5 conseils pour choisir un cahier de laboratoire numérique

Fiche conseil

Le choix d'un cahier de laboratoire numérique peut s'avérer déconcertant au premier abord. Il est donc préférable de mener des recherches approfondies pour comprendre ses capacités et s'assurer qu'il répond à vos besoins. Qu'est-ce qu'un cahier de laboratoire numérique ? Dans sa forme la plus simple, un cahier de laboratoire numérique (également appelé cahier de laboratoire électronique ou ELN) remplace les carnets en papier que les scientifiques, les techniciens et les ingénieurs utilisent traditionnellement pour consigner les détails de leurs procédures et de leurs expériences. Pourtant, si la numérisation des carnets de laboratoire est un bon point de départ, les logiciels informatiques modernes peuvent faire bien plus. De l'automatisation de la saisie des données et des rapports à la rationalisation de la gestion des échantillons, en passant par l'accélération des soumissions réglementaires, le bon système numérique pourrait transformer votre entreprise.

Conseil n° 1 : définissez clairement vos besoins actuels et vos objectifs commerciaux et établissez-en les priorités.

Parmi les exemples typiques, citons l'élimination du papier, l'augmentation de l'efficacité et l'amélioration de l'intégrité des données. Comment un cahier de laboratoire numérique pourrait-il contribuer à rationaliser vos flux de travail actuels et à réduire les erreurs et les reprises ? Avez-vous besoin de collaborer avec d'autres services et/ou partenaires externes ? Comment les données sont-elles collectées et comment doivent-elles circuler d'un groupe à l'autre ? Avez-vous des exigences spécifiques en matière de sécurité ou de réglementation, telles que GxP? Quelles sont les priorités du ou des groupes qui utiliseront le logiciel : facilité d'utilisation, accès aux données, normalisation, etc. Il est fréquent que différents groupes aient des priorités et des objectifs différents, même s'ils travaillent dans le même service. Il est donc important de prendre en compte tous les points de vue.

Conseil n° 2 : faites des recherches pour savoir quels sont les cahiers de laboratoire numériques disponibles et ce que font vos pairs.

Il y a de nombreux facteurs à prendre en compte et de nombreuses questions à poser. Par exemple, quelles sont les options de saisie de données qui pourraient être utiles à votre entreprise : lecture de codes-barres d'échantillons ou d'articles en stock, glisser-déposer de fichiers images, connexions à des instruments tels que des balances ou des pH-mètres, ou encore interactions à commande vocale? Est-il possible de définir des flux de travail pour s'assurer que les activités sont effectuées dans un ordre spécifique ? Quelles sont les options disponibles pour intégrer des instruments complexes ? Les données peuvent-elles être automatiquement étiquetées et associées à des informations clés telles que le projet, l'étude, l'analyste, etc. pour faciliter leur recherche ultérieure ? Quelles sont les possibilités d'analyse des données, de création de graphiques et de rapports, et pouvez-vous contrôler les informations qui sont partagées avec les collaborateurs ? Les antécédents du fournisseur du cahier de laboratoire numérique sont encore plus importants que les comparaisons de caractéristiques et de fonctions. A-t-il déjà travaillé avec des organisations comme la vôtre ? Quels sont les services et l'assistance qu'il peut fournir ? Comment les mises à jour sont-elles gérées et qu'est-il prévu pour la prochaine version ?

Il est utile de créer une matrice de comparaison et d'être prêt à poser d'autres questions en cours de route, en particulier si un fournisseur a une grande expérience de votre secteur d'activité et peut vous faire part de recommandations sur ce qui a le mieux fonctionné pour ses autres clients.

Conseil n° 3 : choisissez le bon type de système pour votre entreprise.

Utilisateur de laboratoire numérique avec tablette

Web ou bureau ? Sur place ou hébergé ? La plupart des systèmes modernes de carnets de laboratoire numériques sont basés sur le web pour une bonne raison : les applications web permettent l'accès à partir d'une variété d'appareils, et pas seulement les ordinateurs portables et les ordinateurs de bureau. Cela peut s'avérer particulièrement utile si les scientifiques et les techniciens ont besoin d'utiliser des appareils portables pour se déplacer dans le laboratoire. Les systèmes hébergés dans le nuage (également appelés logiciels en tant que service ou SaaS) sont de plus en plus populaires car ils offrent de nombreux avantages, notamment en termes d'évolutivité, de flexibilité et de sécurité. Les mises à jour du logiciel peuvent être disponibles instantanément et votre service informatique a moins de travail à effectuer.

Si vous n'êtes pas sûr ou si vous voulez en savoir plus, demandez une démonstration du produit et profitez-en pour discuter de vos préoccupations éventuelles. Une démonstration peut éliminer une grande partie de l'incertitude liée à la comparaison des fournisseurs. La démonstration correspond-elle à vos attentes ou vous a-t-elle donné de nouvelles idées sur la manière dont la technologie numérique peut vous aider à atteindre vos objectifs ?

Conseil n° 4 : pensez à vos besoins futurs : Le système est-il évolutif ?

Bien que vous ne sachiez pas exactement comment votre entreprise est susceptible d'évoluer à l'avenir, vous avez probablement une idée générale des plans de croissance. La recherche et l'achat de votre cahier de laboratoire numérique doivent être basés à la fois sur la fourniture d'une solution pour le moment et sur la mise en place des bases d'une expansion future. Est-il facile d'ajouter des utilisateurs ou des groupes supplémentaires en cas de besoin ? Ou d'intégrer de nouveaux instruments ? Réfléchissez également à la manière dont toutes les données que vous saisirez pourront être utilisées à l'avenir : est-il possible de promouvoir la normalisation et de rendre les données plus faciles à utiliser ? F.A.I.R. (trouvable, accessible, interopérable et réutilisable) ? Le logiciel permet-il de saisir les données contextualisées nécessaires pour exploiter la puissance des connaissances et prendre des décisions plus rapides et plus judicieuses ? Existe-t-il des outils analytiques qui peuvent aider à surveiller l'utilisation du système?

Un fournisseur expérimenté devrait être en mesure de vous aider à pérenniser votre investissement et à faire en sorte que votre nouveau système soit agile et extensible pour soutenir votre croissance future.

Conseil n° 5 : renseignez-vous sur la formation et l'intégration.

L'adoption par les utilisateurs est l'un des facteurs de réussite les plus importants pour les cahiers de laboratoire numériques et la formation est un élément clé du processus d'intégration. Quels sont les types de cours de formation disponibles : en ligne, en classe, etc. Comment sont-ils structurés et combien de temps faut-il généralement à un nouvel utilisateur pour se familiariser avec le système ? D'autres ressources pédagogiques sont-elles disponibles à la demande ? Les préférences d'apprentissage varient d'une personne à l'autre. Le fait d'offrir la possibilité de choisir entre différentes options de formation et/ou de permettre aux utilisateurs d'apprendre à leur propre rythme peut contribuer à augmenter le taux d'adoption et à rendre le processus d'intégration plus fluide.

 

En résumé, il est essentiel, lors du choix d'un cahier de laboratoire numérique, de définir clairement les objectifs dès le départ et de comprendre ce qui doit être réalisé et quels problèmes doivent être résolus. Cela permet de s'assurer que le processus de sélection se concentre sur ce qui est le plus important pour votre entreprise. Les scientifiques et les ingénieurs d'aujourd'hui ont besoin de plus qu'un système électronique qui imite ce qui a été fait avec un stylo et du papier pendant des centaines d'années. Pourquoi automatiser le passé avec un simple cahier de laboratoire électronique alors que vous pouvez équiper votre équipe des meilleures technologies numériques ? Le meilleur cahier de laboratoire numérique pour votre entreprise devrait être celui que les gens aiment utiliser parce qu'il rend leur travail plus gratifiant et maximise l'utilité de leurs données.

 

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