12 conseils pour libérer le temps des professionnels de la R&D

Fiche conseil

Poussées par la nécessité de répondre à l'hyperconcurrence mondiale et à la rapidité croissante des changements technologiques, les entreprises s'appuient fortement sur leurs fonctions de recherche et développement (R&D) pour accélérer l'innovation.

Il est largement reconnu que les entreprises prospèrent lorsque les employés exploitent leurs points forts. En fait, les personnes qui utilisent leurs points forts au quotidien ont six fois plus de chances d'être engagées dans leur rôle. Cependant, des études montrent que seuls 15% des employés se sentent engagés dans leur travail.

Dans les organisations où la recherche et le développement sont au centre des préoccupations, cet aspect est particulièrement important. Aujourd'hui, plusieurs facteurs différents entraînent une réduction des budgets de R&D, ce qui signifie que l'on demande à ces départements d'en faire plus avec des ressources identiques ou moindres. Cependant, de nombreuses organisations constatent que 39% de leurs travailleurs du savoir ont des problèmes avec la gestion des documents. Ces tâches empêchent les professionnels de la R&D de se consacrer à leur spécialité, ce qui réduit considérablement l'efficacité et la productivité dans un environnement de laboratoire.

Alors, comment les scientifiques et les équipes de R&D peuvent-ils être plus productifs ? Nous avons rassemblé quelques conseils pour aider les entreprises à libérer le temps de leurs employés, afin qu'ils puissent se concentrer sur leurs points forts et revenir à leurs véritables passions.

Identifier les tâches prioritaires et celles qui sont moins importantes

49% des employés interrogés ont des difficultés à trouver des documents.

Les personnes qui travaillent dans la R&D sont des experts dans leur domaine : elles testent des théories et font des découvertes nouvelles et innovantes qui pourraient être révolutionnaires. Pourquoi, alors, tant de ces professionnels perdent-ils du temps chaque jour ouvrable à effectuer des tâches banales pour lesquelles ils sont surqualifiés ? Ce temps pourrait être utilisé pour découvrir la prochaine grande nouveauté, quel que soit le secteur dans lequel ils travaillent. La solution consiste à déterminer exactement quelles sont les tâches prioritaires. En encourageant les travailleurs intellectuels à réfléchir à la manière dont ils passent leurs journées de travail et à décider quelles sont les tâches les plus importantes pour eux et pour leur organisation, il apparaîtra clairement quels sont les emplois qui ne constituent pas une bonne utilisation de leur temps. Ces tâches de faible valeur peuvent être abandonnées ou externalisées, et les personnes chargées de la recherche et du développement peuvent récupérer en moyenne une journée entière par semaine, temps qu'elles peuvent consacrer à la science.

Conseil 1.
Encouragez les employés à identifier les tâches quotidiennes qui sont prioritaires.

Conseil 2.
Se concentrer sur les activités qui stimulent la croissance et le chiffre d'affaires de l'entreprise et qui ont un impact direct sur l'innovation en matière de R&D.

Troisième conseil.
Cherchez à déléguer les tâches moins importantes à d'autres membres de l'équipe, ou abandonnez-les complètement si elles ne sont pas critiques pour l'entreprise.

Examiner et modifier les processus opérationnels inadaptés

Pour aider leur entreprise à conserver un avantage concurrentiel, les organismes de R&D doivent devenir plus performants.
innovant et s'adapter aux nouvelles technologies.

Dans de nombreuses organisations qui mettent l'accent sur la recherche et le développement, il est parfois difficile de mettre en œuvre des changements. Certains processus et procédures peuvent avoir été mis en œuvre d'une manière spécifique aussi longtemps que les gens s'en souviennent et l'introduction de mises à jour et de nouvelles idées peut entraîner des perturbations.

Cependant, l'innovation ne peut venir que de l'injection d'idées et d'opinions nouvelles, ce qui améliore l'efficacité. Les experts qui travaillent dans une entreprise et qui sont extrêmement compétents dans un domaine donné en sont un bon exemple. En raison de leurs connaissances, un processus a pu être mis en place au fil du temps, qui encourage les autres employés à leur poser simplement des questions. L'inconvénient, c'est qu'ils passent leur temps à rechercher et à trouver des réponses à ces questions, parce que cela a toujours été fait de cette manière.

La recherche de solutions alternatives, telles que la création de nouveaux départements spécialisés ou la constitution de nouvelles équipes formées dans des domaines spécifiques, contribuera à alléger la pression exercée sur des personnes dont le temps pourrait être mieux employé à d'autres activités.

Conseil 4.
Identifier les processus actuels de l'entreprise qui nécessitent les connaissances ou l'expertise d'un professionnel de la R&D.

Conseil 5.
Rechercher des méthodes alternatives pour l'échange d'informations.

Conseil 6.
Mettre en œuvre les nouveaux processus et encourager tous les employés à suivre ces lignes directrices à l'avenir.

 

Rechercher des solutions technologiques pour gagner du temps

Les data scientists consacrent environ 45% de leur temps aux tâches de préparation des données, qui comprennent le chargement et le nettoyage des données.

Lorsqu'il s'agit de libérer le temps des employés, les technologies modernes d'aujourd'hui peuvent être d'un grand secours. Les nouvelles solutions peuvent réduire considérablement le temps nécessaire à l'exécution de certaines tâches, ce qui rend les employés plus efficaces et améliore la productivité. Bien que les processus historiques et les méthodes traditionnelles permettent toujours de faire le travail, il est judicieux de travailler plus intelligemment plutôt que plus durement et d'adopter ces nouvelles solutions. Pour les professionnels de la R&D, un exemple de plus en plus populaire est l'alternative électronique aux cahiers de laboratoire traditionnels. Les cahiers de laboratoire électroniques (ELNs) utilisent une technologie innovante pour rationaliser la rédaction des rapports et sont plus rapides, plus faciles à utiliser et plus fiables que leurs prédécesseurs sur papier. Étant donné que de nombreux organismes de R&D ne disposent toujours pas de systèmes adéquats pour collecter automatiquement les données nécessaires à l'établissement de rapports, à l'analyse et à la prise de décision, il est évident que ces solutions électroniques sont nécessaires.

Conseil 7.
Étudier les alternatives modernes aux outils et processus existants qui pourraient permettre de gagner du temps.

Conseil 8.
Envisagez de remplacer les carnets de notes traditionnels sur papier par un ELN pour rationaliser la rédaction des rapports.

Conseil 9.
Une fois les nouvelles solutions introduites, proposez une formation à l'ensemble du personnel afin que des personnes de différents niveaux d'ancienneté puissent les utiliser confortablement.

 

Identifier les lacunes en matière de compétences dans les départements

58% des Millennials estiment que la réussite professionnelle passe par l'acquisition de nouvelles compétences.

Outre l'identification des améliorations qui peuvent être apportées aux processus opérationnels, un autre domaine important à prendre en considération est celui des compétences humaines. Si les professionnels de la R&D sont accaparés par des tâches subalternes pour lesquelles ils sont surqualifiés, c'est qu'il existe un déficit de compétences ailleurs dans l'entreprise. Commencez par identifier les départements qui ne disposent pas des ressources humaines nécessaires à leur bon fonctionnement ou qui manquent tout simplement de connaissances et de compétences essentielles. Cela peut être dû au fait que l'entreprise n'a pas mis en place de processus de transfert des connaissances, de sorte que lorsque les employés quittent l'entreprise, leurs connaissances partent avec eux. Pour combler les lacunes de ces services, il suffit de renforcer les effectifs au sein de l'entreprise, de former les employés existants et d'élargir leur éventail de compétences afin qu'ils puissent effectuer les tâches auxquelles les professionnels de la recherche et du développement ne peuvent se permettre de consacrer du temps. Avec les nombreux baby-boomers qui partent à la retraite, former les jeunes employés pour qu'ils acquièrent les connaissances et l'expertise qui étaient traditionnellement détenues par les plus anciens est une décision commerciale judicieuse.

Conseil 10.
Identifier les départements qui n'ont pas accès à des connaissances commerciales importantes.

Conseil 11.
Mettre en œuvre un programme de formation complet pour le personnel subalterne afin d'assurer un transfert de connaissances suffisant.

Conseil 12.
Vous pouvez également envisager d'embaucher de nouveaux membres du personnel pour combler les lacunes et apporter un regard neuf sur l'entreprise.

 

Conclusion

Il n'est pas judicieux pour une entreprise de confier à des experts spécialisés dans des domaines spécifiques des activités qui ne profitent pas à leur département, en particulier dans le secteur de la R&D où les expériences quotidiennes peuvent déboucher sur des découvertes révolutionnaires. En mettant en œuvre les conseils de ce guide, les professionnels de la R&D pourront commencer à reprendre leur temps et à se concentrer sur ce qu'ils font le mieux. De petits changements comme l'élimination des tâches non essentielles à l'activité et la délégation à des membres du personnel subalternes constituent un bon début. À l'avenir, des mesures plus importantes, comme la mise en place d'un processus complet de transfert des connaissances, permettront également de faire en sorte que les compétences et les connaissances ne soient pas détenues par une ou deux personnes seulement. Enfin, en travaillant plus intelligemment plutôt que plus durement et en utilisant des outils tels que les ELN pour rationaliser la rédaction des rapports, les professionnels de la R&D peuvent devenir plus efficaces, plus productifs et, en fin de compte, plus innovants.

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