Blog IDBSdocumentar sus datos conforme a las normas BPL

Blog del IDBS | 30 de marzo de 2017

Por qué no deberían importar las convenciones de documentación de BPL

Si usted ha sido un científico en un entorno de buenas prácticas de laboratorio (BPL) el tiempo suficiente, estará familiarizado con ciertas palabras de moda que llevan connotaciones ominosas - palabras como datos brutos, trazabilidady el aún más aterrador desviación.

Incluso existe un acrónimo para algunas de estas palabras: A.L.C.O.A (¡no confundir con la empresa del aluminio!). En el campo de la investigación experimental, las siglas significan Atribuible, Legible, Contemporánea, Originaly Preciso. Aunque todos ellos son importantes para el mantenimiento de unas buenas prácticas de laboratorio, si usted es un científico usuario final que piensa en ellos mientras realiza su trabajo diario, puede que esté perdiendo el tiempo...

Enter electronic documentation systems. I’m not just talking about a digital means to record your information, but a system that, when used correctly, will handle many of these A.L.C.O.A steps, letting you focus on your science.

Volvamos a ese acrónimo.

Atribuible

Todos hemos olvidado alguna vez poner nuestras iniciales o firmar algo. Es probable que alguien haya tenido que localizarte al menos una vez, y que hayas vivido el incómodo momento de que te llamen la atención por olvidarte de hacer algo que parece tan obvio.

Acordarte de firmar o poner tus iniciales en un trabajo no es algo de lo que debas preocuparte. Un buen sistema de documentación sabrá cuándo tiene que pedirte el equivalente digital de una firma y, en cualquier otro momento, registrará automáticamente tus entradas como si fueran tuyas.

Legible

Esta es obvia. Todos conocemos a alguien que tiene una letra horrible. En la comunidad científica puede que incluso sea la norma y no la excepción. Yo soy esa persona: "¿Por qué me das un bolígrafo? ¿Por qué el bolígrafo tiene que ser azul o negro?".

Hoy en día, los estilos de documentación deberían tener nombres como "Tahoma", "Calibri", "Times New Roman" y "Arial", no "caligrafía". Los colores deben ser los que mejor se adapten a la interfaz o a la paleta corporativa.

Contemporánea

Es una palabra de cinco dólares con un significado de cincuenta centavos. Significa registrar "al mismo tiempo" que la observación o la acción. Seamos sinceros: no sólo te has olvidado de poner la fecha o la hora, sino que también te has equivocado. A mí me suele pasar a primeros de mes. La primera semana de enero de cada año es aún peor.

Cualquier sistema electrónico sabrá qué hora y fecha es y registrará la marca de tiempo de cada entrada. Si se invierte en terminales de laboratorio, nunca habrá retrasos a la hora de registrar la información. Una buena interfaz de usuario puede hacer que la entrada de datos sea instantánea y la integración de instrumentos puede garantizar que la mayoría de los datos se registren parcial o totalmente de forma automática.

Original

¿Alguna vez has pegado papeles en un cuaderno de papel? Este método sólo tiene sentido cuando "recibes" documentos en papel (certificados); también deberías imprimir sólo cuando necesites "proporcionar" documentos en papel (informes).

El laboratorio en sí debe ser una zona libre de papeles para que ni siquiera tengas la tentación de "no" registrar datos originales. El sistema electrónico debe ser capaz de registrar todos los datos habituales y también los no habituales. Una vez más, la inversión en terminales de laboratorio permitirá disponer siempre de un método de registro. Los instrumentos pueden, y deben, enviar datos directamente a un sistema electrónico.

Preciso

Cada uno de los puntos que he mencionado aquí habla de las necesidades de la documentación en primer lugar y de las de la ciencia en segundo. Pero la precisión de la ciencia es fundamental.

Al integrar sus procesos de registro con la captura de datos de instrumentación, la precisión sólo puede mejorar. No es necesario introducir manualmente los materiales y equipos que utiliza, basta con escanearlos con códigos de barras y referenciarlos para obtener una precisión incuestionable. Si algo ha caducado o está fuera de calibración, el sistema puede decírselo.

Por supuesto, seguirás teniendo que ser preciso con la ciencia, pero no deberías tener que preocuparte si escribes "acetona" en lugar de "acetonitrilo". Con un sistema electrónico, solo tienes que coger la botella, escanearla y el sistema te dirá si no es correcta antes de usarla.

Todos los elementos A.L.C.O.A de la gestión de laboratorios son importantes, pero abordarlos no tiene por qué ser una carga para los científicos. Un buen sistema de documentación electrónica reducirá la cantidad de papeleo y distracciones a las que se enfrentan los científicos cada día.

Todos somos seres humanos imperfectos que podemos cometer errores, y los cometeremos. La mejor forma de evitarlos no es aumentar el número de controles, sino reconocer que la automatización de algunos aspectos de la captura e introducción de datos es más eficaz y mucho más fiable. La adopción de sistemas electrónicos nos permite dedicar más tiempo a la investigación y el desarrollo, y ¿quién no quiere eso?

Si quiere pasar de A.L.C.O.A a "¡Eureka! hable hoy mismo con uno de nuestros expertos.

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