12 consigli per liberare il tempo dei professionisti della R&S

Foglio di suggerimenti

Spinte dalla necessità di rispondere all'ipercompetizione globale e alla crescente velocità dei cambiamenti tecnologici, le aziende fanno grande affidamento sulle funzioni di ricerca e sviluppo (R&S) per accelerare l'innovazione.

È ampiamente riconosciuto che le aziende prosperano quando i dipendenti lavorano in base ai loro punti di forza. Infatti, le persone che utilizzano quotidianamente i propri punti di forza hanno sei volte più probabilità di essere impegnate nel proprio ruolo. Ma gli studi dimostrano che solo il 15% dei dipendenti si sente impegnato nel proprio lavoro.

Nelle organizzazioni che si occupano di R&S, questo aspetto è particolarmente importante. Oggi, diversi fattori stanno causando una riduzione dei budget per la R&S, il che significa che a questi dipartimenti viene chiesto di ottenere di più con le stesse risorse o con meno risorse. Tuttavia, molte organizzazioni stanno scoprendo che 39% dei loro knowledge worker hanno problemi con la gestione dei documenti. Questi compiti sottraggono ai professionisti della R&S le attività in cui sono specializzati, riducendo in modo significativo l'efficienza e la produttività in un ambiente di laboratorio.

Quindi, come possono gli scienziati e i team di R&S essere più produttivi? Abbiamo raccolto alcuni suggerimenti per aiutare le aziende a liberare il tempo dei dipendenti, in modo che possano concentrarsi sui loro punti di forza e tornare a lavorare sulle loro vere passioni.

Identificare quali compiti sono prioritari e quali meno importanti.

49% dei dipendenti intervistati ha difficoltà a trovare i documenti.

Le persone che lavorano nel settore della ricerca e dello sviluppo sono esperte nel loro campo: testano teorie e fanno scoperte nuove e innovative che potrebbero essere rivoluzionarie. Perché, allora, molti di questi professionisti si ritrovano a perdere tempo ogni giorno lavorativo in compiti banali per i quali sono troppo qualificati? Si tratta di tempo che potrebbe essere utilizzato per scoprire la prossima grande novità nel settore in cui lavorano. La soluzione consiste nel decidere esattamente quali compiti sono prioritari. Incoraggiando i lavoratori della conoscenza a riflettere su come trascorrono le loro giornate lavorative e a decidere quali sono i compiti più importanti per loro e per la loro organizzazione, diventerà chiaro quali lavori non sono un buon uso del loro tempo. Queste mansioni di scarso valore possono essere abbandonate o esternalizzate e gli addetti alla R&S possono recuperare in media un giorno intero alla settimana, tempo che può essere dedicato alla scienza.

Suggerimento 1.
Incoraggiate i dipendenti a individuare quali compiti quotidiani sono prioritari.

Suggerimento 2.
Concentratevi sulle attività che favoriscono la crescita del business e dei ricavi e che hanno un impatto diretto sull'innovazione della R&S.

Suggerimento 3.
Cercate di delegare i compiti meno importanti ad altri membri del team o di abbandonarli del tutto se non sono critici per l'azienda.

Rivedere e modificare i processi aziendali non idonei

Per aiutare la propria azienda a mantenere un vantaggio competitivo, le organizzazioni di R&S devono diventare più
innovativi e di adattarsi alle nuove tecnologie.

In molte organizzazioni in cui l'attività di R&S è al centro dell'attenzione, a volte può essere difficile implementare il cambiamento. Alcuni processi e procedure possono essere stati eseguiti in un modo specifico da sempre, e l'introduzione di aggiornamenti e nuove idee può provocare disagi.

Tuttavia, l'innovazione può arrivare solo con l'apporto di idee e opinioni nuove, che migliorano l'efficienza. Un esempio è rappresentato dagli esperti che lavorano in un'azienda e che sono estremamente competenti in un determinato settore. Grazie alle loro conoscenze, nel tempo potrebbe essere stato implementato un processo che incoraggia gli altri dipendenti a rivolgere loro domande e richieste. Il rovescio della medaglia è che il loro tempo viene impiegato per cercare e trovare risposte a queste domande, perché si è sempre fatto così.

La ricerca di alternative, come la creazione di nuovi reparti dedicati o la creazione di nuovi team formati in aree specifiche, contribuirà ad alleggerire la pressione su individui il cui tempo potrebbe essere impiegato meglio in altre attività.

Suggerimento 4.
Identificare i processi correnti all'interno dell'azienda che richiedono le conoscenze o le competenze di un professionista della R&S.

Suggerimento 5.
Ricercare metodi alternativi per la condivisione delle informazioni.

Suggerimento 6.
Implementate i nuovi processi e incoraggiate tutti i dipendenti a seguire queste linee guida.

 

Cercare soluzioni tecnologiche per liberare tempo

I data scientist dedicano circa 45% del loro tempo alle attività di preparazione dei dati, che comprendono il caricamento e la pulizia dei dati.

Quando si tratta di liberare il tempo dei dipendenti, la moderna tecnologia può essere di grande aiuto. Le nuove soluzioni possono ridurre notevolmente il tempo necessario per svolgere determinati compiti, rendendo i dipendenti più efficienti e aumentando la produttività. Sebbene i processi storici e i metodi antiquati siano ancora in grado di portare a termine il lavoro, è sensato lavorare in modo più intelligente anziché più duro, abbracciando queste nuove soluzioni. Per i professionisti della R&S, un esempio che sta crescendo in popolarità è l'alternativa elettronica ai tradizionali quaderni di laboratorio. I quaderni di laboratorio elettronici (ELN) utilizzano una tecnologia innovativa per semplificare la stesura dei rapporti e sono più veloci, facili da usare e più affidabili dei loro predecessori cartacei. Dato che molte organizzazioni di R&S non dispongono ancora di sistemi adeguati per la raccolta automatica dei dati per il reporting, l'analisi e il processo decisionale, è chiaro che queste soluzioni elettroniche sono necessarie.

Suggerimento 7.
Cercate alternative moderne agli strumenti e ai processi esistenti che possano aiutarvi a liberare tempo.

Suggerimento 8.
Prendete in considerazione l'idea di sostituire i tradizionali quaderni cartacei con un ELN per semplificare la stesura dei rapporti.

Suggerimento 9.
Una volta introdotte le nuove soluzioni, offrire una formazione a tutto il personale, in modo che individui con livelli di anzianità diversi possano utilizzarle comodamente.

 

Identificare le carenze di competenze nei dipartimenti

58% dei Millennials ritiene che il successo nella carriera dipenda dall'apprendimento di nuove competenze.

Oltre a individuare i miglioramenti che possono essere apportati ai processi aziendali, un'altra area importante da considerare è quella delle competenze delle persone. Se il tempo dei professionisti della R&S viene assorbito da compiti banali per i quali sono troppo qualificati, significa che c'è una carenza di competenze in altri settori dell'azienda. Iniziate a identificare i reparti che non dispongono delle risorse umane necessarie per funzionare senza intoppi, o che semplicemente mancano di conoscenze e competenze vitali. Ciò potrebbe essere dovuto al fatto che l'azienda non ha un processo di trasferimento delle conoscenze, in modo che quando i dipendenti se ne vanno, le loro conoscenze vadano con loro. Per colmare le lacune di questi reparti può essere sufficiente creare personale all'interno dell'azienda, formando i dipendenti esistenti e ampliando le loro competenze in modo che possano svolgere i lavori per i quali i professionisti della R&S non possono permettersi di dedicare tempo. Con un numero così elevato di baby boomer che stanno andando in pensione, formare i membri più giovani del personale in modo che abbiano le conoscenze e le competenze che storicamente sono state possedute dai membri più anziani del personale è una decisione aziendale sensata.

Suggerimento 10.
Individuare i reparti che non dispongono di importanti conoscenze aziendali.

Suggerimento 11.
Implementare un programma di formazione completo per il personale giovane, per garantire un sufficiente trasferimento di conoscenze.

Suggerimento 12.
In alternativa, cercate di assumere nuovi membri del personale per colmare le lacune e apportare nuove conoscenze all'azienda.

 

Conclusione

Non ha senso che gli esperti specializzati in aree specifiche lavorino su attività che non sono utili al loro reparto, soprattutto nel settore della R&S, dove gli esperimenti quotidiani possono portare a scoperte rivoluzionarie. Mettendo in pratica i suggerimenti di questa guida, i professionisti della R&S potranno iniziare a riprendersi il loro tempo e a concentrarsi su ciò che sanno fare meglio. Piccoli cambiamenti come l'eliminazione di compiti non critici per l'azienda e la delega a membri del personale più giovani sono un buon inizio. In futuro, passi più grandi come garantire un processo di trasferimento delle conoscenze completo significheranno anche che le competenze e le conoscenze non sono detenute solo da uno o due individui. Inoltre, lavorando in modo più intelligente anziché più duro e utilizzando strumenti come gli ELN per semplificare la stesura dei rapporti, i professionisti della R&S possono diventare più efficienti, più produttivi e, in definitiva, più innovativi.

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