Globaali biotekniikka

Tärkeimmät kohdat:

• Paperitallenteiden avulla aiempia kokeita ei ollut helppo hakea standardoidulla muotoilulla, mikä johti 25%-työn päällekkäisyyteen koko laboratoriossa.
• Yhtiö halusi lisätä tiedonhallinta tehokkuus ja tulosten hakukelpoisuus
• E-WorkBook:n käyttöönotto on lyhentänyt manuaaliseen tietojen syöttöön, tallentamiseen ja hakuun kuluvaa aikaa jopa 75%:llä.

Haaste

Kuten monet tutkimus- ja kehitysorganisaatiot, tämä maailmanlaajuinen biotekniikkayritys toimi paperipohjaisessa ympäristössä. Tutkimustiedot kirjattiin Excel-dokumentteihin ja tulostettiin ja liimattiin muistikirjoihin, joten oli vaikea tietää, mihin tietty tieto oli kirjattu. Aiempia kokeita ei ollut helppo hakea standardoidulla muotoilulla, mikä johti 25%:n päällekkäiseen työmäärään koko laboratoriossa.

Tietoraportit lähetettiin yleensä sähköpostitse. Manuaalinen syöttö, haku ja raportointi veivät aikaa ja haittasivat arvokasta tutkimusta. Lisäksi mikrofilmien skannaaminen IP:n tallentamis- ja säilyttämismenetelmänä oli käymässä kalliiksi.

Yritys halusi tehostaa tiedonhallintaa molekyylibiologian osastollaan ja tehdä tuloksista hakukelpoisia määrittelemällä yhteisen tavan dokumentoida kokeita. Koska yritys suunnitteli uuden tuotelinjan aloittamista, se käytti tilaisuutta hyväkseen etsiessään ratkaisua, jolla se voisi automatisoida datan käsittelyn.

Ratkaisu

Maailmanlaajuisen biotekniikkayrityksen molekyylibiologian osasto tutki kilpailevia elektronisia laboratoriokirjoja (ELN) löytääkseen parhaan työkalun tehtäväänsä. Se tarvitsi ratkaisun, jonka avulla sen tutkijat voisivat tallentaa tiedot nopeasti yhteen turvalliseen paikkaan, standardoida kokeiden raportointitavan ja vähentää riippuvuutta paperista laboratoriossa.

Tutkijoita pyydettiin kokeilemaan useita erilaisia ratkaisuja. He valitsivat IDBS:n E-WorkBookin T&K-toimintojen muuttamiseksi. Helppokäyttöisyys ja ELN:n tehokas taulukkolaskentatekniikka, joka on räätälöity erityisesti biologien tarpeisiin, ratkaisivat asian.

E-WorkBook on todistetusti lyhentänyt tutkimusten valmistumis- ja raportointiaikoja. Käyttäjät raportoivat parantuneesta tietojen laadusta, koska kirjoitusvirheitä on vähennetty suoran tiedonkeruun ansiosta ja raportteja on voitu luoda viikkojen sijaan sekunneissa.

Ratkaisun kuuden kuukauden mittaisen pilottihankkeen aikana globaali biotekniikkayritys loi erityisiä malleja tietojen syöttämisen tehostamiseksi ja standardoimiseksi. Tämän ensimmäisen onnistumisen jälkeen E-WorkBook otettiin käyttöön yrityksen molekyylibiologian tiimeissä noin 70 käyttäjälle kahdessa toimipisteessä Ranskassa.

Tulokset

Tulokset, joita tämä siirtyminen pois vihkoista paperittomaan laboratorioon on tuottanut, ovat olleet ilmiömäisiä. Manuaaliseen tietojen syöttöön, tallentamiseen ja hakuun kuluva aika on lyhentynyt jopa 75%. Tämä on merkittävä ajansäästö, joka lisää laboratorion tehokkuutta ja antaa tutkijoille mahdollisuuden keskittyä arvokkaaseen tutkimustyöhön sen sijaan, että he käyttäisivät tuntikausia tietojen tallentamiseen ja muotoiluun.

T&K-tietojärjestelmien ohjelmapäällikkö totesi: "Aiemmassa tietojen kirjaamis- ja raportointimenetelmässämme tutkijat turvautuivat muistikirjoihin ja sähköpostiin. Paperin käytön lopettaminen ja tiedonhallinnan virtaviivaistaminen on mahdollistanut sen, että olemme voineet lyhentää tietojen tallentamiseen kuluvaa aikaa huomattavasti. Tämä kaikki aika voidaan käyttää takaisin tutkimukseen."

Kun kaikki tiedot ovat yhdessä turvallisessa paikassa, päällekkäinen työ vähenee merkittävästi, sillä tietovaraston avulla käyttäjät voivat etsiä ja löytää olemassa olevia tietoja nopeasti ja tehokkaasti. Uusi keskittyminen tulosten tallentamiseen tällä tavoin suojaa teollis- ja tekijänoikeuksia ja on myös parantanut tietojen laatua ja jäljitettävyyttä. Tutkijat syöttävät tarkat tulokset vakiomuodossa, jolloin muut käyttäjät voivat palauttaa aiempien kokeiden tiedot, joissa on täydellinen konteksti siitä, miten koe on suoritettu. Kokeen metatiedot, kuten tavoitteet, käytetyt materiaalit ja olosuhteet, kirjataan tulosten rinnalle, mikä lisää ymmärrystä.

Helppokäyttöinen E-WorkBook nopeuttaa myös raportointia. Käyttäjien ei enää tarvitse laatia ja lähettää sähköpostitse raportteja. Tarvittavat tiedot voidaan hakea järjestelmästä yhdellä napin painalluksella ja jakaa tehokkaasti asiaankuuluville osapuolille.

Yritys on todella muuttanut tutkimus- ja kehitystoiminnan tiedonhallintaa ja saavuttanut merkittävää toiminnallista tehokkuutta. Tärkeää on, että tämä virtaviivaistettu lähestymistapa tietoihin puolestaan parantaa markkinoille saattamisen nopeutta, mikä on välttämätöntä nykypäivän kilpailluilla markkinoilla.

Tärkeimmät edut

Tärkeimmät edut...

Tämä maailmanlaajuinen biotekniikkayhtiö on nähnyt, että se on luopunut paperista:

Jopa 75%:n säästö tietojen syöttämiseen ja tallentamiseen kuluvassa ajassa.
Päällekkäisen työn vähentäminen
Tutkimuksen nopeampi markkinoille saattaminen
Nopea raportointi ja tehokas tiedonhallinta
Parempi tietojen laatu ja jäljitettävyys

Mitä he sanoivat

T&K-tietojärjestelmien ohjelmapäällikkö totesi: "Tämä siirto oli alun perin opportunistinen. Halusimme pystyä tallentamaan laitteistamme saatuja tuloksia tehokkaammin, sillä paperipohjaiset prosessimme vaikeuttivat koetulosten jakamista. Huomasimme, että oli mahdollista käyttää tätä tilaisuutta hyväkseen ja korvata laboratorioidemme paperiset muistikirjat kokonaan ja rakentaa tietovarasto, jolla standardoimme tietomuodon ja mikä tärkeintä, teemme siitä hakukelpoisen."