データの正確性を維持するための10のヒント

データの正確性を維持するためのヒントで、組織を無駄な経費から守り、データ管理に費やす時間を短縮しよう。

ヒント1:一元化されたデータベースを作る

必要な人が簡単にアクセスできるように、データを一箇所に保存し、整理する。研究室環境では、研究や実験の結果へのアクセスを提供することで、不必要でコストのかかる作業の重複を避けることができる。

ヒント2:すべてのデータ結果をキャプチャして保存する

調査から得られた測定可能な結果はすべて記録し、参考とする。元の仮説に関連するかどうかにかかわらず、同僚は副産物のデータを他の目的に利用できるかもしれない。電子実験ノートを使えば、データを完全に記録することができる。 

ヒント3:ペンを紙に書かない

メモをタイプしてミスを減らす最近では、ほとんどの人が書くよりもタイプする方が速く、手書きよりも読みやすい。ある調査によると、米国では150万人の患者が、読みにくい手書き文字による投薬ミスの影響を受けているという。 

ヒント4:データを変更する権限を割り当てる

組織内でデータを変更する権限を持つ者の手順を確立する。これにより、情報が誤って編集される可能性を制限し、企業の知的財産を保護することができます。

ヒント5:データソースを同期させておく

複数のソースから異なる時間にデータが更新される場合、特に更新中に情報にアクセスする必要がある場合は、ファイルの最新バージョンを簡単に見つけられるようにします。クラウドベースのデジタルデータベースなら、更新はリアルタイムです。 

ヒント6:データ入力プロセスの標準化

従業員がデータを入力する際の構造化されたプロセスを定義する。データ入力の全社的な手引きと標準作業手順書を作成することで、一貫性を確保する。 

ヒント7:データ入力プロセスの簡素化

フィールド内のオプション数を制限することで、潜在的なエラーを制限し、情報の標準化を支援します。デジタル・データ入力では、フィールドのドロップダウンリストを提供し、その中から1つだけ選択できるようにするだけでよい。 

ヒント8:重複データをマージする

重複ファイルをマージすることで、データベースを効率化します。重複ファイルを削除するだけでは、誤って情報を失うことになりかねません。デジタル・データベースでは、変更履歴を記録しながらデータを瞬時に最新版に更新することができ、不要な重複レコードを根絶することができます。

ヒント9:データ手順についてスタッフに理解してもらう

記録とデータ入力のベストプラクティスを、従業員の職務の不可欠な部分として確立する。ELNのような新しいシステムを導入する場合は、十分なトレーニングと継続的なサポートを提供し、ユーザーの導入を促しましょう。 

ヒント10:定期的にデータを監査する

定期的にデータ監査を実施し、修正すべき情報や、データ入力プロセスの改善すべき点を確認する。  監査をデータ管理に組み込むことで、セキュリティとコンプライアンスの問題を軽減することができます。