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IDBS Blog | 30 mars 2017

Pourquoi les conventions de documentation des BPL ne devraient pas avoir d'importance

Si vous êtes un scientifique travaillant dans un environnement de bonnes pratiques de laboratoire (BPL) depuis suffisamment longtemps, vous connaissez certains mots à la mode qui ont des connotations inquiétantes - des mots tels que données brutes, traçabilitéet l'encore plus effrayant déviation.

Il existe même un acronyme pour certains de ces mots : A.L.C.O.A (à ne pas confondre avec l'entreprise d'aluminium !). Dans le domaine de la recherche expérimentale, l'acronyme signifie Attribuable, Lisibles, Contemporaine, Originalet Précision. Bien qu'ils soient tous importants pour le maintien de bonnes pratiques de laboratoire, si vous êtes un scientifique utilisateur final et que vous y pensez pendant votre journée, vous risquez de perdre votre temps...

Enter electronic documentation systems. I’m not just talking about a digital means to record your information, but a system that, when used correctly, will handle many of these A.L.C.O.A steps, letting you focus on your science.

Revenons à cet acronyme.

Attribuable

Il nous est arrivé à tous d'oublier de parapher ou de signer quelque chose. Quelqu'un a probablement dû vous retrouver au moins une fois, et vous avez connu le moment gênant où l'on vous reproche d'avoir oublié de faire quelque chose qui semble pourtant évident.

Vous ne devriez pas avoir à vous soucier d'oublier de signer ou de parapher un travail. Un bon système de documentation saura quand il doit vous demander l'équivalent numérique d'une signature et, à tout autre moment, enregistrera automatiquement vos entrées comme vous appartenant.

Lisibles

Celle-ci est évidente. Nous connaissons tous quelqu'un qui a une très mauvaise écriture. Dans la communauté scientifique, c'est peut-être même la norme plutôt que l'exception ! Je suis cette personne : "Pourquoi me donnez-vous un stylo ? Pourquoi le stylo doit-il être bleu ou noir ?"

De nos jours, les styles de documentation devraient porter des noms tels que "Tahoma", "Calibri", "Times New Roman" et "Arial", et non "Penmanship". Les couleurs doivent être celles qui permettent de créer une bonne interface ou qui correspondent à la palette de couleurs de l'entreprise.

Contemporaine

Il s'agit d'un mot à cinq dollars avec une signification à cinquante cents. Il signifie enregistrer "en même temps" que l'observation ou l'action. Soyons honnêtes, il vous est arrivé non seulement d'oublier d'inscrire une date et/ou une heure sur un document, mais aussi de vous tromper de date ou d'heure. Cela m'arrive souvent le premier du mois. La première semaine de janvier de chaque année est encore pire !

Tout système électronique connaît l'heure et la date et enregistre l'horodatage de chaque entrée. Un investissement dans des terminaux de laboratoire signifie qu'il n'y a jamais de retard dans l'enregistrement des informations. Une bonne interface utilisateur peut rendre la saisie des données instantanée et l'intégration des instruments peut garantir que la majorité des données sont partiellement ou entièrement enregistrées - automatiquement.

Original

Avez-vous déjà collé des documents dans un carnet de notes ? Cette méthode n'a de sens que lorsque vous "recevez" des documents papier (certificats) - vous ne devriez également imprimer que lorsque vous devez "fournir" des documents papier (rapports).

Le laboratoire lui-même doit être une zone sans papier afin que vous ne soyez pas tenté de "ne pas" enregistrer les données originales. Le système électronique doit être en mesure de saisir toutes les données régulières et d'enregistrer également les données non régulières. Là encore, un investissement dans des terminaux de laboratoire permettra de disposer en permanence d'une méthode d'enregistrement. Les instruments peuvent, et doivent, envoyer des données directement à un système électronique.

Précision

Chacun des points que j'ai mentionnés ici concerne les besoins de la documentation en premier lieu et ceux de la science en second lieu. Cependant, la précision de vos données scientifiques est fondamentale.

En intégrant vos processus d'enregistrement à la saisie des données d'instrumentation, la précision ne peut que s'améliorer. Les matériaux et équipements que vous utilisez n'ont pas besoin d'être saisis manuellement, mais simplement scannés par code-barres et référencés pour une précision incontestable. Si un produit est périmé ou n'est pas étalonné, le système peut vous le dire.

Bien entendu, vous devrez toujours faire preuve de précision scientifique, mais vous ne devriez pas avoir à vous inquiéter si vous écrivez "acétone" au lieu d'"acétonitrile". Avec un système électronique, il vous suffit de prendre le flacon, de le scanner et le système vous indiquera s'il n'est pas correct avant de l'utiliser.

Tous les éléments A.L.C.O.A. de la gestion des laboratoires sont importants, mais leur prise en compte ne doit pas être un fardeau pour les scientifiques. Un bon système de documentation électronique réduira la quantité de paperasse et de distractions auxquelles les scientifiques sont confrontés chaque jour.

Nous sommes tous des êtres humains imparfaits qui peuvent commettre, et commettront, des erreurs. Le meilleur moyen d'éviter les erreurs n'est pas de multiplier les contrôles - nous devons plutôt reconnaître que l'automatisation de certains aspects de la saisie et de l'enregistrement des données est plus efficace et bien plus fiable. En adoptant les systèmes électroniques, nous pouvons consacrer plus de temps à la recherche et au développement pour lesquels nous sommes employés - et qui ne souhaite pas cela ?

Si vous souhaitez passer d'A.L.C.O.A à "Eureka !", alors parlez à l'un de nos experts dès aujourd'hui.

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