Blog IDBSdocumentare i dati secondo gli standard GLP

Blog IDBS | 30 marzo 2017

Perché le convenzioni per la documentazione GLP non dovrebbero avere importanza

Se siete stati scienziati in un ambiente di buona pratica di laboratorio (GLP) abbastanza a lungo, avrete familiarità con alcune parole d'ordine che portano con sé connotazioni minacciose - parole come dati grezzi, tracciabilitàe l'ancora più spaventoso deviazione.

Esiste persino un acronimo per alcune di queste parole: A.L.C.O.A (da non confondere con l'azienda di alluminio!). Nel campo della ricerca sperimentale, l'acronimo sta per Attribuibile, Leggibile, Contemporaneo, Originale, e Preciso. Sebbene tutti questi elementi siano importanti per il mantenimento di buone pratiche di laboratorio, se siete uno scienziato utente finale che ci pensa durante la sua giornata, potreste sprecare il vostro tempo...

Enter electronic documentation systems. I’m not just talking about a digital means to record your information, but a system that, when used correctly, will handle many of these A.L.C.O.A steps, letting you focus on your science.

Torniamo all'acronimo.

Attribuibile

A tutti è capitato di dimenticare di siglare o firmare qualcosa. Probabilmente qualcuno ha dovuto rintracciarvi almeno una volta e avete vissuto il momento imbarazzante di essere rimproverati per aver dimenticato di fare qualcosa che sembra così ovvio.

Ricordarsi di firmare o siglare il lavoro non è una cosa di cui ci si deve preoccupare. Un buon sistema di documentazione sa quando deve chiedervi l'equivalente digitale di una firma e, in tutti gli altri casi, registra automaticamente le vostre voci come appartenenti a voi.

Leggibile

Questo è ovvio. Tutti conosciamo qualcuno che ha una pessima calligrafia. Nella comunità scientifica potrebbe addirittura essere la norma piuttosto che l'eccezione! Io sono quella persona: "Perché mi dai una penna? Perché la penna deve essere blu o nera?".

Al giorno d'oggi, gli stili di documentazione dovrebbero avere nomi come "Tahoma", "Calibri", "Times New Roman" e "Arial", non "calligrafia". I colori dovrebbero essere quelli che creano una buona interfaccia o che si adattano alla palette di colori aziendali.

Contemporaneo

È una parola da cinque dollari con un significato da cinquanta centesimi. Significa registrare "nello stesso momento" dell'osservazione o dell'azione. Siamo onesti, non solo avete dimenticato di mettere una data e/o un'ora su qualcosa in passato, ma potreste anche aver messo quella sbagliata. A me succede spesso il primo del mese. La prima settimana di gennaio di ogni anno è ancora peggio!

Qualsiasi sistema elettronico saprà che ora e data è e registrerà il timestamp di ogni voce. Un investimento in terminali di laboratorio significa che non c'è mai un ritardo nella registrazione delle informazioni. Una buona interfaccia utente può rendere istantaneo l'inserimento dei dati e l'integrazione degli strumenti può garantire che la maggior parte dei dati venga registrata, in parte o completamente, in modo automatico.

Originale

Avete mai incollato dei fogli in un quaderno di carta? Questo metodo ha senso solo quando si "ricevono" documenti cartacei (certificati); si dovrebbe stampare solo quando si devono "fornire" documenti cartacei (rapporti).

Il laboratorio stesso dovrebbe essere una zona priva di carta, in modo da non essere nemmeno tentati di "non" registrare i dati originali. Il sistema elettronico deve essere in grado di catturare tutti i dati regolari e di acquisire anche quelli non regolari. Ancora una volta, un investimento in terminali di laboratorio significa che un metodo di registrazione è sempre disponibile. La strumentazione può e deve inviare i dati direttamente a un sistema elettronico.

Preciso

Tutti i punti che ho citato si riferiscono alle esigenze della documentazione in primo luogo e a quelle della scienza in secondo luogo. Ma l'accuratezza della scienza è fondamentale.

Integrando i processi di registrazione con l'acquisizione dei dati della strumentazione, la precisione può solo migliorare. I materiali e le apparecchiature utilizzati non devono essere inseriti manualmente, ma solo scansionati con codice a barre e referenziati per una precisione indiscussa. Se qualcosa è scaduto o non è calibrato, il sistema ve lo dice.

Naturalmente, è necessario essere precisi con la scienza, ma non ci si deve preoccupare se si scrive "acetone" invece di "acetonitrile". Con un sistema elettronico, è sufficiente prendere la bottiglia, scansionarla e il sistema vi dirà se non è corretta prima dell'uso.

Tutti gli elementi A.L.C.O.A. della gestione del laboratorio sono importanti, ma affrontarli non deve essere un peso per gli scienziati. Un buon sistema di documentazione elettronica ridurrà la quantità di scartoffie e distrazioni che gli scienziati devono affrontare ogni giorno.

Siamo tutti esseri umani imperfetti che possono commettere e commetteranno errori. Il modo migliore per prevenire gli errori non è avere più controlli, ma riconoscere che l'automazione di alcuni aspetti dell'acquisizione e dell'inserimento dei dati è più efficiente e molto più affidabile. L'adozione di sistemi elettronici ci consente di liberare più tempo per la ricerca e lo sviluppo che siamo chiamati a fare, e chi non lo desidera?

Se si desidera passare da A.L.C.O.A a "Eureka! parlate con uno dei nostri esperti oggi stesso.

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