5 consigli per scegliere un quaderno di laboratorio digitale

Foglio di suggerimenti

La scelta di un taccuino da laboratorio digitale può essere scoraggiante all'inizio, quindi è meglio condurre una ricerca approfondita per capire le sue capacità e assicurarsi che sia adatto alle proprie esigenze. Che cos'è esattamente un taccuino da laboratorio digitale? Nella sua forma più semplice, un taccuino da laboratorio digitale (noto anche come taccuino da laboratorio elettronico o ELN) sostituisce i quaderni di carta che scienziati, tecnici e ingegneri usano tradizionalmente per registrare i dettagli delle loro procedure ed esperimenti. Tuttavia, se la digitalizzazione dei quaderni di laboratorio è un punto di partenza comune, i moderni software informatici possono fare molto di più. Dall'automatizzazione dell'inserimento dei dati e della reportistica alla semplificazione della gestione dei campioni, fino all'accelerazione della presentazione delle domande di autorizzazione, il giusto sistema digitale può trasformare la vostra attività.

Suggerimento 1: definire chiaramente e dare priorità alle esigenze attuali e agli obiettivi aziendali.

Esempi tipici sono l'eliminazione della carta, l'aumento dell'efficienza e il miglioramento dell'integrità dei dati. In che modo un taccuino di laboratorio digitale potrebbe contribuire a snellire i vostri attuali flussi di lavoro e a ridurre gli errori e le rielaborazioni? Avete bisogno di collaborare con altri reparti e/o partner esterni? Come vengono raccolti i dati e come devono fluire da un gruppo all'altro? Avete requisiti di sicurezza o normativi specifici, come ad esempio GxP? Quali sono le priorità dei gruppi che utilizzeranno il software: facilità d'uso, accesso ai dati, standardizzazione, ecc. È comune che gruppi diversi abbiano priorità e obiettivi diversi, anche se lavorano nello stesso reparto, quindi è importante considerare tutte le prospettive.

Suggerimento 2: fate una ricerca per scoprire quali sono i quaderni di laboratorio digitali disponibili e cosa fanno i vostri colleghi.

Ci sono molti fattori da considerare e domande da porre, ad esempio quali sono le opzioni per l'inserimento dei dati che potrebbero essere rilevanti per la vostra attività: scansione di codici a barre di campioni o articoli di inventario, trascinamento di file di immagini, connessioni a strumenti come bilance o misuratori di pH, o ancora interazioni a comando vocale? È possibile definire flussi di lavoro per garantire che le attività vengano eseguite in una sequenza specifica? Quali opzioni sono disponibili per l'integrazione con strumenti complessi? I dati possono essere etichettati automaticamente e associati a informazioni chiave quali progetto, studio, analista, ecc. per facilitarne la successiva ricerca? Quali sono le capacità di analisi dei dati, di creazione di grafici e di creazione di rapporti e si può controllare quali informazioni vengono condivise con i collaboratori? Ancora più importante del confronto tra caratteristiche e funzioni è il curriculum del fornitore di quaderni di laboratorio digitali. Ha già lavorato con organizzazioni come la vostra? Quali servizi e assistenza sono in grado di fornire? Come vengono gestiti gli aggiornamenti e cosa è previsto per la prossima versione?

È utile creare una matrice di confronto e prepararsi a fare altre domande lungo il percorso, soprattutto se un fornitore ha una vasta esperienza nel vostro settore di attività e può condividere raccomandazioni su ciò che ha funzionato meglio per altri clienti.

Suggerimento 3: scegliere il tipo di sistema giusto per la propria azienda.

Utente del laboratorio digitale con tablet

Web o desktop? In sede o in hosting? La maggior parte dei moderni sistemi di notebook digitali da laboratorio sono basati sul web per una buona ragione: le applicazioni web consentono l'accesso da una varietà di dispositivi, non solo da computer portatili e desktop. Ciò può essere particolarmente utile se scienziati e tecnici devono utilizzare dispositivi portatili per la mobilità in laboratorio. I sistemi ospitati nel cloud (chiamati anche software as a service o SaaS) sono sempre più diffusi perché offrono numerosi vantaggi, tra cui scalabilità, flessibilità e sicurezza. Gli aggiornamenti del software possono essere disponibili all'istante e il lavoro del reparto IT è ridotto.

Se non siete sicuri o volete saperne di più, richiedete una dimostrazione del prodotto e approfittatene per discutere di eventuali dubbi. Una dimostrazione può eliminare molte congetture nel confronto tra i fornitori. È quello che vi aspettavate o vi ha dato nuove idee su come la tecnologia digitale può aiutarvi a raggiungere i vostri obiettivi?

Suggerimento 4: Pensate alle vostre esigenze future: Il sistema è scalabile?

Anche se non sapete esattamente come cambierà la vostra attività in futuro, probabilmente avete un'idea generale dei piani di crescita. La ricerca e l'acquisto del notebook digitale da laboratorio devono basarsi sia sulla fornitura di una soluzione per il momento, sia sulla creazione delle basi per un'espansione futura. Quanto è facile aggiungere altri utenti o gruppi quando necessario? O integrare nuovi strumenti? Considerate anche come tutti i dati che acquisirete potranno essere utilizzati in futuro: è possibile promuovere la standardizzazione e fare in modo che i dati vengano utilizzati in un secondo momento? F.A.I.R. (Trovabile, Accessibile, Interoperabile e Riutilizzabile)? Il software consente l'acquisizione di dati contestualizzati necessari per sbloccare la potenza degli insight e consentire decisioni più rapide e migliori? Esistono strumenti analitici che possono aiutare monitorare l'utilizzo del sistema?

Un fornitore esperto dovrebbe essere in grado di aiutarvi a proteggere il vostro investimento e a garantire che il nuovo sistema sia agile ed estensibile per supportare la vostra crescita futura.

Suggerimento 5: Informatevi sulla formazione e sull'onboarding.

L'adozione da parte degli utenti è uno dei fattori di successo più critici per i quaderni di laboratorio digitali e la formazione è una parte fondamentale del processo di onboarding. Che tipo di corsi di formazione sono disponibili: online, in aula e così via? Come sono strutturati e quanto tempo occorre in genere a un nuovo utente per essere operativo con il sistema? Sono disponibili altre risorse formative on-demand, a seconda delle necessità? Le persone hanno preferenze di apprendimento diverse, quindi offrire la flessibilità di scegliere tra diverse opzioni di formazione e/o consentire agli utenti di apprendere al proprio ritmo può contribuire ad aumentare l'adozione e a rendere l'onboarding un processo più agevole.

 

In sintesi, quando si sceglie un quaderno di laboratorio digitale, è essenziale definire chiaramente gli obiettivi fin dall'inizio e capire quali sono i risultati da raggiungere e i problemi da risolvere. Questo aiuta a garantire che il processo di selezione sia focalizzato su ciò che è più importante per la vostra azienda. I taccuini da laboratorio digitali non sono una soluzione unica; gli scienziati e gli ingegneri di oggi hanno bisogno di qualcosa di più di un sistema elettronico che imita ciò che è stato fatto con carta e penna per centinaia di anni. Perché automatizzare il passato con un semplice taccuino da laboratorio elettronico quando potete dotare il vostro team delle migliori tecnologie digitali? Il miglior taccuino da laboratorio digitale per la vostra azienda dovrebbe essere quello che le persone amano usare perché rende il loro lavoro più gratificante e massimizza l'utilità dei loro dati.

 

Volete sapere come IDBS può aiutarvi a risolvere le vostre sfide di gestione dei dati?

Richiedi una demoCollegatevi con un esperto

Altri fogli di suggerimenti