15 conseils pour assurer un transfert efficace des connaissances

Fiche conseil

Il y a une pénurie de compétences dans les domaines des STIM (sciences, technologies, ingénierie et mathématiques). Notre fiche conseil explore les moyens de retenir les connaissances.

Il y a une pénurie de compétences dans les domaines STEM (sciences, technologies, ingénierie et mathématiques). La recherche montre que 90% des entreprises ont eu du mal à employer des professionnels et des techniciens des STEM en 2019. L'espace a besoin de plus de 170 000 travailleurs qualifiés supplémentaires pour combler le fossé. Le recrutement, les postes temporaires et les formations supplémentaires coûtent à l'industrie britannique plus de 1,5 milliard de livres sterling chaque année. Cela signifie qu'une pénurie déterminante pour le secteur se profile à l'horizon et que la situation n'est guère réjouissante. Chaque jour, 10 000 baby-boomers atteignent l'âge de la retraite et lorsqu'ils partiront, il n'y aura personne à qui transmettre leurs compétences, ce qui signifie que leurs années de connaissances les suivront tout simplement à la porte.

Mais avant de faire une croix sur l'ensemble des secteurs de la R&D et de la recherche scientifique, il existe une solution. En revoyant et en améliorant certains processus et technologies actuels, il est possible non seulement de transférer les connaissances d'une génération à l'autre, mais aussi de les structurer et de les utiliser pendant de nombreuses décennies.

 

Mentorat et observation

63% des milléniaux recherchent un emploi offrant des possibilités de développement et d'acquisition de compétences en matière de leadership et préfèrent le mentorat comme méthode d'apprentissage.

Pour que les baby-boomers aient la possibilité de transmettre leurs connaissances et leur expérience avant de quitter l'entreprise, associez-les à un collègue plus jeune. Comme le montrent les statistiques, non seulement les Millennials voient dans ce scénario la possibilité d'apprendre rapidement, mais beaucoup d'entre eux ont déjà commencé à se tourner vers des collègues plus expérimentés pour obtenir des conseils et de l'aide.

La solution consiste donc à veiller à ce que, lors du prochain projet de recherche ou de la prochaine expérience, tous les baby-boomers soient accompagnés d'un collègue plus jeune, ou à ce que les équipes soient composées d'une variété de groupes d'âge et de niveaux d'expérience. Pour tirer le meilleur parti de cette activité, veillez à demander aux deux parties de se porter volontaires, ce qui permettra de déterminer les membres du personnel les plus enthousiastes à cette idée.

 

Conseil 1: Demandez à votre personnel expérimenté et à leurs homologues moins expérimentés de se porter volontaires pour le mentorat.

Conseil 2: Associer tous les employés issus de la génération du baby-boom à du personnel plus jeune et à des diplômés récents

Conseil 3: Veiller à ce que les équipes de projet soient composées d'employés d'âges et de niveaux d'expérience variés.

 

Maintenir l'engagement des milléniaux

 Deux tiers des Millennials et de la Génération Z considèrent l'adoption de la technologie et de l'innovation par une organisation comme un facteur important lors de la recherche d'un emploi.

 Les jeunes diplômés du millénaire qui entrent dans le secteur (et dans votre entreprise) sont des natifs du numérique. Cela signifie que si les données ne sont pas présentées sur un écran, ils sont moins susceptibles de s'engager. Avec les smartphones, les tablettes, les ordinateurs portables, les montres intelligentes et toute une série d'autres appareils mobiles, ces employés ont l'habitude d'accéder à l'information dans le délai et sur le gadget qui leur conviennent le mieux. Cela signifie que pour améliorer vos processus de transfert de connaissances, vous devez envisager de numériser les documents et les carnets de notes dont vous disposez actuellement. La création de copies numériques rend non seulement les données plus "utilisables" pour les Millennials, mais elle contribue également à garantir la préservation des informations pour de nombreuses années à venir.

 

Conseil 4: Commencez par scanner ou photographier la documentation existante pour créer des copies numériques.

Conseil 5: Chercher à utiliser des technologies et des logiciels qui permettent aux natifs du numérique de s'épanouir et de s'impliquer.

Conseil 6: Utiliser la technologie disponible sur les appareils mobiles pour accroître la productivité du personnel.

 

Protection contre les pertes catastrophiques

Des études montrent que d'ici 2021, la production de papier sur le marché des utilisations finales augmentera de moitié. un pour cent.

Les notes écrites constituent l'un des principaux facteurs contribuant à l'absence de transfert moderne des connaissances. Les documents, les images et les graphiques créés sur papier ont une durée de vie limitée, et la prolonger exige beaucoup de soin et d'attention. Mais ce qui est plus inquiétant, c'est que la documentation papier est vulnérable aux catastrophes telles que les incendies ou les inondations, sans parler des facteurs environnementaux tels que l'humidité. Si votre centre de recherche était ravagé par un incendie et que toutes les données écrites étaient perdues, comment votre organisation s'en sortirait-elle ? Seriez-vous en mesure de poursuivre vos activités ? Comme le montrent les statistiques, beaucoup n'y parviendraient pas. Par conséquent, en numérisant le contenu et en le sauvegardant dans le nuage, les données de votre entreprise seront en sécurité, tout comme leur capacité à être utilisées à l'avenir à la suite d'une catastrophe imprévue.

 

Conseil 7: Télécharger toutes les données numérisées dans le nuage pour les "conserver en toute sécurité".

Conseil 8: Créer une équipe de reprise après sinistre au sein de l'entreprise et s'assurer qu'elle a accès au stockage en nuage.

Conseil 9: Mettre en œuvre des politiques de travail qui garantissent que tous les employés téléchargent régulièrement les résultats et les données vers le nuage.

 

Surmonter l'ampleur des résultats

 Les articles de recherche originaux comptent généralement entre 25 et 40 pages..

 À l'heure où les baby-boomers quittent l'entreprise et où les nouveaux milléniaux la rejoignent, il est nécessaire que la nouvelle génération de travailleurs comprenne les expériences et les résultats qui ont eu lieu avant elle. Pour ce faire, la méthode actuelle consiste à lire les résultats historiques, les rapports et les comptes rendus d'expériences et à essayer de comprendre les données. Le problème réside toutefois dans les références utilisées dans ces documents écrits. Étant donné que la plupart des expériences font référence à des images, des graphiques et des diagrammes provenant d'autres projets, chaque fois que ces éléments sont mentionnés dans un rapport, le nouvel employé doit également les rechercher. Il passe alors le plus clair de son temps à essayer de trouver les documents mentionnés dans le rapport original, au lieu de le lire et d'en assimiler les informations.

La solution consiste donc à numériser à nouveau le contenu et, dans ce cas, à créer des liens hypertextes d'un document à l'autre. Cela signifie que lorsqu'une référence est utilisée dans un rapport, le lecteur peut simplement cliquer sur la référence et l'autre document s'ouvrira immédiatement, ce qui permet d'économiser du temps et de l'énergie.

 

Conseil 10: Veiller à ce que toutes les références dans les documents numérisés fassent l'objet d'un lien hypertexte.

Conseil 11: Télécharger toutes les images, les diagrammes et les graphiques, afin de faciliter le référencement visuel.

Conseil 12: Utilisez cette technique d'hyperliens pour rationaliser les processus de recherche à l'échelle de l'entreprise.

 

Données structurées et consultables

Seules 7% des entreprises ont pleinement mis en œuvre leurs transformations numériques.

 L'aspect "consultable" des données numérisées et stockées dans le nuage constitue un autre avantage en matière de transfert de connaissances. En utilisant un logiciel de pointe, il est possible non seulement de rassembler et de stocker des informations numériques, mais aussi d'en faire une base de données utilisable par l'ensemble de votre organisation. Ainsi, lorsque de nouveaux projets et de nouvelles expériences sont en cours, il est facile et rapide de localiser et d'examiner les articles, les rapports et les comptes rendus précédents. Cela signifie qu'en numérisant les notes et les informations créées par les baby-boomers sortants, elles peuvent être mises à la disposition de n'importe quel membre du personnel à l'avenir.

En outre, les données historiques peuvent être consultées, téléchargées et modifiées sur divers appareils mobiles et depuis n'importe quel endroit (à condition qu'il y ait une connexion internet). Ainsi, non seulement les milléniaux peuvent désormais consulter les informations d'une manière qu'ils reconnaissent et préfèrent, mais les projets collaboratifs peuvent désormais être rationalisés grâce à l'accès à distance.

 

Conseil 13: Utiliser le stockage en nuage et la gestion des documents pour créer des bases de données consultables.

Conseil 14: Fournir un accès à tous les employés de l'entreprise afin d'assurer le partage des connaissances (les autorisations de sécurité le permettent).

Conseil 15: Utiliser les privilèges d'accès pour rationaliser les processus de collaboration entre collègues et partenaires externes

 

Logiciel avec fonctionnalité de carnet électronique

Les conseils proposés dans ce guide permettent non seulement de garantir que les connaissances de vos employés les plus expérimentés seront protégées pour de nombreuses générations à venir, mais aussi de créer une entreprise à l'épreuve du temps. En utilisant une plateforme d'informatique scientifique de pointe telle que la nôtre, vous pouvez vous assurer que votre entreprise est prête à affronter l'avenir. E-WorkBookGrâce à ce système, toutes les informations, les résultats, les rapports, les diagrammes, etc. peuvent être créés et sauvegardés numériquement en temps réel. Tous les fichiers seront sauvegardés dans une base de données consultable, et un accès basé sur des autorisations peut être accordé à toute personne choisie. Cela signifie que le partage des connaissances est assuré, de même que la rationalisation et l'efficacité des projets et des expériences à l'avenir.

 

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