Παγκόσμια Βιοτεχνολογία

Βασικά σημεία:

• Με χάρτινα αρχεία τα προηγούμενα πειράματα δεν ήταν εύκολα αναζητήσιμα με τυποποιημένη μορφοποίηση, συμβάλλοντας σε μια 25% επανάληψη του ρυθμού εργασίας σε όλο το εργαστήριο.
• Η εταιρεία ήθελε να ενισχύσει διαχείριση δεδομένων αποτελεσματικότητα και δυνατότητα αναζήτησης των αποτελεσμάτων
• Η εφαρμογή του E-WorkBook μείωσε το χρόνο χειροκίνητης εισαγωγής, καταγραφής και αναζήτησης δεδομένων έως και 75%

Η πρόκληση

Όπως πολλοί οργανισμοί έρευνας και ανάπτυξης (Ε&Α), αυτή η παγκόσμια εταιρεία βιοτεχνολογίας λειτουργούσε σε περιβάλλον που βασιζόταν σε χαρτί. Τα ερευνητικά δεδομένα καταγράφονταν σε έγγραφα του Excel και εκτυπώνονταν και επικολλούνταν σε σημειωματάρια, γεγονός που καθιστούσε δύσκολο να γνωρίζουμε πού είχαν καταγραφεί συγκεκριμένες πληροφορίες. Τα πειράματα του παρελθόντος δεν ήταν εύκολα αναζητήσιμα με τυποποιημένη μορφοποίηση, συμβάλλοντας σε ένα 25% ποσοστό επανάληψης της εργασίας σε όλο το εργαστήριο.

Οι αναφορές δεδομένων αποστέλλονταν συνήθως μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η χειροκίνητη εισαγωγή, αναζήτηση και υποβολή εκθέσεων ήταν χρονοβόρα και επιβάρυνε την πολύτιμη έρευνα. Επιπλέον, η σάρωση μικροφίλμ ως μέθοδος καταγραφής και αποθήκευσης της ΠΕ είχε αρχίσει να γίνεται δαπανηρή.

Η εταιρεία ήθελε να ενισχύσει την αποτελεσματικότητα της διαχείρισης δεδομένων στο τμήμα μοριακής βιολογίας και να καταστήσει τα αποτελέσματα αναζητήσιμα, καθορίζοντας έναν κοινό τρόπο τεκμηρίωσης των πειραμάτων. Με σχέδια να ξεκινήσει μια νέα σειρά προϊόντων, η εταιρεία βρήκε την ευκαιρία να βρει μια λύση που θα μπορούσε να αυτοματοποιήσει τα δεδομένα της.

Η λύση

Το τμήμα μοριακής βιολογίας της παγκόσμιας εταιρείας βιοτεχνολογίας εξέτασε ανταγωνιστικά ηλεκτρονικά εργαστηριακά σημειωματάρια (ELN) για να βρει το καλύτερο εργαλείο για τη δουλειά. Χρειαζόταν μια λύση που θα επέτρεπε στους ερευνητές της να αποθηκεύουν γρήγορα τα δεδομένα σε ένα ασφαλές μέρος, να τυποποιούν τον τρόπο αναφοράς των πειραμάτων και να μειώνουν την εξάρτηση από το χαρτί στο εργαστήριο.

Ζητήθηκε από τους επιστήμονες να δοκιμάσουν διάφορες λύσεις. Επέλεξαν το E-WorkBook της IDBS για τον μετασχηματισμό των εργασιών Ε&Α. Η ευκολία χρήσης και η αποτελεσματική τεχνολογία υπολογιστικών φύλλων του ELN, προσαρμοσμένη ειδικά στις ανάγκες των βιολόγων, σφράγισαν τη συμφωνία.

Το E-WorkBook έχει αποδεδειγμένα μειώσει τους χρόνους ολοκλήρωσης μελετών και υποβολής εκθέσεων. Οι χρήστες αναφέρουν βελτιωμένη ποιότητα δεδομένων με τη μείωση των σφαλμάτων μεταγραφής μέσω της άμεσης καταγραφής δεδομένων και τη δυνατότητα δημιουργίας αναφορών σε δευτερόλεπτα αντί για εβδομάδες.

Σε μια εξάμηνη πιλοτική εφαρμογή της λύσης, η παγκόσμια εταιρεία βιοτεχνολογίας δημιούργησε συγκεκριμένα πρότυπα για τον εξορθολογισμό και την τυποποίηση της εισαγωγής δεδομένων. Μετά από αυτή την αρχική επιτυχία, το E-WorkBook επεκτάθηκε σε όλες τις ομάδες μοριακής βιολογίας της εταιρείας σε περίπου 70 χρήστες σε δύο τοποθεσίες στη Γαλλία.

Τα αποτελέσματα

Τα αποτελέσματα αυτής της απομάκρυνσης από τα σημειωματάρια προς το εργαστήριο χωρίς χαρτί ήταν εκπληκτικά. Ο χρόνος χειροκίνητης εισαγωγής, καταγραφής και αναζήτησης δεδομένων έχει μειωθεί έως και κατά 75%. Πρόκειται για σημαντική εξοικονόμηση χρόνου, η οποία ενισχύει την αποδοτικότητα του εργαστηρίου και επιτρέπει στους ερευνητές να επικεντρωθούν στο πολύτιμο ερευνητικό τους έργο αντί να ξοδεύουν ώρες καταγραφής και μορφοποίησης δεδομένων.

Ο διευθυντής του προγράμματος R&D Information Systems δήλωσε: "Η προηγούμενη μέθοδος καταγραφής δεδομένων και υποβολής εκθέσεων έβλεπε τους ερευνητές να βασίζονται σε σημειωματάρια και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Η εξάλειψη της εξάρτησής μας από το χαρτί και ο εξορθολογισμός της διαχείρισης των δεδομένων μας επέτρεψε να μειώσουμε δραματικά τον χρόνο καταγραφής των πληροφοριών. Όλος αυτός ο χρόνος μπορεί να επιστρέψει στην έρευνά μας".

Με όλα τα δεδομένα σε ένα ασφαλές μέρος, η επανάληψη της εργασίας μειώνεται επίσης σημαντικά, καθώς το αποθετήριο γνώσεων επιτρέπει στους χρήστες να αναζητούν και να βρίσκουν τα υπάρχοντα δεδομένα γρήγορα και αποτελεσματικά. Η νέα εστίαση στην καταγραφή των αποτελεσμάτων με αυτόν τον τρόπο προστατεύει την πνευματική ιδιοκτησία και έχει επίσης προκαλέσει αύξηση της ποιότητας των δεδομένων και της ιχνηλασιμότητας. Οι ερευνητές φροντίζουν να εισάγουν ακριβή αποτελέσματα σε τυποποιημένη μορφή, επιτρέποντας σε άλλους χρήστες να ανακαλέσουν δεδομένα προηγούμενου πειράματος με πλήρες πλαίσιο γύρω από τον τρόπο διεξαγωγής του πειράματος. Τα μεταδεδομένα του πειράματος, όπως οι στόχοι, τα υλικά που χρησιμοποιήθηκαν και οι συνθήκες, καταγράφονται παράλληλα με τα αποτελέσματα, προσθέτοντας πρόσθετη διορατικότητα.

Το εύχρηστο E-WorkBook επιταχύνει επίσης την υποβολή εκθέσεων. Οι χρήστες δεν χρειάζεται πλέον να δημιουργούν και να στέλνουν με email αναφορές δεδομένων. Οι πληροφορίες που χρειάζονται μπορούν να κληθούν από το σύστημα με το πάτημα ενός κουμπιού και να μοιραστούν αποτελεσματικά με τα αρμόδια μέρη.

Η εταιρεία έχει πραγματικά μετασχηματίσει τη διαχείριση δεδομένων Ε&Α και έχει επιτύχει σημαντική επιχειρησιακή αποτελεσματικότητα. Σημαντικό είναι ότι αυτή η εξορθολογισμένη προσέγγιση των δεδομένων ενισχύει με τη σειρά της την ταχύτητα στην αγορά, κάτι που είναι απαραίτητο στη σημερινή ανταγωνιστική αγορά.

Βασικά οφέλη

Βασικά οφέλη...

Ότι αυτή η παγκόσμια εταιρεία βιοτεχνολογίας έχει δει στην εγκατάλειψη του χαρτιού:

Μείωση του χρόνου εισαγωγής και καταγραφής δεδομένων έως και 75%
Μειωμένη επανάληψη εργασιών
Ταχύτερη ταχύτητα στην αγορά για την έρευνα
Ταχεία υποβολή εκθέσεων και αποτελεσματική διαχείριση δεδομένων
Βελτιωμένη ποιότητα και ιχνηλασιμότητα δεδομένων

Τι είπαν

Ο διευθυντής του προγράμματος R&D Information Systems δήλωσε: "Η κίνηση αυτή ήταν αρχικά ευκαιριακή. Θέλαμε να είμαστε σε θέση να αποθηκεύουμε τα αποτελέσματα από τα όργανά μας με πιο αποτελεσματικό τρόπο, καθώς οι διαδικασίες που βασίζονταν στο χαρτί καθιστούσαν δύσκολη την ανταλλαγή πειραματικών αποτελεσμάτων. Παρατηρήσαμε ότι ήταν δυνατό να χρησιμοποιήσουμε αυτή την ευκαιρία για να αντικαταστήσουμε πλήρως τα χάρτινα σημειωματάρια στα εργαστήριά μας και να δημιουργήσουμε ένα αποθετήριο γνώσης για να τυποποιήσουμε τη μορφή των δεδομένων μας και, το σημαντικότερο, να τα καταστήσουμε αναζητήσιμα".