Nutricia

Tärkeimmät kohdat:

• Paperilehtien käyttäminen vaikeutti historiallisten tietojen saatavuutta ja jakamista, jolloin oli vaarana, että kokeita toistettiin ja mahdollisesti vaarannettiin teollis- ja tekijänoikeudet.
• Nutrician oli optimoitava synergia ja tehokkuus eri osastojen välillä.
• E-WorkBook eliminoi manuaaliseen tiedonsiirtoon liittyvien virheiden riskit, mikä paransi tietojen laatua ja lisäsi viestintää.

Haaste

Karin Van Boom, Nutricia Research Information Platformin johtaja, totesi: "Työskentelemme monimutkaisessa tutkimusympäristössä, jossa käsitellään yhä suurempia ja monipuolisempia tietokokonaisuuksia. Paperilehtien käyttäminen aiheutti meille haasteen päästä käsiksi historiallisiin tietoihin ja jakaa niitä, jolloin vaarana oli kokeiden toistaminen ja IP:n mahdollinen vaarantuminen. Meidän oli optimoitava synergia ja tehokkuus osastojemme välillä, mutta ymmärsimme, että tämä olisi haasteellista tutkijoidemme erilaisten työskentely- ja viestintätapojen vuoksi."

Nutricia Researchin oli lisäksi löydettävä keino murtaa tietosiilot, jotka kasvavat missä tahansa maailmanlaajuisessa organisaatiossa, jotta eri tiimien välinen yhteistyö olisi helpompaa, turvallista ja yksinkertaista. Nutricia Researchin keskittyessä varhaiselämän ja kehittyneen lääketieteen ravitsemukseen tarve varmistaa vaatimustenmukaisuus sekä rakentaa ja ylläpitää luottamusta on vieläkin akuutimpi.

Dries De Bont, Early Life Nutrition R&D -yksikön prosessien ja organisaation johtaja, sanoi: "Tunnustimme, että oli tärkeää tarjota monitoiminnalliselle yhteistyölle alusta, joka sisälsi paperittoman työskentelyn. Tarvitsimme järjestelmän, joka suojaa teollis- ja tekijänoikeuksiamme (IP) ja jossa on vankat kirjausketjut ja sähköisen allekirjoituksen validointi, joten olemme innoissamme yhteistyöstä IDBS:n kanssa."

Kun oli tehty päätös ottaa käyttöön yritysjärjestelmä tutkimus- ja kehitystoiminnan tukemiseksi, Nutricia Research aloitti perusteellisen valintaprosessin, joka perustui yksityiskohtaisiin loppukäyttäjien ja sidosryhmien vaatimuksiin. Kaksipäiväisen pilottikokeilun aikana IDBS valittiin Nutricia Researchin kumppaniksi.

Karin Van Boom, Nutricia Research Information Platformin päällikkö, sanoi: "Monet tekijät vaikuttivat päätökseen, mukaan lukien ohjelmiston käyttäjäystävällisyys ja sen kyky kasvaa tarpeidemme mukana, kun tietomäärät kasvavat, ja tulevaisuuden kapasiteetti oli keskeinen näkökohta. Lisäksi oli selvää, että oli mahdollista luoda lisää työnkulkuja ja että meillä oli käytettävissämme tulevia integrointimahdollisuuksia."

Ratkaisu

Nutricia Research päätti ottaa käyttöön E-WorkBookin, koska se on joustava alusta, joka voi tukea yrityksen tutkimustoimintaa kokonaisvaltaisesti. Tutkimuksen työnkulkujen digitalisointi tällä tavoin tarkoittaa, että yritys voi minimoida kokonaiskustannukset keskittymällä yhteen alustaan sen sijaan, että se ottaisi käyttöön pistemäisiä ratkaisuja työnkulun eri osiin. Utrechtin laitoksessa yhteistyö oli keskeinen motivaatiotekijä, ja E-WorkBookin avulla tutkijat pystyvät innovoimaan nopeammin, koska heillä on pääsy samaan dataan samaan aikaan ja he voivat jakaa ja keskustella tuloksista helposti.

Käyttöönottoprosessi suunniteltiin IDBS:n käyttöönottostrategian pohjalta. IDBS toimitti Nutricia Researchille hyvin suunnitellun ja realistisen käyttöönottosuunnitelman. Kokeneiden ja asiantuntevien IDBS-konsulttien jatkuva osallistuminen superkäyttäjien ja tietotekniikan tukemiseen oli avainasemassa tämän hankkeen onnistumisessa, ja se varmisti tutkijoiden sujuvan siirtymisen.

Käyttöönotto sujui nopeasti huolellisen suunnittelun ja Nutricia Researchin sisäisen tiimin ja IDBS:n konsulttien välisen tiiviin yhteistyösuhteen ansiosta. Käyttäjien hyväksyminen oli avainasemassa koko prosessin ajan, ja Nutricia Research varmisti, että kaikki loppukäyttäjät saivat koulutusta ja tukea koko prosessin ajan, ja tämä jatkui myös käyttöönoton jälkeisissä kyselyissä.

Karin Van Boom, Nutricia Research Information Platformin päällikkö, sanoo: "Koska tutkijat ovat suunnitelleet ohjelmiston, he ymmärtävät tarpeemme ja pystyvät vastaamaan kaikkiin kyselyihin tehokkaasti. Arvostamme suuresti sitä, että IDBS:n tuki on talon sisäistä, joten meillä on tarvittaessa helppo pääsy kehittäjien luo. IDBS:n konsulttien ja tukiryhmän ammattitaitoinen ja ystävällinen asenne yhdistettynä helppokäyttöiseen ohjelmistoon ja tutkijoiden ilmeiseen tehokkuushyötyyn ovat osaltaan vaikuttaneet onnistuneeseen käyttöönottoon". Erityisen koulutusympäristön avulla siirtyminen tuotantoympäristöön oli mahdollista kahden tunnin koulutustilaisuuden jälkeen tutkijoillemme."

Tulokset

Korvaamalla paperipohjaiset työnkulut Nutricia Researchin käyttäjäyhteisö on pystynyt poistamaan manuaaliseen tiedonsiirtoon liittyvien virheiden riskit ja parantamaan näin tietojen laatua. Kuten muutkin asiakkaat, yritys on havainnut, että kokeiden kirjaaminen ja tietojen laadun parantaminen on helpottunut, mutta myös sen tietovarastot ovat rikastuneet ja syventyneet, kun tutkijoiden on ollut helpompi lisätä tietoja järjestelmään.

Kun E-WorkBookiin lisätään tietoa, organisaation arvo kasvaa. Etuna on se, että tutkijat voivat käyttää enemmän aikaa innovatiiviseen tutkimukseen manuaalisten prosessien sijaan ja että heillä on myös helpompi pääsy useampaan tietoon - mukaan lukien alkuperäiset tiedot ja kokeiden lopputulokset, mikä vähentää uudelleentyöstämistä ja tehostaa yhteistyötä.

Raakadatan sisällyttäminen helpottaa kokeen toistettavuuden tarkistamista ja siten vaatimustenmukaisuuden varmistamista. Lisähyötyihin kuuluu myös tietoperinnön luominen, jolla varmistetaan, että keskeiset innovaatiot on tallennettu ja saatavilla, minkä ansiosta Nutricia Research voi oppia aiemmista kokemuksista, ja tämä auttaa myös uusien työntekijöiden perehdyttämisessä organisaatioon.

Tutkijat voivat myös tallentaa E-WorkBookiin ISO-sertifiointia koskevia asiakirjoja sekä vakiotoimintamenettelyjä (SOP) ja viitata niihin. Kokeiden tarkastelu- ja hyväksymisprosessissa sekä raporttien luomisessa säästettiin lisää aikaa.

Kaiken kaikkiaan E-WorkBookista on tullut päätöksenteon, raportoinnin ja yhteistyön tärkein tietolähde, ja kaikki sidosryhmät pääsevät käsiksi keskeisiin tietoihin.

Hyödyt

Dries De Bont, Early Life Nutrition R&D -yksikön prosessien ja organisaation johtaja, sanoo: "Olemme jo nähneet synergiaetuja osastojen välillä tehokkaan, standardoidun raporttien tuottamisen ja avointen viestintäkanavien ansiosta. Odotamme innolla kumppanuutemme jatkumista IDBS:n kanssa, sillä tiedämme, että kun tarpeemme kasvavat, tiedämme, että heidän ohjelmistonsa ja IDBS:n työntekijät pystyvät vastaamaan tarpeisiimme."

Erwin Broekhuis, Nutricia Researchin liiketoimintajärjestelmäanalyytikko, sanoo: "E-WorkBookin avulla kaikki tiedot on tallennettu yhtenäiseen muotoon, mikä helpottaa niiden jakamista ja raportointia, mikä takaa korkealaatuiset tulokset ja säännösten noudattamisen. Nyt voimme jakaa kriittisiä tietoja ja tietoja reaaliaikaisesti osastojen välillä, jolloin voimme mukauttaa prosessia tarpeen mukaan."

E-WorkBookin käyttöönotto tarkoittaa, että Nutricia Research voi toteuttaa tutkimustoimintaansa käyttämällä laadukasta tietoa, joka on helposti todennettavissa ja raportoitavissa. Käyttöönotto edistää myös tavoitetta tehdä Utrechtin laitoksesta tutkimuksen huippuosaamisen ja innovaation malliesimerkki käyttämällä uusinta tutkimus- ja kehitysteknologiaa vanhentuneen paperityöskentelyn korvaamiseksi.