Una empresa química abandona los cuadernos de papel para mejorar la calidad de los datos

Puntos clave:

• A medida que la empresa crecía, trabajar en un entorno basado en el papel provocaba que los datos estuvieran en silos.
• La empresa eligió E-WorkBook para gestionar los datos de forma eficiente y organizada, impulsando la colaboración, la trazabilidad y la calidad de los datos.
• El equipo ha acelerado el tratamiento de datos experimentales

El reto

La empresa se constituyó en 2010 con la misión de crear procesos novedosos para la producción de combustibles y productos químicos a partir de residuos de biomasa.

La empresa ha pasado de la fase inicial de investigación y desarrollo (I+D) al desarrollo de procesos y la investigación piloto. Casi ha triplicado su plantilla desde su creación, en medio de un crecimiento significativo de la industria de los biocombustibles.

A medida que la empresa crecía, trabajar en un entorno basado en papel planteaba importantes retos y riesgos. Los datos caían en silos o se guardaban en hojas de cálculo de Excel separadas. Compartir información entre los cinco equipos diferentes de la empresa era especialmente complicado y requería mucho tiempo. La empresa necesitaba una herramienta asequible para apoyar su trabajo experimental.

"A medida que crecíamos, queríamos poder organizar nuestros datos de forma sistemática y hacerlos más localizables", explica uno de sus investigadores. "Queríamos encontrar un paquete completo y profesional que nos permitiera impulsar la empresa y nuestro trabajo de investigación".

La solución

Tras un estudio exhaustivo del mercado, la empresa eligió E-WorkBook para apoyar al equipo de unos 20 empleados de su sede en los Países Bajos. Ofrece una plataforma estructurada en la que almacenar los datos experimentales de la empresa, lo que permite mejorar el análisis de tendencias y la elaboración de informes entre experimentos.

Un investigador científico dijo: "Queríamos una forma eficaz de organizar y manejar nuestros datos. Tras comparar varias soluciones, elegimos E-WorkBook para gestionar electrónicamente nuestros datos de investigación y facilitar la colaboración dentro de la empresa. La plataforma es extremadamente flexible y nos pareció más cómoda y lógica de usar que otras soluciones del mercado. Nos está ayudando a facilitar la búsqueda de nuestros datos y a mejorar los flujos de información en todos nuestros proyectos."

La instalación se completó en sólo una semana gracias a la importante planificación previa de IDBS y la empresa. A los cuatro meses de la implantación, el equipo ya estaba al día y era capaz de utilizar el sistema. IDBS proporcionó formación adicional y trabajó estrechamente con la empresa para crear plantillas adecuadas, adaptadas a sus preferencias de captura de datos.

"Nuestra ELN está organizada con una estructura de carpetas que enlaza con nuestra planificación corporativa, de modo que podemos ver claramente qué tareas tenemos que realizar para alcanzar nuestros objetivos como empresa. Cada uno de nuestros cinco equipos de proyecto dispone de espacio en el sistema para añadir sus datos, lo que permite a científicos, investigadores y técnicos almacenar los resultados en una ubicación específica", afirma un científico investigador de la Empresa.

Los resultados

Con E WorkBook, la empresa puede proteger los datos de I+D química de forma más eficaz que con los métodos anteriores basados en papel. La búsqueda de datos de toda la empresa se realiza en cuestión de segundos con una simple consulta.

"La mayor ventaja de la ELN es poder organizar cómo documentamos nuestros experimentos. Con el papel, cada investigador utilizaba cuadernos individuales. No teníamos una fuente de datos única. Ahora con E-WorkBook tenemos una base de datos central para capturar y compartir nuestros resultados. También hemos observado un aumento de la calidad de los datos introducidos", afirma un investigador científico.

Al prescindir de los cuadernos de papel, el equipo de la empresa ha acelerado la gestión de los datos experimentales y se ha asegurado de que los conocimientos se capturan y protegen en un único lugar. Los usuarios pueden colaborar fácilmente entre departamentos. Los científicos e investigadores pueden encontrar rápidamente los datos que necesitan cuando se trata de revisar experimentos y elaborar informes.

Los flujos de trabajo racionalizados incluyen un proceso de aprobación integrado que agiliza la revisión por parte de la dirección. El sistema también ofrece una mejor trazabilidad de los resultados, que ahora se almacenan en un formato estructurado.

El equipo puede establecer correspondencias entre los identificadores únicos de las muestras de laboratorio y los campos de entrada de la ELN, de modo que los experimentos puedan rastrearse en caso necesario. Además, la empresa ha observado un aumento de la calidad de los RESULTADOS de los datos, ya que los usuarios documentan mejor los resultados de la investigación.

El investigador añadió: "La gente tiende a tener más cuidado al introducir la información, ya que sabe que será visible para otros miembros del equipo. Los datos son más fáciles de encontrar y hemos observado un aumento significativo de la calidad de los datos almacenados".

E-WorkBook ha demostrado ser muy popular en la empresa. Los investigadores y científicos están encantados de tener sus datos en un formato más organizado para poder compartir información y comunicarse entre equipos de forma eficiente. Pasarse a una ELN que crecerá con el equipo ha sido un cambio positivo para los usuarios y para la forma de trabajar de la empresa desde el laboratorio.