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CHUGAI

Chugai prepara el futuro de su negocio mediante la adopción de E-WorkBook por parte de los usuarios.

La introducción de E-WorkBook supone un aumento de la productividad de hasta 30% para los farmacólogos de Chugai y reduce la dependencia de Chugai del papel, mejorando la eficiencia operativa y reduciendo el riesgo.

Puntos clave:

  •  Chugai era consciente de los riesgos que las catástrofes naturales suponían para sus registros en papel, por lo que necesitaba una solución que redujera la dependencia del papel.
  • Chugai también buscaba una forma de reducir el uso general de papel y el número de áreas de almacenamiento de registros.
  • Desde la adopción de E-WorkBookChugai ha registrado aumentos de productividad de entre 20 y 301 TTP26T en el caso de los científicos especializados en farmacología, de 501 TTP26T en el de los grupos de preformulación y de 301 TTP26T en el de los grupos de análisis.

El reto

Como muchas empresas farmacéuticas, Chugai utilizaba cuadernos de papel para gestionar y registrar los flujos de trabajo experimentales.

El uso de cuadernos de papel creaba una serie de obstáculos prácticos, como notas ilegibles, errores de transcripción, búsquedas manuales onerosas en los registros de experimentos anteriores y una laboriosa impresión de datos y pegado manual en los cuadernos.

Con sede en Japón (lea el estudio de caso en japonés aquí), Chugai era consciente de los riesgos que las catástrofes naturales suponían para sus registros en papel, por lo que necesitaba una solución que redujera la dependencia del papel.

Como empresa concienciada con el medio ambiente, Chugai también buscaba una forma de reducir el uso general de papel y el número de áreas de almacenamiento de registros que se necesitaban para guardar documentos en papel.

Chugai se puso en contacto con Roche, su socio estratégico con sede en Suiza, para estudiar las ventajas de introducir un Cuaderno Electrónico de Laboratorio (ELN).

Chugai también se puso en contacto con el Director de su Departamento de Química, que ya utilizaba una ELN, para conocer las eficiencias operativas que podrían conseguirse introduciendo un sistema de este tipo. Chugai decidió introducir IDBS E-WorkBook, el sistema flexible utilizado por Roche, lo que permitió a las empresas compartir sus experiencias de implantación del sistema.

La solución

La experiencia en la materia aportada por IDBS y su socio regional, CTC Life Sciences Corporation, con sede en Japón, fue un factor importante en la decisión de Chugai de introducir E-WorkBook. En lugar de adoptar un enfoque descendente tradicional para introducir la ELN, Chugai optó por una metodología de aceptación por parte del usuario.

Se presentó una hoja de ruta de alto nivel de la ELN al equipo directivo de la División de Investigación, a la que siguió una serie de reuniones iniciales para grupos y departamentos, en las que se debatieron cuestiones prácticas y operativas. El objetivo de la participación de los usuarios era sencillo. Mediante la presentación de un nuevo concepto o idea a grupos reducidos de personas, el nuevo concepto (en este caso, E-WorkBook) se probaría, integraría y utilizaría.

Si tiene éxito, este proceso se reproducirá en toda la plantilla a medida que otros vean y oigan hablar de las ventajas a sus propios colegas que hayan utilizado el sistema, lo que permitirá que las experiencias compartidas de los usuarios contribuyan a la adopción orgánica de E-WorkBook. Los grupos de farmacología oncológica de Chugai, que ya utilizaban diversos sistemas informáticos, pusieron a prueba el sistema durante seis meses. Durante este periodo, el equipo del proyecto analizó la mejor forma de utilizar el sistema y vincular los documentos en papel existentes a los experimentos. También se midió la rentabilidad inicial de la inversión en la ELN.

Chugai no fijó una fecha de "puesta en marcha" para el piloto inicial de la ELN. En su lugar, se dio a los usuarios la flexibilidad necesaria para migrar del papel a la solución electrónica cuando lo considerasen oportuno, en función del estado de sus experimentos actuales. Tras el éxito del proyecto piloto, Chugai empezó a comunicar las ventajas y el valor de la eliminación del papel antes de la implantación total. Chugai también llevó a cabo un análisis empresarial que le permitió tener en cuenta las demandas específicas de cada departamento, para garantizar que el sistema pudiera crecer y madurar con las necesidades de cada usuario.

Antes de la implantación del sistema, Chugai impartió una sencilla sesión de formación sobre E-WorkBook y explicó cómo podía utilizarse el sistema en determinados escenarios.

Los resultados

El análisis interno de los beneficios realizado por Chugai ha puesto de manifiesto un importante ahorro de tiempo y un aumento de la productividad para cada grupo de usuarios.

Los científicos de farmacología están observando aumentos de productividad de entre 20 y 30% y, basándose en la calidad y cantidad de información capturada con la ELN en comparación con los métodos anteriores en papel, los grupos analíticos han observado una mejora de la eficiencia de 30%. En el caso de los experimentos estructurados basados en procedimientos normalizados de trabajo (PNT), los grupos de preformulación registran aumentos de productividad de hasta 50%.

Otra ventaja experimentada por Chugai tras el despliegue de la ELN es el registro de información experimental más detallada, gracias a la sencilla funcionalidad de arrastrar y soltar de E-WorkBook para archivos y documentos de instrumentos. Esto, unido a la funcionalidad de búsqueda del sistema, permite a los científicos de Chugai acceder más rápidamente a estos datos e información más ricos.

E-WorkBook ha reducido la dependencia de Chugai del papel, mejorando la eficiencia operativa, aumentando la productividad y reduciendo los riesgos. A continuación, los usuarios de la solución explican cómo E-WorkBook ha mejorado su forma de trabajar.

 

TI

Hiroki Takaya, Director del Grupo IMIT, Departamento de Planificación y Coordinación de la Investigación, División de Investigación, Chugai, ha declarado: "La adopción de E-WorkBook ha sido increíblemente fluida. De hecho, hubo tan pocas preguntas tras el despliegue inicial que pensamos que nadie utilizaba el sistema".

 

Biología

Kiyoaki Sakata, del Grupo de Oncología 1, Departamento de Farmacología del Descubrimiento, División de Investigación de Chugai, afirmó: "Desde la implantación de E-WorkBook, el espacio de almacenamiento ha dejado de ser un problema. Los usuarios han ahorrado tiempo, ya que la información electrónica histórica es fácil de encontrar gracias a la función de búsqueda por palabras clave, lo que significa que se pierde menos tiempo leyendo cuadernos antiguos".

Antes imprimíamos, recortábamos y pegábamos toda la información relacionada con los experimentos, como el protocolo, los datos brutos y los resultados, en el cuaderno de papel, pero tras la implantación de E-WorkBook, las notas escritas a mano pueden insertarse como copia escaneada, y todos los resultados y datos brutos pueden introducirse, por lo que es fácil de usar y ahorra tiempo".

"Algunas de las solicitudes de información pueden ser muy detalladas, relativas al ajuste de curvas o a datos brutos, por ejemplo. E-WorkBook facilita mucho la respuesta a solicitudes detalladas, ya que podemos recuperar los datos más rápidamente. Además, cuando manipulamos y reformateamos datos brutos para compartirlos con otros, el archivo original siempre está en E-WorkBook, lo que nos permite rastrear los datos originales. Es muy útil".

 

Analítica

En palabras de Yoshiyuki Furuta, del Grupo de Instrumentos Analíticos del Departamento de Investigación de Química Médica de la División de Investigación de Chugai: "Atestiguar es mucho más fácil con E-WorkBook. Con los cuadernos de papel, cruzar la información llevaba mucho tiempo, pero ahora la información es fácilmente accesible y está toda en un mismo lugar. Esto también ayuda a mejorar el conocimiento del equipo, reduciendo las repeticiones. También facilita la búsqueda de experimentos anteriores, lo que puede ser útil cuando alguien deja la empresa.

"En los experimentos se pueden insertar capturas de pantalla de los instrumentos y datos exportados a archivos PDF. El sistema también permite insertar enlaces directos a los servidores donde se almacenan los datos brutos y los resultados. Desde que pasamos a E-WorkBook, hemos observado un aumento de la profundidad, calidad y cantidad de la información que se captura y registra."

 

El futuro

Aunque tradicionalmente más lenta que los enfoques descendentes, la metodología impulsada por el usuario ha hecho que más de 200 usuarios hayan adoptado E-WorkBook hasta la fecha. Algunos de estos usuarios se han trasladado a nuevos departamentos, actuando como embajadores de E-WorkBook y aumentando el interés interno por la solución.

Chugai tiene previsto lanzar el sistema a toda su división de investigación, incluidas las filiales fuera de Japón, a lo largo de 2016. Gracias a la información obtenida de los primeros usuarios de E-WorkBook, Chugai está acelerando el proceso de implantación e impartiendo formación práctica a cientos de usuarios a la vez.

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