ヒント12:このハイパーリンク・テクニックを使って、全社的なリサーチ・プロセスを合理化しよう

 

構造化された検索可能なデータ

デジタル変革を完全に実施している企業は7%にとどまる.

 デジタル化され、クラウドに保存されたデータのもう一つの知識移転の利点は、「検索可能」という側面である。業界をリードするソフトウェアを使用することで、デジタル情報を収集・保存するだけでなく、組織全体で使用可能なデータベースにすることができる。そのため、新しいプロジェクトや実験が行われる際、過去の記事、レポート、書き込みを素早く簡単に探し出し、確認することができる。つまり、団塊の世代が作成したメモや情報をデジタル化することで、将来的にどのスタッフでも広く利用できるようになるのだ。

さらに、過去のデータは、さまざまなモバイル・デバイスで、どこからでも(インターネット接続さえあれば)閲覧、ダウンロード、修正することができる。つまり、ミレニアル世代が認識し、好む方法で情報に関与できるだけでなく、リモートアクセスのおかげで共同プロジェクトがより合理化されるようになったのだ。

 

ヒント13:クラウドストレージと文書管理を使って検索可能なデータベースを作る

ヒント14:ナレッジ共有のため、全社員がアクセスできるようにする。

ヒント15:同僚や外部パートナーとのコラボレーションプロセスを合理化するために、アクセス権を使用する。

 

電子手帳機能付きソフトウェア

このガイドで提案するヒントは、最も経験豊富な従業員の知識を何世代にもわたって確実に保護するのに役立つだけでなく、より将来性のあるビジネスを構築するのにも役立ちます。当社のような業界をリードする科学情報プラットフォームを使用することで E-WorkBookすべての情報、調査結果、報告書、図表などをリアルタイムで作成し、デジタル保存することができます。すべてのファイルは検索可能なデータベースに保存され、選択した関係者にアクセス権限を与えることができる。つまり、知識の共有が保証され、将来的には合理的で効率的なプロジェクトや実験が可能になるのです。

 

についてもっと知りたい方は E-WorkBookそして、それがあなたの組織に何をもたらすのか、 今すぐ専門家にご相談ください。

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