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La gestione elettronica dei dati e delle conoscenze ottimizza la collaborazione interfunzionale in materia di R&S presso Nutricia Research.

All'interno della comunità di utenti di Nutricia Research, E-WorkBook è un modello di gestione efficace delle conoscenze e dei dati.

Nutricia Research è l'organizzazione globale di ricerca e sviluppo dietro le divisioni Early Life Nutrition e Advanced Medical Nutrition di Danone, che condivide la sua missione globale di offrire salute attraverso il cibo al maggior numero possibile di persone.

Punti chiave:

  • L'utilizzo di riviste cartacee ha reso difficile l'accesso e la condivisione dei dati storici, con il rischio di duplicare gli esperimenti e di mettere potenzialmente a rischio la proprietà intellettuale.
  • Nutricia aveva bisogno di ottimizzare la sinergia e l'efficienza tra i vari dipartimenti.
  • E-WorkBook ha eliminato i rischi associati agli errori di trascrizione manuale dei dati, migliorando così la qualità dei dati e incrementando la comunicazione

La sfida

Karin Van Boom, responsabile della Nutricia Research Information Platform, ha dichiarato: "Lavoriamo in un ambiente di ricerca complesso, che ha a che fare con serie di dati sempre più ampie e diversificate. L'utilizzo di riviste cartacee ci poneva di fronte alla sfida di accedere e condividere i dati storici, correndo il rischio di duplicare gli esperimenti e mettendo potenzialmente a rischio la nostra proprietà intellettuale. Avevamo bisogno di ottimizzare la sinergia e l'efficienza tra i nostri dipartimenti, ma sapevamo che sarebbe stata una sfida a causa dei diversi modi di lavorare e comunicare dei nostri ricercatori".

Nutricia Research aveva inoltre bisogno di trovare un modo per abbattere i silos di dati che crescono all'interno di qualsiasi organizzazione globale, per consentire una più facile collaborazione tra i diversi team, in modo sicuro e semplice. Nel caso di Nutricia Research, che si occupa di nutrizione precoce e medica avanzata, la necessità di garantire la conformità e di costruire e mantenere la fiducia è ancora più forte.

Dries De Bont, Direttore dei processi e dell'organizzazione della R&S Early Life Nutrition, ha dichiarato: "Ci siamo resi conto che era essenziale fornire una piattaforma per la collaborazione interfunzionale che abbracciasse il lavoro senza carta. Avevamo bisogno di un sistema che proteggesse la nostra Proprietà Intellettuale (PI), con solidi audit trail e convalida delle firme elettroniche, quindi siamo entusiasti di collaborare con IDBS".

Una volta presa la decisione di implementare un sistema aziendale per supportare le strutture di ricerca e sviluppo, Nutricia Research ha intrapreso un robusto processo di selezione basato su requisiti dettagliati degli utenti finali e degli stakeholder. Durante una fase pilota di due giorni, IDBS è stata scelta per lavorare con Nutricia Research.

Karin Van Boom, Head Nutricia Research Information Platform, ha dichiarato: "Molti fattori hanno contribuito alla decisione, tra cui la facilità d'uso del software e la sua capacità di crescere con le nostre esigenze man mano che i set di dati aumentano. Inoltre, era evidente la possibilità di creare ulteriori flussi di lavoro e di disporre di future possibilità di integrazione."

La soluzione

Nutricia Research ha deciso di implementare E-WorkBook, attratta dalla flessibilità di una piattaforma in grado di supportare in modo olistico le attività di ricerca dell'azienda. Digitalizzare i flussi di lavoro della ricerca in questo modo significa che l'azienda può minimizzare il costo totale di proprietà concentrandosi su un'unica piattaforma piuttosto che implementare soluzioni puntuali per diverse parti del flusso di lavoro. All'interno della struttura di Utrecht, la collaborazione è stata un fattore chiave che ha motivato la sua creazione e con E-WorkBook gli scienziati sono in grado di innovare più velocemente avendo accesso agli stessi dati nello stesso momento e potendo condividere e discutere i risultati con facilità.

Il processo di distribuzione è stato pianificato sulla base della strategia di distribuzione di IDBS. IDBS ha fornito a Nutricia Research un piano di implementazione ben progettato e realistico. Il continuo coinvolgimento di consulenti IDBS esperti e competenti per supportare i superutenti e l'IT è stato fondamentale per il successo di questo progetto e ha garantito una transizione senza problemi per i ricercatori.

L'implementazione è stata rapida grazie a una pianificazione diligente e a uno stretto rapporto di lavoro tra il team interno di Nutricia Research e i consulenti IDBS. L'adozione da parte degli utenti è stata fondamentale durante l'intero processo; Nutricia Research si è assicurata che tutti gli utenti finali avessero accesso alla formazione e all'assistenza durante l'intero processo, che è proseguita anche per le domande successive all'implementazione.

Karin Van Boom, responsabile della piattaforma informativa per la ricerca Nutricia, afferma: "Poiché il software è stato progettato da scienziati, essi comprendono le nostre esigenze e sono in grado di gestire efficacemente qualsiasi domanda. Apprezziamo molto il fatto che il supporto di IDBS sia interno all'azienda, il che ci consente di accedere facilmente agli sviluppatori in caso di necessità. L'atteggiamento professionale e amichevole dei consulenti e del team di supporto di IDBS, unito alla facilità d'uso del software e agli evidenti guadagni di efficienza per i ricercatori, hanno contribuito al successo dell'implementazione. Grazie all'uso di un ambiente di formazione dedicato, la migrazione all'ambiente di produzione è stata possibile dopo una sessione di formazione di due ore per i nostri ricercatori".

I risultati

Sostituendo i flussi di lavoro cartacei, la comunità di utenti di Nutricia Research ha potuto eliminare i rischi associati agli errori di trascrizione manuale dei dati, migliorando così la qualità degli stessi. Come altri clienti, l'azienda ha constatato che non solo è diventato più facile registrare gli esperimenti e migliorare la qualità dei dati, ma anche che i suoi archivi di dati sono diventati più ricchi e più profondi, poiché i ricercatori hanno trovato più semplice aggiungere dati al sistema.

Man mano che le informazioni vengono aggiunte all'E-WorkBook, il valore organizzativo aumenta. Il vantaggio è che non solo gli scienziati possono dedicare più tempo alla ricerca innovativa piuttosto che ai processi manuali, ma hanno anche un accesso più facile a un maggior numero di dati, compresi quelli originali e i risultati finali degli esperimenti, il che significa una riduzione delle rielaborazioni e una collaborazione più efficace.

La possibilità di includere i dati grezzi rende più facile verificare la riproducibilità di un esperimento e quindi garantire la conformità. Tra gli altri vantaggi vi è la creazione di un patrimonio di conoscenze, che garantisce l'acquisizione e l'accessibilità delle innovazioni chiave, consentendo a Nutricia Research di imparare dalle esperienze passate e aiutando l'inserimento di nuove persone nell'organizzazione.

Gli scienziati sono anche in grado di archiviare e consultare la documentazione relativa alla certificazione ISO all'interno di E-WorkBook, nonché le procedure operative standard (SOP). Ulteriori risparmi di tempo sono stati ottenuti nel flusso di revisione e approvazione degli esperimenti e nella creazione dei rapporti.

Il risultato complessivo è che l'E-WorkBook è diventato la principale fonte di informazioni per il processo decisionale, il reporting e la collaborazione, con tutti gli stakeholder che hanno accesso alle informazioni chiave.

I vantaggi

Dries De Bont, Direttore dei processi e dell'organizzazione della R&S Early Life Nutrition, afferma: "Stiamo già assistendo a sinergie tra i vari reparti, grazie alla generazione di report efficienti e standardizzati e ai canali di comunicazione aperti". Non vediamo l'ora di continuare la nostra partnership con IDBS, poiché, man mano che le nostre esigenze crescono, sappiamo che il loro software e il personale IDBS sono in grado di rispondere alle nostre necessità."

Erwin Broekhuis, Business Systems Analyst di Nutricia Research, afferma: "Con E-WorkBook tutti i dati sono archiviati in un formato coerente che ne facilita la condivisione e la rendicontazione, garantendo risultati di alta qualità e la conformità alle normative. Ora possiamo condividere informazioni e dati critici in tempo reale tra i vari reparti, permettendoci di adattare il nostro processo in base alle esigenze".

L'impiego di E-WorkBook consente a Nutricia Research di svolgere le proprie attività di ricerca utilizzando dati di qualità che possono essere facilmente verificati e rendicontati. L'implementazione di E-WorkBook contribuisce inoltre a rendere la struttura di Utrecht un modello di eccellenza e innovazione nella ricerca, utilizzando la più recente tecnologia di R&S aziendale per sostituire il lavoro cartaceo ormai obsoleto.

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