15 consejos para garantizar una transferencia de conocimientos eficaz

Hoja de consejos

Hay escasez de personal cualificado en los campos STEM (ciencia, tecnología, ingeniería y matemáticas). Nuestra hoja de consejos explora cómo puede retener los conocimientos.

Hay una escasez de habilidades en los campos STEM (ciencia, tecnología, ingeniería y matemáticas). La investigación muestra que 90% de las empresas han tenido dificultades para emplear a profesionales y técnicos STEM en 2019. El espacio necesita más de 170.000 trabajadores cualificados más para llenar el vacío. La contratación, los puestos temporales y la capacitación adicional le cuestan a la industria en el Reino Unido más de 1,5 mil millones de libras cada año. Esto significa que hay un déficit que define la industria a la vuelta de la esquina, y las cosas se ven sombrías. Cada día, 10.000 baby boomers alcanzan la edad de jubilación y, cuando se vayan, no habrá nadie a quien transmitir sus conocimientos.

Pero antes de dar por perdido todo el sector de la I+D y la investigación científica, hay una solución. Si se revisan y mejoran algunos procesos y tecnologías actuales, los conocimientos no sólo podrán transferirse de una generación a otra, sino que también podrán estructurarse y utilizarse durante muchas décadas.

 

Tutoría y acompañamiento

63% de los millennials buscan trabajo con oportunidades para crecer y aprender habilidades de liderazgo y prefieren la tutoría como método de aprendizaje.

Para asegurarse de que los baby boomers tienen la oportunidad de transmitir sus conocimientos y experiencia antes de abandonar la organización, asócielos con un colega más joven. Como muestra la estadística, los Millennials no solo ven la oportunidad de aprender rápidamente en este escenario, sino que muchos de ellos ya han empezado a recurrir a colegas más experimentados en busca de orientación y consejo.

Las soluciones pasan por asegurarse de que, en el próximo proyecto de investigación o experimento, todos los baby boomers vayan acompañados de un colega más joven, o que los equipos estén formados por una variedad de grupos de edad y niveles de experiencia. Para obtener el mejor resultado de esta actividad, asegúrese de pedir voluntarios a ambas partes, ya que esto determinará qué miembros del personal están más entusiasmados con la perspectiva.

 

Consejo 1: Solicite voluntarios para la tutoría, tanto a su personal con experiencia como a sus homólogos con menos experiencia.

Consejo 2: Asociar a todos los empleados de la generación del baby boom con personal más joven y recién licenciados.

Consejo 3: Garantizar que los equipos de proyecto estén formados por empleados de distintos grupos de edad y niveles de experiencia.

 

Mantener el compromiso de los millennials

 Dos tercios de los Millennials y la Generación Z consideran que la adopción de la tecnología y la innovación por parte de una organización es un factor importante a la hora de buscar trabajo.

 Los graduados de la generación del milenio que se incorporan al sector (y a su empresa) son nativos digitales. Esto significa que si los datos no se presentan en una pantalla, es menos probable que participen. Con teléfonos inteligentes, tabletas, ordenadores portátiles, relojes inteligentes y una gran variedad de dispositivos móviles, estos empleados están acostumbrados a acceder a la información en el momento y con el dispositivo que más les convenga. Esto significa que, para mejorar sus procesos de transferencia de conocimientos, busque digitalizar los documentos y cuadernos que tiene actualmente. La creación de copias digitales no sólo hace que los datos sean más "utilizables" para los Millennials, sino que también ayuda a garantizar que la información se conservará durante muchos años.

 

Consejo 4: Empiece por escanear o fotografiar la documentación existente para crear copias digitales.

Consejo 5: Utilizar tecnología y programas informáticos que capaciten e involucren a los nativos digitales.

Consejo 6: Utilizar la tecnología disponible en los dispositivos móviles para aumentar la productividad del personal.

 

Protección contra pérdidas catastróficas

La investigación muestra que hasta 2021 la producción de papel en el mercado final aumentará a la mitad por ciento.

Uno de los principales factores que contribuyen a la falta de transferencia moderna de conocimientos son las notas escritas. Los documentos, imágenes y gráficos creados en papel tienen una vida útil finita, y prolongarla requiere gran cuidado y atención. Pero lo más preocupante es que la documentación en papel es susceptible de sufrir catástrofes como incendios o inundaciones, por no hablar de factores ambientales como la humedad. Si su centro de investigación fuera arrasado por un incendio y se perdieran todos los datos escritos, ¿cómo lo afrontaría su organización? ¿Sería capaz de continuar? Como demuestran las estadísticas, muchos no podrían. Por eso, al digitalizar los contenidos y guardarlos en la nube, los datos de tu empresa estarán a salvo, y también lo estará su capacidad para ser utilizados en el futuro tras un desastre imprevisto.

 

Consejo 7: Sube todos los datos digitalizados a la nube para "guardarlos a buen recaudo".

Consejo 8: Crear un equipo de recuperación ante desastres dentro de la empresa y asegurarse de que tienen acceso al almacenamiento en la nube.

Consejo 9: Aplicar políticas de trabajo que garanticen que todos los empleados suben los resultados y los datos a la nube con regularidad.

 

Superar la magnitud de los hallazgos

 Los artículos originales de investigación suelen tener entre 25 y 40 páginas.

 A medida que los baby boomers abandonan la empresa y los nuevos Millennials se incorporan a ella, es necesario que la nueva generación de trabajadores comprenda los experimentos y descubrimientos que tuvieron lugar antes que ellos. El proceso actual para hacerlo consiste en leer los resultados históricos, los informes y los escritos de los experimentos e intentar comprender los datos. Sin embargo, el problema radica en las referencias utilizadas en estos documentos escritos. Dado que la mayoría de los experimentos hacen referencia a imágenes, gráficos y diagramas de otros proyectos, cada vez que se hace referencia a ellos en un informe, el nuevo empleado tiene que ir a buscarlos también. Así, pasan la mayor parte del tiempo buscando los documentos a los que se hace referencia en el informe original, en lugar de leerlo y asimilar la información.

La solución, pues, es digitalizar de nuevo el contenido y, en este caso, establecer hipervínculos de un documento a otro. Esto significa que cuando se utiliza una referencia en un informe, el lector puede simplemente hacer clic en la referencia y se abrirá inmediatamente el otro documento, ahorrando tiempo y energía.

 

Consejo 10: Asegúrese de que todas las referencias de los documentos digitalizados tengan hipervínculos.

Consejo 11: Cargue todas las imágenes, diagramas y gráficos para facilitar las referencias visuales.

Consejo 12: Utilice esta técnica de hiperenlace para agilizar los procesos de investigación en toda la empresa.

 

Datos estructurados y consultables

Solo el 7% de las empresas han implementado plenamente sus transformaciones digitales.

 Otra ventaja de los datos digitalizados y almacenados en la nube para la transferencia de conocimientos es la posibilidad de realizar búsquedas. Mediante el uso de software líder en el sector, no sólo es posible recopilar y almacenar información digital, sino que también puede convertirse en una base de datos utilizable por toda la organización. Así, cuando se realizan nuevos proyectos y experimentos, es fácil y rápido localizar y revisar artículos, informes y escritos anteriores. Esto significa que, al digitalizar las notas y la información creadas por los baby boomers salientes, cualquier miembro del personal podrá disponer de ellas en el futuro.

Además, los datos históricos pueden consultarse, descargarse y modificarse en diversos dispositivos móviles y desde cualquier lugar (siempre que haya conexión a Internet). De este modo, los Millennials no solo pueden interactuar con la información de un modo que reconocen y prefieren, sino que los proyectos de colaboración pueden agilizarse gracias al acceso remoto.

 

Consejo 13: Utilizar el almacenamiento en la nube y la gestión de documentos para crear bases de datos en las que se puedan realizar búsquedas

Consejo 14: Proporcionar acceso a todos los empleados de la empresa para garantizar el intercambio de conocimientos (permisos de seguridad permitidos).

Consejo 15: Utilice los privilegios de acceso para agilizar los procesos de colaboración entre colegas y socios externos.

 

Software con funciones de cuaderno electrónico

Los consejos sugeridos en esta guía no sólo ayudan a garantizar que los conocimientos de sus empleados más experimentados estarán protegidos durante muchas generaciones, sino que también contribuyen a crear una empresa más preparada para el futuro. Mediante el uso de una plataforma informática científica líder en el sector, como nuestra E-WorkBookToda la información, resultados, informes, diagramas, etc. pueden crearse y guardarse digitalmente en tiempo real. Todos los archivos se guardarán en una base de datos en la que se podrán realizar búsquedas, y se podrá dar acceso con permisos a cualquier parte elegida. De este modo, se garantiza el intercambio de conocimientos, así como la racionalización y eficacia de los proyectos y experimentos en el futuro.

 

Para más información E-WorkBooky lo que puede hacer por su organización, hable hoy mismo con uno de nuestros expertos.

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