Kemianteollisuusyritys luopuu paperisista muistikirjoista tietojen laadun parantamiseksi

Tärkeimmät kohdat:

• Yrityksen laajentuessa paperipohjaisessa ympäristössä työskentely johti siihen, että tiedot olivat siiloissa.
• Yritys valitsi E-WorkBook:n käsittelemään tietoja tehokkaasti ja organisoidusti, mikä parantaa yhteistyötä, jäljitettävyyttä ja tietojen laatua.
• Ryhmä on nopeuttanut kokeellisen tiedon käsittelyä

Haaste

Yhtiö perustettiin vuonna 2010, ja sen tehtävänä on luoda uusia prosesseja polttoaineiden ja kemikaalien tuottamiseksi biomassajätteestä.

Yritys on kiihdyttänyt toimintaansa alkuperäisestä tutkimus- ja kehitysvaiheesta prosessin kehittämiseen ja pilottitutkimukseen. Se on lähes kolminkertaistanut työntekijämääränsä perustamisestaan lähtien biopolttoaineteollisuuden huomattavan kasvun keskellä.

Yrityksen laajentuessa paperiympäristössä työskentely aiheutti merkittäviä haasteita ja riskejä. Tiedot olivat siiloutuneet tai tallennettu erillisiin Excel-taulukoihin. Tietojen jakaminen yrityksen viiden eri tiimin kesken oli erityisen hankalaa ja aikaa vievää. Yhtiö tarvitsi kohtuuhintaisen työkalun tukemaan kokeilutyötä.

"Kun kasvoimme, halusimme pystyä järjestämään tietomme järjestelmällisesti ja tekemään niistä jäljitettävämpiä", sanoo yksi tutkijoista. "Halusimme löytää täydellisen, ammattimaisen paketin, jonka avulla voisimme viedä yritystä ja tutkimustyötämme eteenpäin."

Ratkaisu

Yhtiö valitsi kattavan markkinatutkimuksen jälkeen E-WorkBook:n tukemaan noin 20 työntekijän tiimiä Alankomaiden toimipaikassaan. Se tarjoaa jäsennellyn alustan, johon yhtiön kokeelliset tiedot voidaan tallentaa, mikä mahdollistaa paremman trendianalyysin ja kokeiden välisen raportoinnin.

Eräs tutkija sanoi: "Halusimme tehokkaan tavan järjestää ja käsitellä tietojamme. Vertailtuamme useita ratkaisuja valitsimme E-WorkBook:n hallinnoidaksemme tutkimustietojamme sähköisesti ja helpottaaksemme yhteistyötä yrityksen sisällä. Alusta on erittäin joustava, ja pidimme sitä kätevämpänä ja loogisempana käyttää kuin muita markkinoilla olevia ratkaisuja. Se auttaa meitä tekemään tiedoistamme hakukelpoisia ja parantamaan tiedonkulkua kaikissa hankkeissamme."

Asennus saatiin valmiiksi vain yhdessä viikossa IDBS:n ja yrityksen merkittävän etukäteissuunnittelun ansiosta. Neljän kuukauden kuluessa käyttöönotosta tiimi oli täysin valmiina ja pystyi käyttämään järjestelmää. IDBS tarjosi lisäkoulutusta ja teki tiivistä yhteistyötä yrityksen kanssa sopivien mallien luomiseksi, jotka oli räätälöity yrityksen tiedonkeruuasetusten mukaisesti.

"ELN-järjestelmämme on järjestetty kansiorakenteella, joka liittyy yrityssuunnitteluumme, jotta näemme selkeästi, mitä tehtäviä meidän on suoritettava saavuttaaksemme tavoitteemme yrityksenä. Jokaisella viidellä projektiryhmällämme on järjestelmässä tilaa lisätä tietonsa, jolloin tutkijat, tutkijat ja teknikot voivat tallentaa tulokset yhteen tiettyyn paikkaan", kertoo yrityksen tutkija.

Tulokset

E WorkBookin avulla yritys voi turvata kemian alan tutkimus- ja kehitystietoja tehokkaammin kuin aiemmilla paperipohjaisilla menetelmillä. Tietojen löytäminen koko yrityksestä vie vain sekunteja yksinkertaisella kyselyllä.

"ELN:n suurin etu on se, että voimme järjestää kokeiden dokumentoinnin. Paperilla jokainen tutkija käytti omia muistikirjojaan. Meillä ei ollut yhtä kultaista tietolähdettä. Nyt E-WorkBook:n avulla meillä on keskitetty tietokanta, johon voimme tallentaa ja jakaa tuloksemme. Olemme itse asiassa huomanneet, että myös syötettyjen tietojen laatu on parantunut", sanoo eräs tutkija.

Yrityksen tiimi on luopunut paperivihkoista ja nopeuttanut kokeellisen tiedon käsittelyä sekä varmistanut, että tieto on tallennettu ja turvattu yhteen paikkaan. Käyttäjät voivat helposti tehdä yhteistyötä eri osastojen välillä. Tutkijat ja tutkijat löytävät nopeasti tarvitsemansa tiedot, kun on kyse kokeiden tarkistamisesta ja raportoinnista.

Virtaviivaistettuihin työnkulkuihin sisältyy sisäänrakennettu hyväksymisprosessi, joka nopeuttaa johdon tarkastusta. Järjestelmä tarjoaa myös paremman jäljitettävyyden tuloksille, jotka on nyt tallennettu jäsenneltyyn muotoon.

Ryhmä pystyy yhdistämään laboratorionäytteiden yksilölliset tunnukset ELN:n syöttökenttiin, jotta kokeet voidaan tarvittaessa jäljittää. Lisäksi yritys on havainnut, että tietojen laatu on parantunut, ja käyttäjät ovat dokumentoineet tutkimustulokset paremmin.

Tutkija lisäsi: "Ihmisillä on taipumus olla huolellisempia tietojen syöttämisessä, koska he tietävät, että ne näkyvät muille tiimin jäsenille". Tiedot ovat helpommin löydettävissä, ja olemme nähneet tallennettujen tietojen laadun parantuneen merkittävästi."

E-WorkBook on osoittautunut suosituksi yrityksessä. Tutkijat ja tiedemiehet ovat tyytyväisiä siihen, että heidän tietonsa ovat järjestäytyneemmässä muodossa, jotta he voivat jakaa tietoja ja kommunikoida tehokkaasti tiimien välillä. Siirtyminen ELN:ään, joka kasvaa tiimin mukana, on ollut positiivinen muutos käyttäjille ja yrityksen toimintatavalle laboratoriosta käsin.