Cinq écueils à éviter lors du choix d'un ELN

Fiche conseil

Alors, vous vous dites : "J'ai besoin d'un ELN !"

Vous voyez ici "ELN", là "E notebook" et parfois le terme "papier sur verre" quelque part. Comment commencer à chercher la bonne solution électronique et comment le faire sans perdre de temps ? Voici cinq écueils à éviter lors du choix de la solution de gestion des données la mieux adaptée à votre organisation.

1. Définissez clairement le problème, sinon c'est le problème qui vous définira.

Réfléchissez à la raison pour laquelle vous avez besoin d'un ELN système. Pour certains membres du personnel, la gestion de carnets papier parallèlement à "quelques" autres systèmes peut ne pas sembler être un problème immédiat. La recherche de données au sein de l'organisation prend peut-être un peu de temps, mais personne n'y voit vraiment un problème majeur - après tout, il en a toujours été ainsi. Votre équipe peut même penser que les carnets de notes en papier fonctionnent... Tout le monde sait comment les utiliser. Tout le monde sait s'en servir et c'est un excellent moyen de s'exercer au bricolage !

Avant de commencer à acheter un ELN, il est important non seulement d'être conscient du problème qui se pose, mais aussi d'en comprendre toute l'ampleur. Oh, et n'oubliez pas votre communauté d'utilisateurs finaux ! Après tout, ce sont eux qui utiliseront le logiciel "ELN". Posez-vous la question suivante "Les objectifs de l'entreprise et les objectifs informatiques sont-ils alignés pour ce projet ELN ?"

Comprendre le problème est un bon début pour trouver la bonne solution de gestion des données électroniques pour votre organisation.

2. Explorer au-delà de la notion traditionnelle d'"ELN"

Vous avez donc commencé vos recherches pour savoir quels sont les produits ELN disponibles. Bien que la recherche d'un "ELN" soit un bon début, ce n'est pas la seule option disponible. Envisagez d'aller plus loin que l'"ELN" et de vous pencher également sur les solutions de gestion des données. N'oubliez pas que de nombreux fournisseurs commercialisent ce qu'ils appellent une plate-forme.

Mais toutes les plateformes ne sont pas égales. Il n'est pas inutile de s'assurer que la plateforme que vous choisissez pour votre organisation est une plateforme unique, conçue et intégrée de manière native, et non pas une solution informatique fragmentée composée d'une variété de technologies acquises par le biais d'acquisitions d'entreprises.

La mise en œuvre de ces plates-formes "bricolées" nécessite beaucoup de temps de conseil et comporte des coûts cachés considérables. Certains fournisseurs peuvent prétendre disposer d'une plateforme, mais attention ! Leurs plates-formes ne sont probablement pas évolutives et peuvent ne pas être en mesure de gérer les flux de travail, d'exploiter les données pour améliorer l'efficacité opérationnelle ou de répondre aux attentes des utilisateurs en matière de mobilité.

Du point de vue de l'utilisateur final, l'utilisation d'une plateforme unique avec le même aspect et la même convivialité modernes est l'option la plus évidente. Il n'est pas surprenant que les utilisateurs finaux ne soient pas très enthousiastes à l'idée de devoir apprendre en permanence un autre outil obsolète, qui est censé faire partie d'une plateforme, mais qui ressemble à un produit différent.

3. Faire travailler le SaaS pour vous

Il se peut que vous recherchiez plus d'un fournisseur pour vous fournir votre "plateforme". La gestion de plusieurs produits provenant de différents fournisseurs peut poser des problèmes en matière de recherche et de collaboration. Avez-vous oublié ou renoncé à l'option SaaS ? Avez-vous mis en place une fonction informatique ? Votre équipe informatique est-elle attachée à ses installations matérielles et logicielles sur site ?

Le stockage des données sur une plateforme SaaS unique facilite le partage des données entre les collaborateurs. La flexibilité du SaaS libère les scientifiques des contraintes liées à leur ordinateur de bureau. Il est judicieux de tirer parti des services d'abonnement SaaS qui permettent à l'entreprise de partager des données concurrentielles entre divers collaborateurs et de transférer avec souplesse la propriété de la propriété intellectuelle entre partenaires internes et externes.

Les services d'abonnement SaaS offrent aux scientifiques des avantages considérables, notamment des capacités de système évolutives qui s'adaptent aux besoins de l'organisation, une plateforme pour l'échange de données et l'innovation entre les collaborateurs, un délai de rentabilité plus court qui permet d'améliorer les résultats de l'entreprise, et la transparence des coûts. Les services SaaS nécessitent généralement moins de temps pour les mises à jour, ce qui signifie que les nouvelles fonctionnalités peuvent être utilisées plus rapidement qu'auparavant.

4. Acheter en fonction de la valeur

Vous et votre équipe de projet avez pris la décision d'achat et vous avez choisi le produit le moins cher qui utilise tous les mots à la mode comme ELN, plateforme, Cloud, etc.

Le remords de l'acheteur peut sans doute se manifester et vous penserez alors à toutes les autres options qui s'offraient à vous. Vous aurez voulu choisir une solution de gestion des données qui protège votre propriété intellectuelle, qui excelle à capturer des données expérimentales structurées et consultables, ainsi que le récit scientifique permettant d'interpréter l'information ; c'est ce qui ajoute de la valeur à votre organisation.

Une solution de gestion des données doit offrir un environnement propice à la collaboration et à l'innovation, ainsi qu'un historique documenté d'amélioration de l'efficacité, et doit permettre aux organismes de R&D comme le vôtre d'économiser du temps, de l'argent et des ressources.

Les clients satisfaits choisissent de ne pas compromettre la qualité en échange de l'option la moins chère du marché.

5. Assurer la satisfaction du client

Très souvent, nous constatons que les utilisateurs finaux n'utilisent pas le logiciel acheté comme prévu et que certains ne l'utilisent pas du tout - choisissant plutôt de revenir à un système papier. Pourquoi ? Parce que le nouveau logiciel ne répond pas à leurs besoins. Avec la bonne solution de gestion des données, les scientifiques verront des gains de productivité significatifs, parfois 30% ou plus, et pourront obtenir une meilleure compréhension de leurs processus.

Le résultat ? Les scientifiques et l'organisation en profitent tous les deux : GAGNANT, GAGNANT !

Si vous souhaitez en savoir plus sur le choix d'un ELN pour votre laboratoire, contactez l'un de nos experts.

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