Nutricia

Puntos clave:

• El uso de revistas en papel dificultaba el acceso y el intercambio de datos históricos, con el riesgo de duplicar experimentos y poner en peligro la propiedad intelectual.
• Nutricia necesitaba optimizar las sinergias y la eficiencia entre departamentos
• E-WorkBook eliminó los riesgos asociados a los errores de transcripción manual de datos, mejorando así la calidad de sus datos y potenciando la comunicación.

El reto

Karin Van Boom, responsable de la Plataforma de Información de Investigación de Nutricia, ha declarado: "Trabajamos en un entorno de investigación complejo, con conjuntos de datos cada vez más amplios y diversos. El uso de revistas en papel nos planteaba el reto de acceder a datos históricos y compartirlos, con el riesgo de duplicar experimentos y poner en peligro nuestra propiedad intelectual. Necesitábamos optimizar la sinergia y la eficiencia en todos nuestros departamentos, pero reconocimos que esto sería un reto debido a las diferentes formas de trabajar y comunicarse de nuestros investigadores."

Nutricia Research necesitaba además encontrar una forma de romper los silos de datos que crecen dentro de cualquier organización global para permitir una colaboración más fácil entre diferentes equipos, de forma segura y sencilla. En el caso de Nutricia Research, que se centra tanto en la nutrición infantil como en la nutrición médica avanzada, la necesidad de garantizar el cumplimiento y generar y mantener la confianza es aún más acuciante.

Dries De Bont, Director de Procesos y Organización de Early Life Nutrition R&D, ha declarado: "Nos dimos cuenta de que era esencial proporcionar una plataforma para la colaboración interfuncional que permitiera trabajar sin papeles. Necesitábamos un sistema que protegiera nuestra Propiedad Intelectual (PI), con sólidos registros de auditoría y validación de firma electrónica, por lo que estamos encantados de trabajar en colaboración con IDBS."

Una vez tomada la decisión de implantar un sistema empresarial para dar soporte a las instalaciones de Investigación y Desarrollo, Nutricia Research emprendió un sólido proceso de selección basado en los requisitos detallados de los usuarios finales y las partes interesadas. Durante un piloto de dos días, IDBS fue seleccionada para trabajar con Nutricia Research.

Karin Van Boom, responsable de la plataforma de información de investigación de Nutricia, afirma: "Muchos factores contribuyeron a la decisión, entre ellos la facilidad de uso del software y su capacidad para crecer con nuestras necesidades a medida que crecen los conjuntos de datos; la capacidad futura fue una consideración clave. Además, estaba claro que se podían crear nuevos flujos de trabajo y que teníamos a nuestra disposición futuras posibilidades de integración."

La solución

Nutricia Research decidió implantar E-WorkBook, atraída por la flexibilidad de una plataforma que puede dar soporte integral a las actividades de investigación de la empresa. Digitalizar los flujos de trabajo de investigación de esta manera significa que la empresa puede minimizar el coste total de propiedad centrándose en una plataforma en lugar de implementar soluciones puntuales para diferentes partes del flujo de trabajo. En las instalaciones de Utrecht, la colaboración fue un factor clave que motivó su creación y, con E-WorkBook, los científicos pueden innovar más rápidamente al tener acceso a los mismos datos al mismo tiempo y poder compartir y discutir los resultados con facilidad.

El proceso de despliegue se planificó basándose en la estrategia de despliegue de IDBS. IDBS proporcionó a Nutricia Research un plan de despliegue bien diseñado y realista. La participación continua de consultores de IDBS con experiencia y conocimientos para apoyar a los superusuarios y a TI fue clave para el éxito de este proyecto y garantizó una transición sin problemas para los investigadores.

La implantación fue rápida gracias a una planificación diligente y a una estrecha relación de trabajo entre el equipo interno de Nutricia Research y los consultores de IDBS. La adopción por parte de los usuarios fue clave durante todo el proceso, Nutricia Research se aseguró de que todos los usuarios finales tuvieran acceso a formación y soporte durante todo el proceso, y esto de forma continuada para las consultas posteriores a la implantación.

Karin Van Boom, Directora de la Plataforma de Información de Investigación de Nutricia, afirma: "Como el software ha sido diseñado por científicos, comprenden nuestras necesidades y pueden resolver cualquier duda de forma eficaz. Valoramos mucho que el soporte de IDBS sea interno, lo que nos permite acceder fácilmente a los desarrolladores en caso necesario. La actitud profesional y cordial de los consultores y del equipo de soporte de IDBS, combinada con la facilidad de uso del software y la evidente mejora de la eficiencia para los investigadores, contribuyeron al éxito de la implantación. Gracias al uso de un entorno de formación dedicado, la migración a un entorno de producción fue posible tras una sesión de formación de dos horas para nuestros investigadores."

Los resultados

Al sustituir los flujos de trabajo basados en papel, la comunidad de usuarios de Nutricia Research ha podido eliminar los riesgos asociados a los errores de transcripción manual de datos, mejorando así la calidad de los mismos. Al igual que otros clientes, la empresa ha comprobado que no solo es más fácil registrar experimentos y mejorar la calidad de los datos, sino que sus almacenes de datos son ahora más ricos y profundos, ya que a los investigadores les resulta más sencillo añadir datos al sistema.

A medida que se añade información al E-WorkBook, aumenta el valor organizativo. La ventaja es que los científicos no sólo pueden dedicar más tiempo a la investigación innovadora en lugar de a los procesos manuales, sino que también tienen un acceso más fácil a más datos, incluidos los datos originales y el resultado final de los experimentos, lo que significa una reducción del trabajo repetido y una colaboración más eficaz.

La posibilidad de incluir datos sin procesar facilita la comprobación de la reproducibilidad de un experimento y, por tanto, garantiza el cumplimiento de la normativa. Entre las ventajas adicionales se incluye la creación de un legado de conocimiento, que garantiza que la innovación clave se captura y es accesible, lo que permite a Nutricia Research aprender de experiencias pasadas, lo que también ayuda a incorporar a nuevas personas a la organización.

Los científicos también pueden almacenar y consultar la documentación de certificación ISO en E-WorkBook, así como los procedimientos normalizados de trabajo (PNT). También se ahorró tiempo en el flujo de trabajo de revisión y aprobación de experimentos y en la creación de informes.

El resultado global es que E-WorkBook se ha convertido en la fuente de información a la que acudir para la toma de decisiones, la elaboración de informes y la colaboración, y todas las partes interesadas tienen acceso a la información clave.

Ventajas

Dries De Bont, Director de Procesos y Organización de Early Life Nutrition R&D, afirma: "Ya estamos viendo sinergias en todos los departamentos con una generación de informes eficiente y estandarizada y canales de comunicación abiertos. Estamos deseando continuar nuestra asociación con IDBS, a medida que crezcan nuestras necesidades, sabemos que su software y la gente de IDBS pueden responder a nuestras necesidades."

Erwin Broekhuis, analista de sistemas de negocio de Nutricia Research, afirma: "Con E-WorkBook todos los datos se almacenan en un formato coherente que facilita su intercambio y la elaboración de informes, garantizando resultados de alta calidad y el cumplimiento de la normativa. Ahora podemos compartir información y datos críticos en tiempo real entre departamentos, lo que nos permite adaptar nuestro proceso según sea necesario."

El despliegue de E-WorkBook significa que Nutricia Research puede llevar a cabo sus actividades de investigación utilizando datos de calidad que pueden ser fácilmente verificados y reportados. El despliegue también fomenta el objetivo de convertir las instalaciones de Utrecht en un modelo de excelencia en investigación e innovación mediante el uso de la última tecnología de I+D empresarial para sustituir el anticuado trabajo en papel.