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CHUGAI

Chugai prépare l'avenir grâce à l'adoption de l'E-WorkBook par les utilisateurs.

L'introduction de E-WorkBook permet des gains de productivité allant jusqu'à 30% pour les pharmacologues de Chugai et réduit la dépendance de Chugai à l'égard du papier, améliorant ainsi l'efficacité opérationnelle et réduisant les risques.

Points clés :

  •  Conscient des risques que les catastrophes naturelles faisaient peser sur ses dossiers papier, Chugai avait besoin d'une solution qui réduise la dépendance à l'égard du papier.
  • Chugai cherchait également un moyen de réduire l'utilisation générale de papier et le nombre de zones de stockage d'enregistrements
  • Depuis l'adoption de E-WorkBookChugai a constaté des gains de productivité de 20 à 30% pour les scientifiques en pharmacologie, de 50% pour les groupes de préformulation et des gains d'efficacité de 30% pour les groupes d'analyse.

Le défi

Comme de nombreuses entreprises pharmaceutiques, Chugai utilisait des carnets papier pour gérer et enregistrer les flux de travail expérimentaux.

L'utilisation de carnets en papier a créé un certain nombre d'obstacles pratiques, notamment des notes illisibles, des erreurs de transcription, des recherches manuelles fastidieuses dans les dossiers d'expériences antérieures, l'impression de données et le collage manuel dans les carnets, qui prenaient beaucoup de temps.

Basée au Japon (lire l'étude de cas en japonais ici), Chugai était consciente des risques que les catastrophes naturelles faisaient peser sur ses dossiers papier, et avait donc besoin d'une solution qui réduise la dépendance à l'égard du papier.

En tant qu'entreprise soucieuse de l'environnement, Chugai cherchait également un moyen de réduire l'utilisation générale de papier et le nombre de zones d'archivage nécessaires pour stocker les documents papier.

Chugai s'est mis en rapport avec Roche, son partenaire d'alliance stratégique basé en Suisse, pour discuter des avantages de l'introduction d'un cahier de laboratoire électronique (ELN).

Chugai a également pris contact avec le responsable de son département de chimie, qui utilisait déjà un ELN, pour connaître les gains d'efficacité opérationnelle qui pourraient être réalisés grâce à l'introduction d'un tel système. Chugai a décidé de présenter IDBS E-WorkBook, le système flexible utilisé par Roche, ce qui a permis aux entreprises de partager leurs expériences en matière de mise en œuvre du système.

La solution

L'expérience acquise par IDBS et son partenaire régional, la société japonaise CTC Life Sciences Corporation, a joué un rôle majeur dans la décision de Chugai d'introduire E-WorkBook. Plutôt que d'adopter une approche descendante traditionnelle pour introduire l'ELN, Chugai a opté pour une méthodologie d'adhésion des utilisateurs.

Une feuille de route de haut niveau a été présentée à l'équipe de gestion de la division Recherche, suivie d'une série de réunions de lancement pour les groupes et les départements, au cours desquelles les questions pratiques et opérationnelles ont été discutées. L'objectif de l'approche "user-buy-in" était simple. En présentant un nouveau concept ou une nouvelle idée à des groupes restreints et solidaires, le nouveau concept - E-WorkBook en l'occurrence - serait testé, intégré et utilisé.

En cas de succès, ce processus serait reproduit dans l'ensemble du personnel au fur et à mesure que d'autres verraient et entendraient parler des avantages de leurs propres collègues qui ont utilisé le système, permettant ainsi aux expériences partagées des utilisateurs de faciliter l'adoption organique de l'E-WorkBook. Les groupes de pharmacologie oncologique de Chugai, qui utilisaient déjà une série de systèmes informatiques, ont piloté le système pendant six mois. Au cours de cette période, l'équipe du projet a analysé la meilleure façon d'utiliser le système et de relier les documents papier existants aux expériences. Le retour sur investissement initial de l'ELN a également été mesuré.

Chugai n'a pas fixé de date de mise en service pour le projet pilote ELN initial. Au lieu de cela, les utilisateurs ont eu la possibilité de migrer du papier vers la solution électronique au moment où ils le jugeaient opportun, en fonction de l'état d'avancement de leurs expériences existantes. Après la réussite du projet pilote, Chugai a commencé à communiquer sur les avantages et la valeur de la dématérialisation, avant le déploiement complet de la production. Chugai a également entrepris une analyse commerciale qui lui a permis de prendre en compte les demandes spécifiques de chaque département, afin de s'assurer que le système était capable de se développer et d'évoluer en fonction des besoins de chaque utilisateur.

Avant le déploiement du système, Chugai a organisé une simple session de formation sur E-WorkBook et a expliqué comment le système pouvait être utilisé dans certains scénarios.

Les résultats

L'analyse interne des avantages réalisée par Chugai a révélé des gains de temps et de productivité significatifs pour chaque groupe d'utilisateurs.

Les chercheurs en pharmacologie constatent des gains de productivité de l'ordre de 20 à 30% et, sur la base de la qualité et de la quantité des informations saisies à l'aide de l'ELN par rapport aux anciennes méthodes papier, les groupes d'analyse ont constaté une amélioration de l'efficacité de 30%. Pour les expériences structurées basées sur des procédures opératoires normalisées (POS), les groupes de pré-formulation constatent des gains de productivité allant jusqu'à 50%.

Un autre avantage dont Chugai a bénéficié après le déploiement de l'ELN est l'enregistrement d'informations expérimentales plus détaillées, grâce à la fonctionnalité conviviale de glisser-déposer d'E-WorkBook pour les fichiers d'instruments et les documents. Associée à la fonction de recherche du système, cette fonctionnalité permet aux scientifiques de Chugai d'accéder plus rapidement à ces données et informations plus riches.

E-WorkBook a réduit la dépendance de Chugai à l'égard du papier, améliorant l'efficacité opérationnelle, augmentant la productivité et réduisant les risques. Ci-dessous, des utilisateurs de la solution expliquent comment E-WorkBook a amélioré leurs méthodes de travail.

 

IT

Hiroki Takaya, directeur du groupe IMIT, département de planification et de coordination de la recherche, division de la recherche, Chugai, a déclaré : "L'adoption d'E-WorkBook s'est déroulée de manière incroyablement fluide : "L'adoption d'E-WorkBook s'est déroulée de manière incroyablement harmonieuse. En fait, il y a eu si peu de questions après le déploiement initial que nous pensions que personne n'utilisait le système !

 

Biologie

Kiyoaki Sakata, Oncology 1 Group, Discovery Pharmacology Department, Research Division, Chugai, a déclaré : "Depuis la mise en œuvre d'E-WorkBook, l'espace de stockage n'est plus un problème : "Depuis la mise en œuvre d'E-WorkBook, l'espace de stockage n'est plus un problème. Les utilisateurs ont gagné du temps car les informations électroniques historiques sont faciles à trouver grâce à la fonction de recherche par mot-clé, ce qui signifie qu'ils passent moins de temps à lire d'anciens carnets.

"Nous avions l'habitude d'imprimer, de découper et de coller toutes les informations relatives à l'expérience, telles que le protocole, les données brutes et les résultats, dans le carnet de notes papier, mais après le déploiement d'E-WorkBook, les notes manuscrites peuvent être insérées sous forme de copie numérisée, tous les résultats et les données brutes peuvent être ajoutés, ce qui facilite l'utilisation et permet de gagner du temps.

"Certaines demandes d'information peuvent être très détaillées, concernant l'ajustement des courbes ou les données brutes, par exemple. E-WorkBook nous permet de répondre plus facilement aux demandes détaillées, car nous pouvons récupérer les données plus rapidement. De plus, lorsque nous manipulons et reformatons des données brutes pour les partager avec d'autres, le fichier original se trouve toujours dans E-WorkBook, ce qui nous permet de remonter jusqu'aux données d'origine. C'est très utile.

 

Analytique

Yoshiyuki Furuta, Analytical Instrument Group, Medicinal Chemistry Research Department, Research Division, Chugai, a déclaré : "Le témoignage est beaucoup plus facile avec E-WorkBook. Avec les carnets en papier, la vérification croisée des informations prenait du temps, mais maintenant les informations sont facilement accessibles et regroupées en un seul endroit. Cela permet également d'améliorer la connaissance de l'équipe et de réduire les reprises. Il est également plus facile de retrouver les expériences précédentes, ce qui peut s'avérer utile lorsque quelqu'un quitte l'entreprise.

"Des captures d'écran d'instruments et des données exportées en fichiers PDF peuvent être insérées dans les expériences. Le système permet également d'insérer des liens directs vers les serveurs où sont stockés les données brutes et les résultats. Depuis que nous avons adopté E-WorkBook, nous avons constaté une augmentation de la profondeur, de la qualité et de la quantité des informations saisies et enregistrées.

 

L'avenir

Bien que traditionnellement plus lente que les approches descendantes, la méthodologie axée sur l'utilisateur a permis à plus de 200 utilisateurs d'adopter E-WorkBook jusqu'à présent. Certains d'entre eux ont changé de département, jouant le rôle d'ambassadeurs d'E-WorkBook et augmentant l'intérêt interne pour la solution.

Chugai prévoit de diffuser le système à l'ensemble de sa division de recherche, y compris aux filiales situées hors du Japon, au cours de l'année 2016. S'appuyant sur le retour d'expérience des premiers utilisateurs d'E-WorkBook, Chugai accélère actuellement le processus de déploiement et propose une formation pratique à des centaines d'utilisateurs à la fois.

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