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CHUGAI

Chugai protegge il futuro dell'azienda grazie all'adozione dell'E-WorkBook da parte degli utenti.

L'introduzione di E-WorkBook comporta un aumento della produttività fino a 30% per i farmacologi di Chugai e riduce la dipendenza dalla carta, migliorando l'efficienza operativa e riducendo i rischi.

Punti chiave:

  •  Chugai era consapevole dei rischi che le catastrofi naturali comportavano per i suoi registri cartacei, e quindi richiedeva una soluzione che riducesse la dipendenza dalla carta.
  • Chugai era anche alla ricerca di un modo per ridurre l'uso generale di carta e il numero di aree di archiviazione dei documenti.
  • Da quando è stato adottato E-WorkBookChugai ha registrato aumenti di produttività compresi tra 20-30% per gli scienziati di farmacologia, 50% per i gruppi di preformulazione e aumenti di efficienza di 30% per i gruppi di analisi.

La sfida

Come molte aziende farmaceutiche, Chugai utilizzava quaderni cartacei per gestire e registrare i flussi di lavoro sperimentali.

L'uso di quaderni cartacei ha creato una serie di ostacoli pratici, tra cui note illeggibili, errori di trascrizione, onerose ricerche manuali tra le registrazioni degli esperimenti passati e lunghe operazioni di stampa e incollaggio manuale dei dati nei quaderni.

Con sede in Giappone (leggi qui il caso di studio in giapponese), Chugai era consapevole dei rischi che le catastrofi naturali comportavano per i suoi registri cartacei, e quindi richiedeva una soluzione che riducesse la dipendenza dalla carta.

In quanto azienda attenta all'ambiente, Chugai cercava anche un modo per ridurre l'uso generale di carta e il numero di aree di archiviazione necessarie per conservare i documenti cartacei.

Chugai si è messa in contatto con Roche, il suo partner di alleanza strategica con sede in Svizzera, per discutere i vantaggi dell'introduzione di un Electronic Laboratory Notebook (ELN).

Chugai si è anche confrontata con il responsabile del reparto Chimica, che già utilizzava un ELN, per conoscere le efficienze operative che si potevano ottenere introducendo un sistema di questo tipo. Chugai ha deciso di presentare IDBS E-WorkBook, il sistema flessibile utilizzato da Roche, consentendo alle aziende di condividere le proprie esperienze di implementazione del sistema.

La soluzione

L'esperienza di dominio fornita da IDBS e dal partner regionale, la giapponese CTC Life Sciences Corporation, è stata un fattore importante nella decisione di Chugai di introdurre E-WorkBook. Invece di adottare un approccio tradizionale dall'alto verso il basso per l'introduzione dell'ELN, Chugai ha optato per una metodologia di acquisto da parte degli utenti.

Una roadmap di alto livello dell'ELN è stata presentata al gruppo di gestione della divisione Ricerca, seguita da una serie di riunioni di avvio per gruppi e dipartimenti, in cui sono state discusse questioni pratiche e operative. L'obiettivo dell'approccio user-buy-in era semplice. Introducendo un nuovo concetto o un'idea a piccoli gruppi di persone, il nuovo concetto - l'E-WorkBook in questo caso - sarebbe stato sperimentato, integrato e utilizzato.

In caso di successo, questo processo verrebbe replicato in tutta la forza lavoro, man mano che altri vedono e sentono parlare dei benefici dai loro colleghi che hanno utilizzato il sistema, consentendo alle esperienze condivise degli utenti di favorire l'adozione organica di E-WorkBook. I gruppi di farmacologia oncologica di Chugai, che già utilizzavano una serie di sistemi informatici, hanno sperimentato il sistema per sei mesi. Durante questo periodo, il team del progetto ha analizzato il modo migliore per utilizzare il sistema e collegare i documenti cartacei esistenti agli esperimenti. È stato inoltre misurato il ritorno iniziale dell'investimento nell'ELN.

Chugai non ha fissato una data di avvio per il progetto pilota iniziale dell'ELN. Invece, agli utenti è stata data la flessibilità di migrare dalla carta alla soluzione elettronica quando lo ritenevano opportuno, in base allo stato degli esperimenti in corso. Dopo il successo del progetto pilota, Chugai ha iniziato a comunicare i vantaggi e il valore del passaggio alla soluzione senza carta, prima dell'avvio della produzione completa. Chugai ha inoltre intrapreso un'analisi aziendale che le ha permesso di considerare le esigenze specifiche di ciascun reparto, per garantire che il sistema fosse in grado di crescere e maturare con le necessità di ciascun utente.

Prima dell'implementazione del sistema, Chugai ha organizzato una semplice sessione di formazione su E-WorkBook e ha spiegato come il sistema potesse essere utilizzato in determinati scenari.

I risultati

L'analisi interna dei benefici di Chugai ha evidenziato un significativo risparmio di tempo e un aumento della produttività per ogni gruppo di utenti.

Gli scienziati che si occupano di farmacologia stanno registrando guadagni di produttività compresi tra 20 e 30% e, in base alla qualità e alla quantità di informazioni acquisite con l'ELN rispetto ai precedenti metodi cartacei, i gruppi analitici hanno registrato un miglioramento dell'efficienza di 30%. Per gli esperimenti strutturati basati su procedure operative standard (SOP), i gruppi di preformulazione stanno registrando aumenti di produttività fino a 50%.

Un ulteriore vantaggio riscontrato da Chugai in seguito all'implementazione dell'ELN è la registrazione di informazioni sperimentali più dettagliate, grazie alla funzionalità drag and drop di E-WorkBook, facile da usare, per i file e i documenti degli strumenti. Questo, insieme alla funzionalità di ricerca del sistema, consente agli scienziati di Chugai di accedere più rapidamente a questi dati e informazioni più ricchi.

E-WorkBook ha ridotto la dipendenza di Chugai dalla carta, migliorando l'efficienza operativa, aumentando la produttività e riducendo i rischi. Di seguito, gli utenti della soluzione spiegano come E-WorkBook abbia migliorato il loro modo di lavorare.

 

IT

Hiroki Takaya, Group Manager, IMIT Group, Research Planning & Coordination Department, Research Division, Chugai, ha dichiarato: "L'adozione di E-WorkBook è stata incredibilmente fluida. In effetti, dopo il lancio iniziale ci sono state così poche domande che pensavamo che nessuno usasse il sistema!".

 

Biologia

Kiyoaki Sakata, Oncology 1 Group, Discovery Pharmacology Department, Research Division, Chugai, ha dichiarato: "Da quando è stato implementato E-WorkBook, lo spazio di archiviazione non è più un problema. Gli utenti hanno risparmiato tempo perché le informazioni elettroniche storiche sono facili da trovare grazie alla funzione di ricerca per parole chiave, il che significa che si spende meno tempo a rileggere i vecchi quaderni.

"Prima stampavamo e ritagliavamo e incollavamo tutte le informazioni relative all'esperimento, come il protocollo, i dati grezzi e i risultati, nel quaderno di carta, ma dopo l'implementazione di E-WorkBook, le note scritte a mano possono essere inserite come copia scannerizzata, tutti i risultati e i dati grezzi possono essere inseriti, quindi è facile da usare e fa risparmiare tempo.

"Alcune richieste di informazioni possono essere molto dettagliate, ad esempio per quanto riguarda l'adattamento delle curve o i dati grezzi. E-WorkBook rende molto più facile rispondere alle richieste dettagliate, in quanto possiamo recuperare i dati più velocemente. Inoltre, quando manipoliamo e riformattiamo i dati grezzi per condividerli con altri, il file originale è sempre in E-WorkBook e ci permette di risalire ai dati originali. È molto utile".

 

Analitico

Yoshiyuki Furuta, Analytical Instrument Group, Medicinal Chemistry Research Department, Research Division, Chugai, ha dichiarato: "La testimonianza è molto più semplice utilizzando E-WorkBook. Con i quaderni cartacei, il controllo incrociato delle informazioni richiedeva molto tempo, ma ora le informazioni sono facilmente accessibili e tutte in un unico posto. Questo aiuta anche a migliorare la conoscenza del team, riducendo le rielaborazioni. Inoltre, rende più facile trovare gli esperimenti precedenti, il che può essere utile quando qualcuno lascia l'azienda.

"È possibile inserire negli esperimenti le schermate degli strumenti e i dati esportati in file PDF. Il sistema consente anche di inserire link diretti ai server dove sono archiviati i dati grezzi e i risultati. Da quando siamo passati a E-WorkBook, abbiamo assistito a un aumento della profondità, della qualità e della quantità di informazioni acquisite e registrate".

 

Il futuro

Sebbene sia tradizionalmente più lento rispetto agli approcci top-down, la metodologia user-driven ha visto finora oltre 200 utenti abbracciare E-WorkBook. Alcuni di questi utenti si sono trasferiti in nuovi reparti, fungendo da ambasciatori di E-WorkBook e facendo crescere l'interesse interno per la soluzione.

Chugai prevede di rilasciare il sistema a tutta la sua divisione di ricerca, comprese le filiali al di fuori del Giappone, nel corso del 2016. Grazie al feedback ottenuto dai primi utilizzatori di E-WorkBook, Chugai sta accelerando il processo di introduzione e sta fornendo una formazione pratica a centinaia di utenti alla volta.

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