Χημική εταιρεία εγκαταλείπει τα χάρτινα σημειωματάρια για να ενισχύσει την ποιότητα των δεδομένων

Βασικά σημεία:

• Καθώς η εταιρεία επεκτεινόταν, η εργασία σε ένα περιβάλλον βασισμένο στο χαρτί προκαλούσε την ύπαρξη δεδομένων σε σιλό.
• Η εταιρεία επέλεξε το E-WorkBook για την αποτελεσματική και οργανωμένη διαχείριση των δεδομένων, ενισχύοντας τη συνεργασία, την ιχνηλασιμότητα και την ποιότητα των δεδομένων.
• Η ομάδα έχει επιταχύνει τον χειρισμό πειραματικών δεδομένων

Η πρόκληση

Η εταιρεία ιδρύθηκε το 2010 με αποστολή τη δημιουργία νέων διεργασιών για την παραγωγή καυσίμων και χημικών ουσιών από απόβλητα βιομάζας.

Η εταιρεία έχει επιταχύνει τη διαδικασία από την αρχική φάση έρευνας και ανάπτυξης (Ε&Α) στην ανάπτυξη της διαδικασίας και στην πιλοτική έρευνα. Έχει σχεδόν τριπλασιάσει τη βάση των εργαζομένων της από την ίδρυσή της, εν μέσω σημαντικής ανάπτυξης της βιομηχανίας βιοκαυσίμων.

Καθώς η εταιρεία επεκτεινόταν, η εργασία σε ένα περιβάλλον που βασιζόταν σε χαρτί δημιουργούσε σημαντικές προκλήσεις και κινδύνους. Τα δεδομένα έπεφταν σε σιλό ή αποθηκεύονταν σε ξεχωριστά λογιστικά φύλλα του Excel. Η ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των πέντε διαφορετικών ομάδων της Εταιρείας ήταν ιδιαίτερα δύσκολη και χρονοβόρα. Η Εταιρεία χρειαζόταν ένα προσιτό εργαλείο για την υποστήριξη των πειραματικών εργασιών της.

"Καθώς αναπτυσσόμασταν, θέλαμε να μπορούμε να οργανώσουμε τα δεδομένα μας με συστηματικό τρόπο και να τα καταστήσουμε πιο ανιχνεύσιμα", δήλωσε ένας από τους ερευνητές της. "Ήμασταν πρόθυμοι να βρούμε ένα πλήρες, επαγγελματικό πακέτο που θα μας επέτρεπε να προωθήσουμε την εταιρεία και το ερευνητικό μας έργο".

Η λύση

Μετά από μια ολοκληρωμένη επισκόπηση της αγοράς, η εταιρεία επέλεξε το E-WorkBook για να υποστηρίξει την ομάδα των περίπου 20 εργαζομένων στην ολλανδική της εγκατάσταση. Προσφέρει μια δομημένη πλατφόρμα στην οποία αποθηκεύονται τα πειραματικά δεδομένα της Εταιρείας, επιτρέποντας την καλύτερη ανάλυση τάσεων και την υποβολή διασταυρούμενων πειραματικών αναφορών.

Ένας ερευνητής δήλωσε: "Θέλαμε έναν αποτελεσματικό τρόπο οργάνωσης και χειρισμού των δεδομένων μας. Αφού συγκρίναμε διάφορες λύσεις, επιλέξαμε το E-WorkBook για την ηλεκτρονική διαχείριση των ερευνητικών μας δεδομένων και τη διευκόλυνση της συνεργασίας εντός της επιχείρησης. Η πλατφόρμα είναι εξαιρετικά ευέλικτη και τη βρήκαμε πιο βολική και λογική στη χρήση από άλλες λύσεις της αγοράς. Μας βοηθά να κάνουμε τα δεδομένα μας αναζητήσιμα και να βελτιώσουμε τη ροή πληροφοριών σε όλα τα έργα μας".

Η εγκατάσταση ολοκληρώθηκε σε μόλις μία εβδομάδα χάρη στο σημαντικό σχεδιασμό που έγινε εκ των προτέρων από την IDBS και την εταιρεία. Εντός τεσσάρων μηνών από την εγκατάσταση η ομάδα ήταν πλήρως έτοιμη να αναπτύξει ταχύτητα και να χρησιμοποιήσει το σύστημα. Η IDBS παρείχε πρόσθετη εκπαίδευση και συνεργάστηκε στενά με την εταιρεία για τη δημιουργία κατάλληλων προτύπων, προσαρμοσμένων στις προτιμήσεις της για τη συλλογή δεδομένων.

"Το ELN μας είναι οργανωμένο με μια δομή φακέλων που συνδέεται με τον εταιρικό μας σχεδιασμό, ώστε να μπορούμε να βλέπουμε με σαφήνεια ποιες εργασίες πρέπει να εκτελέσουμε για να επιτύχουμε τους στόχους μας ως εταιρεία. Κάθε μία από τις πέντε ομάδες έργου μας έχει χώρο στο σύστημα για να προσθέσει τα δεδομένα της, επιτρέποντας στους επιστήμονες, τους ερευνητές και τους τεχνικούς να αποθηκεύουν τα αποτελέσματα σε μία συγκεκριμένη τοποθεσία", δήλωσε ένας ερευνητής της εταιρείας.

Τα αποτελέσματα

Χρησιμοποιώντας το E WorkBook, η εταιρεία μπορεί να διασφαλίσει τα δεδομένα χημικής Ε&Α πιο αποτελεσματικά από τις προηγούμενες μεθόδους που βασίζονταν στο χαρτί. Η εύρεση δεδομένων από όλη την εταιρεία διαρκεί μόλις δευτερόλεπτα με ένα απλό ερώτημα.

"Το μεγαλύτερο πλεονέκτημα του ELN είναι ότι μπορούμε να οργανώσουμε τον τρόπο με τον οποίο τεκμηριώνουμε τα πειράματά μας. Με το χαρτί κάθε ερευνητής χρησιμοποιούσε ατομικά σημειωματάρια. Δεν είχαμε μια χρυσή πηγή δεδομένων. Τώρα με το E-WorkBook έχουμε μια κεντρική βάση δεδομένων για να καταγράφουμε και να μοιραζόμαστε τα αποτελέσματά μας. Στην πραγματικότητα έχουμε δει αύξηση και στην ποιότητα της εισαγωγής δεδομένων", δήλωσε ένας ερευνητής.

Καταργώντας τα χάρτινα σημειωματάρια, η ομάδα της εταιρείας επιτάχυνε τον χειρισμό των πειραματικών δεδομένων και εξασφάλισε ότι η γνώση καταγράφεται και διασφαλίζεται σε ένα μέρος. Οι χρήστες μπορούν εύκολα να συνεργάζονται μεταξύ των τμημάτων. Οι επιστήμονες και οι ερευνητές μπορούν να βρίσκουν γρήγορα τα δεδομένα που χρειάζονται όταν πρόκειται για την αναθεώρηση και την υποβολή εκθέσεων πειραμάτων.

Οι βελτιωμένες ροές εργασίας περιλαμβάνουν μια ενσωματωμένη διαδικασία υπογραφής που επιταχύνει την επανεξέταση από τη διοίκηση. Το σύστημα προσφέρει επίσης καλύτερη ιχνηλασιμότητα των αποτελεσμάτων, τα οποία αποθηκεύονται πλέον σε δομημένη μορφή.

Η ομάδα είναι σε θέση να αντιστοιχίσει μοναδικά αναγνωριστικά εργαστηριακών δειγμάτων με πεδία εισαγωγής στο ELN, ώστε να μπορούν να εντοπιστούν τα πειράματα, αν χρειαστεί. Επιπλέον, η εταιρεία έχει παρατηρήσει αύξηση της ποιότητας των δεδομένων ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ, με τους χρήστες να τεκμηριώνουν καλύτερα τα ερευνητικά ευρήματα.

Ο ερευνητής πρόσθεσε: "Οι άνθρωποι τείνουν να δίνουν μεγαλύτερη προσοχή στην εισαγωγή πληροφοριών, καθώς γνωρίζουν ότι θα είναι ορατές σε άλλους στην ομάδα. Τα δεδομένα είναι ευκολότερο να βρεθούν και έχουμε δει σημαντική αύξηση της ποιότητας των αποθηκευμένων δεδομένων".

Το E-WorkBook έχει αποδειχθεί δημοφιλές στην εταιρεία. Οι ερευνητές και οι επιστήμονες είναι ευχαριστημένοι που έχουν τα δεδομένα τους σε πιο οργανωμένη μορφή, ώστε να μπορούν να μοιράζονται πληροφορίες και να επικοινωνούν αποτελεσματικά μεταξύ των ομάδων. Η μετάβαση σε ένα ELN που θα μεγαλώνει μαζί με την ομάδα ήταν μια θετική αλλαγή για τους χρήστες και τον τρόπο λειτουργίας της εταιρείας από το εργαστήριο.