15 consigli per garantire un trasferimento efficiente delle conoscenze

Foglio di suggerimenti

C'è una carenza di competenze nei settori STEM (scienza, tecnologia, ingegneria e matematica). Il nostro foglio di suggerimenti esplora il modo in cui è possibile conservare le conoscenze.

C'è una carenza di competenze nei settori STEM (scienza, tecnologia, ingegneria e matematica). La ricerca mostra che 90% delle aziende hanno difficoltà ad assumere professionisti e tecnici STEM nel 2019. Lo spazio ha bisogno di oltre 170.000 lavoratori qualificati in più per colmare il divario. Il reclutamento, le posizioni temporanee e la formazione aggiuntiva costano al settore nel Regno Unito più di 1,5 miliardi di sterline all'anno. Ciò significa che la carenza di personale è dietro l'angolo, e la situazione si prospetta cupa. Ogni giorno, 10.000 baby boomer raggiungono l'età della pensione e quando se ne andranno, non ci sarà nessuno a cui trasmettere le loro competenze, il che significa che i loro anni di conoscenza li seguiranno semplicemente fuori dalla porta.

Prima di cancellare l'intero settore della R&S e della ricerca scientifica, però, c'è una soluzione. Rivedendo e migliorando alcuni processi e tecnologie attuali, non solo è possibile trasferire la conoscenza da una generazione all'altra, ma può anche diventare strutturata e utilizzabile per molti decenni a venire.

 

Tutoraggio e affiancamento

63% dei millennial cerca un lavoro che offra opportunità di crescita e di apprendimento delle capacità di leadership e preferisce il mentoring come metodo di apprendimento.

Per garantire che i baby boomer abbiano l'opportunità di trasmettere le loro conoscenze ed esperienze prima di lasciare l'organizzazione, associateli a un collega più giovane. Come dimostra la statistica, non solo i Millennial vedono in questo scenario l'opportunità di imparare rapidamente, ma molti di loro hanno già iniziato a rivolgersi ai colleghi più esperti per ricevere consigli e indicazioni.

La soluzione consiste quindi nell'assicurarsi che nel prossimo progetto di ricerca o esperimento tutti i baby boomer siano accompagnati da un collega più giovane, oppure che i team siano composti da diverse fasce d'età e livelli di esperienza. Per ottenere i migliori risultati da questa attività, assicuratevi di chiedere volontari a entrambe le parti, in modo da determinare i membri del personale più entusiasti della prospettiva.

 

Suggerimento 1: Chiedere volontari per il tutoraggio sia al personale esperto che a quello meno esperto.

Suggerimento 2: Associare tutti i dipendenti del baby boom a personale più giovane e a neolaureati.

Suggerimento 3: Assicurarsi che i team di progetto siano composti da dipendenti di età e livelli di esperienza diversi.

 

Mantenere i millennial impegnati

 Due terzi dei Millennials e della Gen Z considera l'adozione della tecnologia e dell'innovazione da parte di un'organizzazione come un fattore importante nella ricerca di un lavoro.

 I laureati Millennial che entrano nel settore (e nella vostra azienda) sono nativi digitali. Ciò significa che se i dati non sono presentati su uno schermo, è meno probabile che si impegnino. Con smartphone, tablet, computer portatili, orologi intelligenti e una serie di altri dispositivi mobili, questi dipendenti sono abituati ad accedere alle informazioni nei tempi e con i dispositivi che preferiscono. Ciò significa che, per migliorare i processi di trasferimento delle conoscenze, bisogna cercare di digitalizzare i documenti e i quaderni attualmente in possesso. La creazione di copie digitali non solo rende i dati più "fruibili" per i Millennial, ma contribuisce anche a garantire la conservazione delle informazioni per molti anni a venire.

 

Suggerimento 4: Iniziare a scansionare o fotografare la documentazione esistente per creare copie digitali.

Suggerimento 5: Cercare di utilizzare tecnologie e software che diano potere e coinvolgano i nativi digitali.

Suggerimento 6: Utilizzare la tecnologia disponibile sui dispositivi mobili per aumentare la produttività del personale.

 

Salvaguardia da perdite catastrofiche

Le ricerche mostrano che nel 2021 la produzione di carta nel mercato degli usi finali aumenterà della metà. a percentuale.

Uno dei principali fattori che contribuiscono alla mancanza di un moderno trasferimento delle conoscenze è rappresentato dagli appunti scritti. I documenti, le immagini e i grafici creati su carta hanno una durata limitata, e prolungarla richiede grande cura e attenzione. Ma la cosa più preoccupante è che la documentazione cartacea è soggetta a catastrofi come incendi o inondazioni, per non parlare di fattori ambientali come l'umidità. Se la vostra struttura di ricerca fosse devastata da un incendio e tutti i dati scritti andassero persi, come si comporterebbe la vostra organizzazione? Sareste in grado di continuare? Come dimostrano le statistiche, molti non ce la farebbero. Quindi, digitalizzando i contenuti e salvandoli nel cloud, i dati della vostra azienda saranno al sicuro, così come la loro capacità di essere utilizzati in futuro dopo un disastro imprevisto.

 

Suggerimento 7: Caricare tutti i dati digitalizzati nel cloud per "custodirli".

Suggerimento 8: Creare un team di disaster recovery all'interno dell'azienda e assicurarsi che abbia accesso al cloud storage.

Suggerimento 9: Implementare politiche di lavoro che assicurino che tutti i dipendenti carichino regolarmente risultati e dati nel cloud.

 

Superare l'entità dei risultati

 Gli articoli di ricerca originali sono generalmente tra le 25 e le 40 pagine..

 Man mano che i baby boomer escono dal mondo del lavoro e i nuovi Millennial entrano a farne parte, è necessario che la nuova generazione di lavoratori comprenda gli esperimenti e le scoperte che hanno avuto luogo prima del loro tempo. Il processo attuale consiste nel leggere i risultati storici, i rapporti e i documenti degli esperimenti e cercare di capire i dati. Il problema, tuttavia, sta nel riferimento utilizzato in questi documenti scritti. Dato che la maggior parte degli esperimenti fa riferimento a immagini, grafici e diagrammi di altri progetti, ogni volta che questi vengono citati in un rapporto, il nuovo dipendente deve andare a cercare anche questi. In questo modo, i nuovi dipendenti passano la maggior parte del tempo a cercare i documenti a cui si fa riferimento nel rapporto originale, anziché leggerlo e assimilare le informazioni.

La soluzione è quindi quella di digitalizzare ancora una volta i contenuti e, in questo caso, di creare collegamenti ipertestuali da un documento all'altro. In questo modo, quando si utilizza un riferimento in una relazione, il lettore può semplicemente fare clic sul riferimento e aprire immediatamente l'altro documento, risparmiando tempo ed energia.

 

Suggerimento 10: Assicurarsi che tutti i riferimenti nei documenti digitalizzati siano collegati a un link ipertestuale.

Suggerimento 11: Caricare tutte le immagini, i diagrammi e i grafici per facilitare la consultazione visiva.

Suggerimento 12: Utilizzate questa tecnica di collegamento ipertestuale per semplificare i processi di ricerca in tutta l'azienda.

 

Dati strutturati e ricercabili

Solo il 7% delle aziende ha implementato completamente la propria trasformazione digitale.

 Un altro vantaggio del trasferimento di conoscenza dei dati digitalizzati e archiviati nel cloud è l'aspetto "ricercabile". Utilizzando un software leader del settore, è possibile non solo raccogliere e archiviare le informazioni digitali, ma anche trasformarle in un database utilizzabile per l'intera organizzazione. In questo modo, quando si svolgono nuovi progetti ed esperimenti, è facile e veloce individuare e rivedere articoli, relazioni e scritti precedenti. Ciò significa che digitalizzando gli appunti e le informazioni create dai baby boomer uscenti, queste possono essere rese ampiamente disponibili a qualsiasi membro del personale in futuro.

Inoltre, i dati storici possono essere visualizzati, scaricati e modificati su diversi dispositivi mobili e da qualsiasi luogo (purché ci sia una connessione a Internet). In questo modo, non solo i Millennial possono interagire con le informazioni in un modo che riconoscono e preferiscono, ma anche i progetti di collaborazione possono essere semplificati grazie all'accesso remoto.

 

Suggerimento 13: Utilizzare il cloud storage e la gestione dei documenti per creare database ricercabili.

Suggerimento 14: Fornire l'accesso a tutti i dipendenti dell'azienda per garantire la condivisione delle conoscenze (autorizzazioni di sicurezza permettendo).

Suggerimento 15: Utilizzare i privilegi di accesso per semplificare i processi di collaborazione tra colleghi e partner esterni.

 

Software con funzionalità di notebook elettronico

I consigli suggeriti in questa guida non solo aiutano a garantire che le conoscenze dei dipendenti più esperti siano protette per molte generazioni a venire, ma contribuiscono anche a creare un'azienda più a prova di futuro. Utilizzando una piattaforma informatica scientifica leader del settore, come la nostra E-WorkBookTutte le informazioni, i risultati, le relazioni, i diagrammi ecc. possono essere creati e salvati digitalmente in tempo reale. Tutti i file saranno salvati in un database ricercabile e l'accesso, basato su permessi, potrà essere concesso a qualsiasi soggetto scelto. Ciò significa che la condivisione delle conoscenze è assicurata e che i progetti e gli esperimenti futuri saranno più efficienti e snelli.

 

Per saperne di più su E-WorkBooke cosa può fare per la vostra organizzazione, parlate con uno dei nostri esperti oggi stesso.

Scarica il foglio di suggerimenti
Richiedi una demoCollegatevi con un esperto

Altri fogli di suggerimenti